I mercoledì della privacy: sanzioni pesanti in caso di mancato consenso, quando serve in condominio?

La violazione della regola del consenso e delle altre basi giuridiche è in cima alla lista degli illeciti più sanzionati. Sono, secondo la ricerca Eset, 276 le ingiunzioni irrogate dai Garanti europei per violazione della base legale del trattamento, con una raccolta media di 627 mila euro per sanzioni. Dalla ricerca è anche emerso che l'irrogazione delle sanzioni, nella pratica si traduce, per numero e importo, in una notevole differenza sia in quantità che in importi molto più bassi per la prima violazione rispetto alla seconda.

Il consenso in condominio
Vediamo quando, nel contesto immobiliare, diviene indispensabile richiedere il consenso e, quindi, si entra nel rischio di sanzione in caso di errata applicazione della normativa.Innanzitutto, occorre attenzionare i trattamenti “extra mandato”, ossia quelli che vanno oltre alle funzioni proprie dell'amministratore di condominio e non collegate alle norme codicistiche che dettano diritti e doveri dell'amministratore.Questi trattamenti devono necessariamente essere sorretti da una specifica base giuridica che li renda leciti e che non può rinvenirsi più nel contratto di mandato, ma va ricercata altrove.

Ecco, quindi, la necessità di acquisire il “consenso” al trattamento da parte del condòmino interessato. La base giuridica che legittima il trattamento, la si rinviene nell'articolo 6 lettera a) che considera lecito ogni trattamento laddove: «l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità».Una di questa attività cosiddette extra mandato è sicuramene quella della gestione della contabilità separata tra proprietario e conduttore. Laddove l’amministratore prendesse in carico tale incombenza, andrebbe a svolgere un’attività nella quale riveste il ruolo di titolare del trattamento dei dati, in quanto il suo operato va oltre rispetto a quanto previsto dalla normativa codicistica in relazione alle attività che deve svolgere l'amministratore.

I casi di attività extra mandato dell’amministratore
Il trattamento in questione comporta la necessità di predisporre e mettere a disposizione degli interessati una diversa informativa, nella quale sia specificata la circostanza che il titolare del trattamento è lo studio di amministrazione. Si deve indicare anche, che i dati da trattare sono originati dall’attività di mandato di amministrazione condominiale, attraverso la quale sono stati raccolti, permettendo allo studio stesso di acquisire le informazioni necessarie all’elaborazione della contabilità espletata.L'amministratore svolge attività extra mandato e, quindi, necessita del consenso, anche ogni qual volta svolge attività di consulenza, contrattualistica, invio di newsletter o attività promozionali e pubblicitarie mediante strumenti di marketing diretto o indiretto, tutte attività nelle quali egli è titolare autonomo del trattamento.

Altra circostanza nella quale occorre raccogliere i consensi la si rinviene nella gestione del registro anagrafe e sicurezza, perché nello stesso potranno anche essere trattati i dati particolari ed in specie quelli sanitari, previo consenso e secondo il principio di proporzionalità e minimizzazione, che perverranno all'amministratore nelle seguenti ipotesi:
1) per i lavori afferenti all’abbattimento di barriere architettoniche;
2) per gli interventi manutentivi o di messa in sicurezza effettuati a seguito delle richieste di risarcimento dei danni per eventi avvenuti negli spazi comuni o per responsabilità del condominio. Inoltre, da non dimenticare, è la gestione dei dati ulteriori rispetto a quelli obbligatori previsti dall'articolo 1130 n. 6 Codice civile, ovvero il numero di telefono cellulare e la mail.

Le regole per il trattamento dei dati sensibili in condominio
Linea guida da seguire sull'argomento è un provvedimento datato ma, comunque, ancora oggi attuale ed applicabile il provvedimento del Garante nazionale del 18 maggio 2006 (Gazzetta ufficiale 152 del 3 luglio 2006) documento web 1297626.Secondo questo provvedimento, «solo in presenza del consenso dell’interessato (salva l’eventuale pubblicità già attribuita a tali informazioni grazie alla loro indicazione in elenchi pubblici), invece, possono essere trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalità di amministrazione della cosa comune, le informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti: il loro utilizzo, infatti, può agevolare, specie in relazione a casi particolari di necessità ed urgenza (ad esempio al fine di prevenire o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dell’immobile), i contatti tra i partecipanti come pure lo svolgimento delle incombenze rimesse all’amministratore del condominio».

Alla luce di quanto indicato dal Garante, acquisiti i dovuti consensi, nulla osta alla possibilità dell'uso del telefono e delle relative applicazioni (purché conformi rispetto alla normativa).Infine, deve evidenziarsi anche la necessità di acquisire i consensi in relazione alla videoregistrazione delle assemblee. Secondo il Garante, nel Vademecum sul condominio del 2013, documento web 2680240, si esprime in maniera netta sulla videoregistrazione e non già sulla semplice registrazione audio. Secondo lo stesso: «L'assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti». Da ciò si può ritenere che sia possibile registrare l'assemblea di condominio all'insaputa dei presenti se il file si limita solo all'audio della riunione; viceversa, se si tratta di una videoregistrazione – e quindi anche di un supporto video – è necessario il consenso di tutti i condomini.