L’amministratore va in vacanza. Ma non troppo

Vacanze: desiderate, sognate, sospirate da tutti, finalmente in arrivo! E l’amministratore: anche lui va in vacanza? Già, anche lui ha deciso di fare come gli altri: andare in vacanza, “staccare la spina”, e godersi il meritato riposo, anche da lui sospirato e desiderato. Ma può farlo? può “abbandonare” i suoi Condominii per tutto quel periodo? i condomini lo pagano per tutto l'anno, e lui va in ferie!
Quali sono i compiti dell'Amministratore concordati nell'assemblea di assegnazione e/o rinnovo incarico annuale? La Legge n° 220 del 17/12/2012 di riforma del Condominio, entrata in vigore il 18 giugno 2013, prescrive che l'Amministratore deve indicare, nella sua offerta di amministrazione, i contenuti delle sue prestazioni ed i relativi oneri, ed i condomini devono approvarla in assemblea riportando a verbale l'emolumento e quanto deciso ed accettato (oppure allegare copia dell'offerta). In questo caso deve essere indicato il periodo temporale delle ferie dell'amministratore e le modalità di eventuale supplenza secondo l'organizzazione interna dello studio (non è vietato che l'amministratore non vada in ferie ed il suo ufficio resti aperto normalmente); in caso nulla sia indicato vuol dire che il servizio è normalmente espletato.
Ma quanti condomini conoscono “la Legge” e seguono le indicazioni della normativa? quanti danno per scontato che l'amministratore possa andare anche lui in ferie, così come è avvenuto negli anni precedenti pacificamente e da tutti risaputo? non tutti sono avvocati, dottori in legge o semplicemente “addetti ai lavori”, e quanti sono partecipi di un'organizzazione alla quale richiedere informazioni?
Facciamo allora un po' di chiarezza per la tranquillità di tutti: l'amministratore che segue le indicazioni della legge, partecipa ai corsi di formazione ed aggiornamento periodico annuale, certamente ha previsto il proprio periodo feriale e lo ha indicato nella sua offerta d'amministrazione, quindi basta controllare e si individuerà l'oggetto e la metodologia applicata; ma se nulla è stato indicato, è evidente che vi è stata una trascuratezza o superficialità non solo da parte dell'amministratore, ma anche dei condòmini che la legge indica quali controllori con mandato “oneri ed onori” di verificare la corrispondenza delle caratteristiche dell'amministratore alle disposizioni normative; senza dare colpa ad alcuno: è semplicemente sfuggito a tutti questo particolare argomento.
Quali sono le caratteristiche che l'Amministratore “deve” avere e presentare nella sua offerta di amministrazione? L'art. 71 bis delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile le indica specificatamente, e l'amministratore le “deve” citare nella sua offerta, in particolare deve indicare di partecipare regolarmente ai corsi di aggiornamento annuali d'obbligo e di aver ottenuto esito positivo alla prova finale, come disposto dall'art. 9 della Legge 140/2015, oltre ad altre dichiarazioni che devono corrispondere al vero, pena la nullità della nomina e non l'annullabilità: quindi molta attenzione alle possibili conseguenze di tale incombenza in caso di irregolarità.
E' ancora possibile provvedere ora e come? Quali sono le incombenze critiche dell'Amministratore in detto periodo? La risposta è sicuramente “sì, si può”, quindi andiamo ad analizzare le varie situazioni: l'amministratore che previdentemente ha esposto in bacheca l'elenco dei fornitori abituali con relativi indirizzi e numeri telefonici al fine di rendere conosciuti gli addetti che dovrebbero intervenire, non può ritenere di aver adempiuto al suo compito (e quindi andare in ferie) perché tale esposizione non esonera affatto l'amministratore da ogni responsabilità, anzi: a maggior ragione deve pure preoccuparsi che detti fornitori siano reperibili nel periodo feriale, verificando gli eventuali periodi di chiusura delle ditte indicate e comunicarlo preventivamente ai condomini.
Altra incombenza dell'amministratore è quella di inviare all'assicurazione eventuali denunce e richieste danni che possono accadere per eventi vari in detto periodo feriale; sarà quindi opportuno controllare cautelativamente che nelle polizze in essere i termini di denuncia siano congrui e/o derogabili fino al suo rientro, altrimenti potrebbe accadere che dovrà rispondere personalmente degli eventuali danni che l'assicurazione non pagherà a rimborso per il ritardo della denuncia; ciò è facilmente verificabile nell'elenco delle clausole della polizza, ma non tutte le compagnie inseriscono tale “deroga” nei vari pacchetti di garanzie operanti; se poi l'amministratore non è dotato di polizza assicurativa propria a garanzia dell'incarico ricevuto, si aggiungono motivi d'apprensione ed anche spese.
Altro argomento: la legge non prevede periodi specifici per le convocazioni di assemblee, ma nel periodo feriale sarebbe conveniente che l'amministratore non convochi assemblee ordinarie e/o straordinarie in quanto può capitare che non siano presenti le maggioranze minime di legge per la validità delle convocazioni e per cadauna delibera degli argomenti all'ordine del giorno; tale situazione può presentarsi diversamente per gli stabili in aree turistiche, che potrebbero invece godere della maggior presenza di Condomini, purchè sia stato preventivamente concordato e scritto a verbale che le convocazioni di assemblee siano da tenersi in quel periodo feriale per comodità; le delibere d'assemblea sono invariate in ogni periodo dell'anno e d'esercizio e sono sempre due: le delibere per la validità dell'assemblea in prima e/o seconda convocazione (in prima convocazione: i due terzi dei partecipanti al condominio rappresentanti almeno i due terzi dei millesimi e/o carature totali, in seconda convocazione: un terzo dei partecipanti al condominio rappresentanti almeno un terzo dei millesimi e/o carature totali), e le delibere per l'approvazione degli argomenti all'ordine del giorno che, a seconda di cadaun argomento in trattazione, hanno maggioranze diverse , ma sono formate sempre di due componenti: le teste ed i millesimi e/o carature di riferimento (delibere di ordinaria amministrazione: un terzo dei partecipanti al condominio rappresentanti almeno un terzo dei millesimi e/o carature totali; delibere di straordinaria manutenzione: maggioranza dei condomini presenti – di persona e/o per delega – rappresentanti almeno la metà del valore totale del Condominio; delibere per innovazioni: maggioranza dei partecipanti al Condominio ed i due terzi del valore complessivo del Condominio).
Altra questione delicata sono le scadenze di fatture che nei periodi feriali vengono inviate alle utenze da fornitori vari (che anche loro vogliono andare in vacanza ed hanno necessità d'incasso) e dagli enti di erogazione in particolare quelle dei servizi: acqua, energia elettrica, gas, ecc.; per queste molti amministratori hanno domiciliato dette utenze sul conto corrente condominiale, con frequenti problematiche di disponibilità di cassa per cui vengono respinte ed occorre poi pagarle diversamente, quindi non è sicuro che vengano pagate correttamente; viene quindi spontaneo chiedersi: eventuali disservizi, more, interessi, ecc., potrebbero essere addebitati agli amministratori che, in ferie, non hanno verificato le operazioni di pagamento? domanda con risposta diretta: “no” perché l'amministratore non è un indovino, ma “si” se è provata la trascuratezza del suo operato; in ogni caso: l'occasione del contendere e discutere è assicurata. Occorre quindi organizzarsi preventivamente.
Riepilogando: se nulla è indicato nell'offerta di amministrazione, i condomini possono concordare con l'Amministratore il periodo di ferie che sarà stabilito congiuntamente e comunicato per tempo a tutti i condòmini e, qualora null'altro fosse economicamente indicato nel preventivo d'amministrazione per tale argomento, l'amministratore potrà offrire uno sconto di emolumento oppure integrerà il suo mandato con altri impegni sorti e/o insorgenti; se invece nulla viene concordato, il servizio dell'amministratore dovrà rispettare l'impegno proposto nella sua offerta annuale approvata ed accettata in sede di assemblea, e nulla di extra potrà pretendere. Senza scomodare il detto: meglio prevenire che curare, è chiaro che accordarsi preventivamente è molto meglio che discutere poi; questo è ciò che deve avvenire nell'interesse di entrambe le parti per un tranquillo periodo di riposo e spensieratezza. Buone vacanze a tutti!