I mercoledì della privacy: i cookie, dal sito di studio a quello condominiale, secondo le regole del Garante

I cookie, come vengono definiti anche nelle Faq del Garante e come stabilito nel provvedimento dell'8 maggio 2014 e ribadito nelle «Linee guida Cookie e altri strumenti di tracciamento» del 10 giugno 2021, sono «stringhe di testo che i siti web visitati dagli utenti (publisher, o «prime parti») ovvero siti o web server diversi («terze parti») posizionano ed archiviano all'interno del dispositivo terminale dell'utente medesimo, perché siano poi ritrasmessi agli stessi siti alla visita successiva».

Le tipologie di cookies
L'utilizzo va dall'esecuzione di autenticazioni informatiche, al monitoraggio di sessioni, alla memorizzazione di informazioni su specifiche configurazioni riguardanti gli utenti che accedono al server, fino alla memorizzazione delle preferenze e all'agevolare la fruizione dei contenuti on line, come tenere traccia degli articoli in un carrello degli acquisti o delle informazioni per la compilazione di un modulo informatico. I cookie però possono essere impiegati anche per effettuare la profilazione dell'utente, come nel caso di uso finalizzato ad inviare pubblicità mirate, misurarne l'efficacia e adottare conseguenti strategie commerciali.

Ecco, quindi la distinzione tra cookie tecnici e di profilazione. I primi servono esclusivamente ad effettuare la navigazione o a fornire un servizio richiesto dall'utente.Senza il ricorso a tali cookie, alcune operazioni non potrebbero essere compiute o sarebbero più complesse e/o meno sicure, come ad esempio le attività di visualizzazione nella propria area riservata degli estratti contabili individuali nell'area riservata al singolo condòmino, per le quali i cookie, che consentono di effettuare e mantenere l'identificazione dell'utente nell'ambito della sessione, risultano indispensabili.Poi ci sono i cookie analitici, che sono diversi da quelli tecnici.

I cookies analitici
Il Garante (provvedimento dell'8 maggio 2014 e Linee guida cookie e altri strumenti di tracciamento del 10 giugno 2021) ha precisato che possono essere assimilati ai cookie tecnici se utilizzati a fini di ottimizzazione del sito direttamente dal titolare del sito stesso, che potrà raccogliere informazioni di tipo statistico in forma aggregata sul numero degli utenti e su come questi visitano il sito.Qualora, invece, l'elaborazione di tali analisi statistiche sia affidata a soggetti terzi (ad esempio usando Google analytics), i dati degli utenti devono essere preventivamente minimizzati e non possono essere combinati con altre elaborazioni (quindi profilati) né trasmessi ad ulteriori terzi. Per l'installazione dei cookie tecnici e di quelli analytics (diretti e non profilanti), è necessario fornire l'informativa mentre non serve il consenso degli utenti.

Il consenso da prestare
I cookie di profilazione, invece, necessitano di consenso da esprimersi dopo la messa a disposizione di informativa semplificata.L'informativa sia questa riferita al sito dello studio di amministrazione o al singolo condominio, dovrebbe essere impostata su più livelli ed è possibile sia resa anche su più canali, adottando ogni più opportuno accorgimento per renderla fruibile senza discriminazioni anche ai soggetti portatori di disabilità.Sul punto il Garante suggerisce l'adozione di un meccanismo per il quale, nel momento in cui l'utente accede a un sito web (sulla home page o su qualunque altra pagina), compaia immediatamente un banner contenente una prima informativa “breve”, la richiesta di consenso all'uso dei cookie e un link per accedere ad un'informativa più “estesa”.

In questa pagina, l'utente potrà reperire maggiori e più dettagliate informazioni sui cookie e scegliere quali specifici cookie autorizzare.In relazione al banner è bene rammentare che, soprattutto dopo l'entrata in vigore del Gdpr, il titolare deve garantire che, per impostazione predefinita, siano trattati solo i dati limitati al minimo indispensabile per consentire agli utenti la navigazione nel sito; di conseguenza, al momento del primo accesso dell'utente, non potrà essere utilizzato nessun cookie o altro strumento di tracciamento.Potrà invece comparire un banner che, pur non impedendo il mantenimento delle impostazioni predefinite, consenta di esprimere il proprio consenso.

Il sito che profila dovrà indicarlo nel banner iniziale che dovrà contenere il link all'informativa estesa, contenere un comando per esprimere il proprio consenso accettando tutti i cookie o altri strumenti di tracciamento, precisare che se l'utente sceglie di chiudere il banner saranno mantenute le impostazioni predefinite che non consentono l'utilizzo di cookie o altri strumenti di tracciamento diversi dai tecnici.

Le procedure nello studio condominiale
Una delle procedure tecnico/organizzative che lo studio di amministrazione deve prevedere è quella di gestione dei consensi e, per tenere traccia, può avvalersi di un apposito cookie tecnico o di altre modalità che consentano di tenere sempre aggiornata la documentazione delle scelte dell'interessato.Se l'utente non ha fornito il proprio consenso o lo abbia fornito solo per l'impiego di alcuni cookie, il banner non dovrà più essere ripresentato se non in casi specifici dettagliatamente specificati, indicati dall'Authority.

Certo è che, secondo il Garante, il semplice scorrimento del cursore di pagina non è atto in sé idoneo alla manifestazione di un consenso consapevole.All'amministrazione e al condominio che adopera un sito internet, quindi, il Garante mette a disposizione un valido strumento da consultare e da seguire al fine di agevolare l'adeguamento al Gdpr e il raggiungimento dell'accountability.