Rendiconto approvato senza documenti, la delibera può essere annullata

La mancata disponibilità dei documenti contabili in sede di approvazione del consuntivo fa scattare la violazione da parte dell'amministratore dell'obbligo di rendiconto con connessa invalidità della delibera di approvazione. Ciò non accade, invece, se i carteggi manchino in occasione dell'approvazione del preventivo visto che, di solito, l'ok alla previsione di spesa si fa sulla gestione dell'anno precedente e comunque la documentazione sulle spese potrà acquisirsi dopo averle effettuate. Lo ricorda il Tribunale di Crotone con sentenza n. 562 del 15 giugno 2021.

Il caso
È un proprietario ad accendere il caso impugnando le delibere inerenti i bilanci consuntivo e preventivo, a suo avviso viziate. Il Tribunale, sentiti i testi, esaminato il fascicolo e disposta una consulenza tecnica, accoglie la domanda e le annulla. Secondo quanto contestato, l'amministratore aveva presentato in riunione un semplice riepilogo delle spese dell'anno precedente e l'assemblea l'aveva approvato come “bilancio consuntivo e collegato piano di riparto” (in realtà inesistente).

In sostanza, lamentava il condomino, le carte erano prive dei requisiti formali e sostanziali per essere considerate un rendiconto di gestione. Logica corretta. L'articolo 1130 bis del Codice civile, scrive il giudice, prevede che il rendiconto condominiale contenga le voci di entrata ed uscita e ogni altro dato sulla situazione patrimoniale del condominio, inclusi fondi disponibili e riserve. Tutto espresso in modo da consentirne l'immediata verifica. Ma esso si compone anche di un registro di contabilità, di un riepilogo finanziario e di una nota sintetica esplicativa della gestione che indichi i rapporti in corso e le questioni pendenti.

Non solo. Le nuove regole in materia di amministrazione, contabilità e gestione condominiale impongono precise previsioni per la contabilità e rendicontazione annuale. La redazione di un rendiconto annuale di gestione comporta, quindi:
1) la tenuta di un registro di contabilità, in cui sono annotate tutte le entrate e le uscite del Condominio, con precisazione che tutte le somme ricevute ed erogate a terzi devono obbligatoriamente transitare su un apposito conto intestato al Condominio;
2) la redazione di un riepilogo finanziario, costituito dal conto finanziario come sintesi delle entrate e delle uscite e dalla situazione patrimoniale come sintesi di disponibilità, crediti e debiti;
3) la redazione della nota di accompagnamento sintetica esplicativa della gestione annuale;
4) la redazione di prospetti di ripartizione delle spese a consuntivo e preventivo.

Ancora, siccome il registro di contabilità ed il conto finanziario impongono di adottare il criterio di cassa, il rendiconto consuntivo economico e preventivo seguiranno il criterio di competenza come base dei piani di riparto. E la situazione patrimoniale dovrà tener conto della competenza delle spese e dei ricavi alla luce degli addebiti effettuati e da effettuare. Ogni fine anno, le entrate e le uscite annotate sul registro di contabilità, che corrispondono a quelle dell'estratto conto bancario, saranno esposte nel conto finanziario evidenziandone il saldo iniziale, gli incassi e le uscite per tipologia, e la differenza che non potrà che essere quella pari al saldo del conto a fine anno.

Infine, sarà redatto il consuntivo a dimostrazione delle spese sostenute, comprese quelle di competenza dell'anno (anche se non pagate) ed i ricavi, riportando il saldo di conto dell'anno precedente per ottenere un avanzo o disavanzo che coinciderà con il saldo a credito o a debito del piano di riparto.

È solo con questa impostazione, si precisa, che la rendicontazione annuale consentirà una consapevole ed informata votazione assembleare di approvazione oltre che la verifica della corretta tenuta di contabilità, documenti bancari e di spesa, ed il rispetto dei criteri seguiti nel ripartire le spese.

Il registro di contabilità permette la trasparenza
È per tale motivo che si obbliga l'amministratore ad annotare cronologicamente, entro 30 giorni dall'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed uscita, ferma la possibilità di tenere il registro con modalità informatiche quindi controllabile in tempo reale. Vi è, perciò, uno stretto legame tra tenuta del registro e obbligo del gestore di aprire, curare, utilizzare il conto comune e poi presentarlo.

Del resto, l'approvazione dei rendiconti consuntivi è atto vincolante che impedisce una diversa ricostruzione della contabilità, superabile solo previa impugnazione, per errore di fatto o dolo, delle singole poste ( Tribunale di Roma, 26 aprile 2019 ). È principio fermo, inoltre, che la mancata disponibilità dei documenti contabili in sede di approvazione del consuntivo comporti la violazione da parte dell'amministratore dell'obbligo di rendiconto con conseguente invalidità della delibera di approvazione. Ciò, invece, non si verifica se la disponibilità dei carteggi manchi in sede di approvazione del preventivo dove usualmente l'approvazione della previsione di spesa viene fatta sulla base della gestione dell'anno precedente e dove, soprattutto, i documenti sulle spese potranno conseguirsi dopo averle effettuate.

La Cassazione
La Corte di cassazione, poi, con ordinanza 33038/2018 ha marcato l'illegittimità del rendiconto condominiale che non sia composto dal registro di contabilità e dal riepilogo finanziario con nota sintetica esplicativa della gestione. Elementi che, scrivono i giudici, perseguono lo scopo di soddisfare l'interesse del condominio ad una conoscenza reale dei dati contabili, dissipare insufficienze ed incertezze ed esprimere un voto cosciente e meditato.

Così – seppur per la validità dell'approvazione del rendiconto di un determinato esercizio e del bilancio preventivo dell'esercizio successivo e relativi riparti non occorre che la contabilità si rediga con rigorose forme analoghe a quelle previste per i bilanci delle società – se ne esige l'idoneità a rendere intelligibili le voci di entrata e spesa anche con riferimento alla specificità delle partite. Ebbene, nella vicenda, erano emerse le prove dell'assenza dei requisiti finora descritti ed il riepilogo finanziario non risultava, come dovrebbe essere, una “fotografia” della situazione patrimoniale del condominio e le spiegazioni fornite dall'ente non erano tali da superare le incongruenze. Queste, le ragioni per cui il Tribunale di Crotone accoglie la domanda e annulla le delibere impugnate.