La videoassemblea si può registrare solo con esplicito e unanime consenso

Registrare un’assemblea, e soprattutto una teleassemblea, è una strada percorribile per evitare contenziosi? Il Garante per la protezione dei dati personali ha trattato l’argomento nel vademecum «Il condominio e la privacy», (documento web 2680240). Il documento è precedente al recepimento del regolamento Ue 16/679, entrato in vigore in maniera definitiva dal 25 maggio 2018 e al nuovo articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile, che ha delineato l’attuale disciplina delle assemblee in videoconferenza.

Il vademecum innanzitutto chiarisce che: «l’assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti. La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti».

Questo principio, seppur emanato prima delle importanti novità di natura normativa, deve ritenersi ad oggi perfettamente in vigore. Da ciò consegue che all’apertura dell’assemblea, laddove si voglia videoregistrarla, ci vuole il consenso unanime dei partecipanti, andandosi con questi a intendere, non solo i condòmini partecipanti alla riunione, ma anche i soggetti terzi invitati o lo stesso amministratore. Il consenso, dice il Gdpr, deve essere espresso in modo chiaro e mediante una dichiarazione, agevolmente documentabile in forma scritta, per evitare contestazioni.

L’onere della prova è sempre in capo al titolare del trattamento «condominio» e quindi dell’amministratore o nella sua qualità di titolare o di responsabile. La disciplina privacy, infatti, è considerata attività pericolosa ed è quindi applicabile l’articolo 2050 Codice civile. Il consenso non può mai essere presunto o ricavabile da un comportamento concludente.

L’uso della videoregistrazione

Occorre innanzitutto considerare i principi generali dettati dal Gdpr in relazione alle finalità dei trattamenti. In particolare, minimizzazione, pertinenza e non eccedenza. Partendo da ciò, il file può essere utilizzato solo per alcune finalità. Una di queste è sicuramente relativa al fine di eventuale difesa in giudizio. Questo, infatti, è un diritto irrinunciabile e, come tale, la finalità connessa all’esercizio di tale diritto è sempre ammessa. Altra finalità consentita, anch’essa collegata ad un diritto irrinunciabile, è quella connessa alla possibile richiesta di accesso agli atti da parte di soggetto interessato ex articolo 15 Gdpr.

Ancora, il file della videoregistrazione può essere utilizzato per consentire la pedissequa trascrizione del verbale dell’assemblea. Dovrà escludersi qualsiasi altro utilizzo poiché si andrebbero a contraddire i principi enunciati dal Regolamento europeo.

Chi può conservare il file?

In base anche al principio di accountability, sarà onere dell’amministratore dimostrare di avere adottato le misure per la protezione del file contenente la videoregistrazione.

Non appare consentita la possibilità di mantenere il file nella piattaforma utilizzata per un tempo superiore rispetto a quello collegato alla tenuta della videoassemblea stessa e, al massimo, per quei giorni in cui la piattaforma lo lascia a disposizione per l’estrapolazione. Applicando i principi del Gdpr, appare illegittima la possibilità di estrapolazione del file da parte dei condòmini stessi,perché il trattamento che ne consegue non rientrerebbe in quelli consentiti . Potrebbe obiettarsi che un uso personale del file, che non preveda comunicazione o diffusione a terzi, non implicherebbe l’applicazione del Gdpr (non si rientrerebbe nel “trattamento” così come previsto dall’articolo 4 del Regolamento europeo), ma è altrettanto vero che non potrebbe esistere un interesse legittimo del condòmino prevalente rispetto alla sicurezza del dato e, inoltre, si amplificherebbe in maniera esponenziale il rischio di un uso illegittimo del file, non potendosi richiedere al condomino, nell’utilizzo e conservazione del file, l’adozione di quelle «misure tecniche ed organizzative adeguate al rischio» così come imposte dall’articolo 32 Gdpr. Misure che invece lo stesso Garante richiede all’amministratore nella conservazione dello stesso documento e che derivano dalla diligenza che deve attuare quale mandatario (o, a parere di chi scrive, quale prestatore d’opera intellettuale) del condominio.