Dall’associazione Sesamo 18 linee guida per la teleassemblea

L'amministratore di condominio è una figura professionale in evoluzione: si trova sempre di più alla guida di un processo di acquisizione di valore degli immobili che gestisce.
A questa figura professionale i condomini chiedono di condurre il condominio nel nuovo millennio. Tra i tanti processi da gestire con lo sguardo rivolto al futuro, uno di questi è la riunione in assemblea con modalità telematica.

Le teleassemblee
Impensabile solo fino a pochi mesi fa, complice l'esperienza del lavoro agile che si è diffusa a causa dell'emergenza sanitaria in corso, l'assemblea in videoconferenza viene ora spesso richiesta da molti condomini. Il Decreto 104/20 di agosto con la sua legge di conversione ha raccolto tale sfida prevedendo espressamente, pur con limiti importanti, questa possibilità.Non è una sfida di poco conto per diversi motivi: innanzitutto la capacità dei condomini di utilizzare i sistemi di videoconferenza non è da considerare scontata.La capacità di utilizzo dei sistemi telematici per connettersi in videoconferenza non dipende solo dall'età anagrafica, come si potrebbe essere indotti a pensare: resistenze all'accettazione delle nuove tecnologie sono in ogni caso diffuse e dipendono da variabili non facilmente valutabili a priori.

Inoltre, esistono problematiche importanti in relazione al rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali: i principi e le sanzioni del Gdpr (Regolamento generale sulla protezione dei dati personali) si applicano infatti anche in questo ambito specifico.In ultimo, occorre considerare che, al di là degli aspetti di regolarità formale, la partecipazione all'assemblea di condominio - la partecipazione intesa come effettiva e consapevole - è per la nostra associazione un principio fondamentale che viene considerato con riferimento all'operato dell'amministratore tra le «Regole di buone prassi» che i nostri iscritti si impegnano a rispettare.

Le linee guida di Sesamo
Abbiamo quindi elaborato e pubblicato nel sito internet della nostra Associazione www.sesamoamministratori.it 18 Linee guida pratiche (le potete consultare cliccando qui) che consentono all'amministratore di affrontare la convocazione di assemblee telematiche con maggiore serenità, nel rispetto della partecipazione consapevole dei condomini e della regolazione del Gdpr applicando i principi fatti propri dall'Autorità garante per la protezione dei dati personali.

Le Linee guida sono completate da alcuni allegati che precisano integrazioni alla convocazione, al verbale, al rispetto della normativa sulla privacy e consigli pratici sul buon funzionamento delle piattaforme di videoconferenza.Tra gli aspetti che riteniamo siano da evidenziare abbiamo previsto una specifica Informativa privacy che integra la convocazione e la precisazione che i trattamenti non ammessi dei dati messi in atto dai condomini partecipanti all'incontro (come ad esempio la registrazione video dell'assemblea senza il consenso di tutti i partecipanti) sono comportamenti in violazione della normativa sulla protezione dei dati personali sanzionati ai sensi dell'articolo 83 Gdpr.

Abbiamo dettagliato inoltre alcune cautele nella scelta e nei settaggi della piattaforma di videoconferenza, scelta che impegna la responsabilità dell'amministratore.In conclusione, osserviamo che la corretta gestione delle assemblee in videoconferenza non inizia e finisce con il dibattito giuridico sul consenso unanime o meno. Si tratta invece di un percorso di attenzione e rispetto verso i condomini, i loro diritti e la loro partecipazione consapevole all'assemblea, pur svolta con modalità differenti dall'usuale. Tale percorso rende possibile l'accettazione di questo strumento innovativo da parte dei condomini ed è alla base del loro consenso che sia unanime o maggioritario.