Guida alle controversie tra il condominio e l'amministratore: come affrontarle

Tutte le attribuzioni sancite in capo all'amministratore si possono qualificare, in termini negativi, se restano inadempiuti, come ipotesi di revoca per giusta causa o di responsabilità contrattuale in ragione del contratto di mandato condominiale, da cui può derivare eventualmente la richiesta di risarcimento del danno da parte del condominio, in persona del nuovo amministratore, ove già nominato. Dal singolo inadempimento può nascere la controversia condominiale, se il mandatario non adempie ai suoi obblighi o vi adempie in modo parziale.
La vertenza tra il condominio e il suo amministratore richiede la sua previa risoluzione in mediazione se si agisce in ragione del rapporto contrattuale di mandato.
Il giudizio di revoca ex art. 64 disp. Att. c.c. esula dall'obbligo di mediazione, trattandosi di un procedimento che si svolge in camera di consiglio, procedura espressamente escluse dal previo tentativo conciliativo.
Numerosi sono i compiti spettanti in capo al mandatario dello stabile, sin dal sorgere del rapporto, compiti principalmente indicati dall'art. 1129 c.c.
Distinguiamo i momenti relativi al mandato, partendo dall'assunzione dell'incarico, tenendo conto che tutte le casistiche esposte possono avere risvolti contenziosi
Casistica (sulla base dell'art. 1129 c.c.)
1. Controversie in sede di assunzione del mandato
In sede di nomina, l'assemblea può subordinare l'assunzione dell'incarico alla presentazione ai condomini di una polizza individuale di assicurazione per la responsabilità civile per gli atti compiuti nell'esercizio del mandato.
Peraltro, nel corso del mandato, l'amministratore è tenuto ad adeguare i massimali della polizza professionale se nel periodo del suo incarico l'assemblea delibera lavori straordinari: l'adeguamento non deve essere inferiore all'importo di spesa deliberato e deve essere effettuato contestualmente all'inizio dei lavori. Se ha una polizza assicurativa generale per l'intera attività da lui svolta, essa deve essere integrata con una dichiarazione dell'impresa di assicurazione che garantisce la copertura dei lavori di manutenzione straordinaria per l'importo preventivato. Sin da subito, l'amministratore deve rendere noti -sul luogo di accesso al condominio o di maggior uso comune, accessibile anche ai terzi- le sue generalità, il domicilio, i suoi recapiti, anche telefonici.
Deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l'importo a lui dovuto a titolo di compenso per l'attività di gestione dell'edificio.
Per poter svolgere l'attività di amministratore, occorre non essere incorso in particolari condanne e misure di prevenzione e possedere determinati requisiti professionali, come prescritto dall'art. 71bis disp. att. c.c.: l'assenza di questi requisiti o la loro perdita (principalmente quelli di onorabilità) comporta l'impossibilità di assumere –o proseguire- l'incarico o l'immediata cessazione del mandato. Anche queste possono essere ipotesi di controversia in condominio.
Deve inoltre aver ottenuto un diploma di scuola secondaria di secondo grado e aver frequentato un corso professionale sia iniziale, sia periodico. Quest'ultimo adempimento non incombe sul condominio dell'edificio in cui abita e contemporaneamente svolge la funzione di amministratore del medesimo edificio.
E' obbligato a aprire e utilizzare, per ogni edificio amministrato, un apposito conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio.
2. Controversie nel corso del mandato
Ulteriori obblighi da prestare nel corso del mandato sono sanciti –sempre dal nuovo art. 1129 c.c. - in termini di ipotesi di giusta causa di revoca, fattispecie da valersi a titolo esemplificativo, come specificato dall'indicazione “tra le altre”. Ai sensi del nuovo art. 1129 c.c. costituiscono, tra le altre, gravi irregolarità:
1) l'omessa convocazione dell'assemblea per l'approvazione del rendiconto condominiale, il ripetuto rifiuto di convocare l'assemblea per la revoca e per la nomina del nuovo amministratore o negli altri casi previsti dalla legge;
2) la mancata esecuzione di provvedimenti giudiziari e amministrativi, nonché di deliberazioni dell'assemblea;
3) la mancata apertura ed utilizzazione del conto corrente per singolo stabile;
4) la gestione secondo modalità che possono generare possibilità di confusione tra il patrimonio del condominio e il patrimonio personale dell'amministratore o di altri condomini;
5) l'aver acconsentito, per un credito insoddisfatto, alla cancellazione delle formalità eseguite nei registri immobiliari a tutela dei diritti del condominio;
6) qualora sia stata promossa azione giudiziaria per la riscossione delle somme dovute al condominio, l'aver omesso di curare diligentemente l'azione giudiziaria e la conseguente esecuzione coattiva;
7) l'inottemperanza agli obblighi di regolare tenuta del registri: registro dell'anagrafe condominiale, del registro delle assemblee e di quello relativo all'amministrazione dell'edificio;
8) l'omessa, incompleta o inesatta comunicazione dei dati professionali e di reperibilità.
Inoltre, salvo che sia stato espressamente dispensato dall'assemblea, l'amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio nel quale il credito esigibile è compreso, anche ai sensi dell'articolo 63, primo comma, disp. att. c.c.
Mentre alcune di queste ipotesi di gravi irregolarità hanno una corretta ragione di essere, altre paiono essere troppo rigide, quali ad esempio l'inesatta indicazione dei propri dati anagrafici, quando il mandato viene rinnovato (cfr. Anna Nicola, Guida al nuovo condominio, Utet, 2013).
3. Controversie in sede di cessazione dell'incarico
Alla cessazione dell'incarico, l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi. Si tratta del c.d. passaggio di consegne tra il precedente e il nuovo amministratore, come definito nella prassi.
Il passaggio di consegne, nella pratica, consiste in una dichiarazione a firma del precedente e del nuovo amministratore, dove viene dato atto, da parte di entrambi, della materiale consegna dei registri che riguardano l'edificio, oltre alla documentazione contabile e amministrativa utile alla gestione del medesimo stabile.
Quanto sin qui detto è sulla base del dettato dell'art. 1129 c.c.
4. Casistica (sulla base dell'art. 1130 c.c.)
L'art. 1130 c.c. <<Attribuzioni dell'amministratore>>, dispone che, oltre ai doveri finora esposti –come meglio previsti dall'articolo 1129 c.c.- all'amministratore incombono ulteriori diritti/doveri di mandato.
Questi, ove non adempiuti, si pongono quali motivi di revoca e/o di azione processuale di inadempimento al mandato condominiale, con eventuale richiesta di risarcimento del danno, facendo pertanto sorgere un'eventuale controversia, il cui primo esperimento deve essere azionato in mediazione, al fine della conciliazione della vertenza.
L'amministratore deve:
1) eseguire le deliberazioni dell'assemblea, convocarla annualmente per l'approvazione del rendiconto condominiale (di cui al nuovo art. 1130-bis c.c.) e curare l'osservanza del regolamento di condominio;
2) disciplinare l'uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell'interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condomini;
3) riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell'edificio e per l'esercizio dei servizi comuni;
4) compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell'edificio;
5) eseguire gli adempimenti fiscali;
6) curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza, procedendo all'acquisizione dei dati in caso di loro variazione;
7) curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell'amministratore e del registro di contabilità, curando l'adempimento delle specifiche annotazioni prescritte dalla legge;
8) conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio;
9) fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso;
10) redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l'assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni.
Come accennato, queste disposizioni non sono le uniche in tema di obblighi del mandatario dell'edificio.
5. Casistica sulla base delle nuove norme
Vediamo le altre norme, soprattutto quelle di nuova introduzione alla luce della L. 220.2012.
Anche qui, le disposizioni che dettano specifici obblighi in capo all'amministratore possono sfociare in controversia tra l'edificio e l'amministratore, se questi non provvede a quanto puntualmente prescritto dalla norma.
L'art. 1117 ter c.c., in tema di modificazioni delle destinazioni d'uso delle parti comuni dell'edificio onera l'amministratore di specifichi adempimenti:
- La convocazione dell'assemblea deputata a deliberare su quest'argomento deve essere affissa per non meno di trenta giorni consecutivi nei locali di maggior uso comune o negli spazi a tal fine destinati e deve effettuarsi mediante lettera raccomandata o equipollenti mezzi telematici, in modo da pervenire almeno venti giorni prima della data di convocazione; inoltre, a pena di nullità, deve indicare le parti comuni oggetto della modificazione e la nuova destinazione d'uso.
- Tra le altre cose, la nuova norma permette queste modificazioni solo per esigenze di interesse condominiale, con la maggioranza deliberativa data da un numero di voti che rappresenta i quattro quinti dei partecipanti al condominio e i quattro quinti del valore dell'edificio.
- Inoltre, la deliberazione deve contenere la dichiarazione espressa che sono stati effettuati gli adempimenti di convocazione di cui sopra.
L'art. 1117-quater c.c., norma che disciplina la tutela delle destinazioni d'uso, dispone che <<In caso di attività che incidono negativamente e in modo sostanziale sulle destinazioni d'uso delle parti comuni, l'amministratore o i condomini, anche singolarmente, possono diffidare l'esecutore e possono chiedere la convocazione dell'assemblea per far cessare la violazione, anche mediante azioni giudiziarie. L'assemblea delibera in merito alla cessazione di tali attività con la maggioranza prevista dal secondo comma dell'articolo 1136>>
Così è anche per le nuove innovazioni, come introdotte dal secondo comma dell'art. 1120 c.c., sulla cui base l'amministratore è tenuto a convocare l'assemblea entro trenta giorni dalla richiesta anche di un solo condomino interessato all'adozione di queste deliberazioni. La richiesta deve contenere l'indicazione del contenuto specifico e delle modalità di esecuzione degli interventi proposti. In mancanza, l'amministratore deve invitare senza indugio il condomino proponente a fornire le necessarie integrazioni.
Le innovazioni in esame concernono:
- le opere e gli interventi volti a migliorare la sicurezza e la salubrità degli edifici e degli impianti (art. 1120, secondo comma n. 1, c.c.);
- le opere e gli interventi previsti per eliminare le barriere architettoniche, per il contenimento del consumo energetico degli edifici e per realizzare parcheggi destinati a servizio delle unità immobiliari o dell'edificio, nonché per la produzione di energia mediante l'utilizzo di impianti di cogenerazione, fonti eoliche, solari o comunque rinnovabili da parte del condominio o di terzi che conseguano a titolo oneroso un diritto reale o personale di godimento del lastrico solare o di altra idonea superficie comune (art. 1120, secondo comma n. 2, c.c.);
- l'installazione di impianti centralizzati per la ricezione radiotelevisiva e per l'accesso a qualunque altro genere di flusso informativo, anche da satellite o via cavo, e i relativi collegamenti fino alla diramazione per le singole utenze, ad esclusione degli impianti che non comportano modifiche in grado di alterare la destinazione della cosa comune e di impedire agli altri condomini di farne uso secondo il loro diritto (art. 1120, secondo comma n. 3, c.c.).
Ai sensi dell'art. 1130bis c.c., il rendiconto condominiale deve essere redatto con certi criteri e è composto da particolari documenti e registri, la nota integrativa, il conto economico, il riepilogo finanziario. L'amministratore che non redige il bilancio sulla scorta della documentazione contabile o non elabora uno dei documenti che fanno parte del rendiconto, ad esempio la nota integrativa, è inadempiente ai suoi obblighi. Da questa mancanza può nascere la vertenza con il condominio, il cui primo esito deve vedere l'esperimento del tentativo di mediazione.
I titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Questo diritto può essere esercitato in ogni tempo ma non deve trasformarsi in abuso di diritto, con richieste quotidiane, senza specifici motivi, tali da ostacolare l'operato di gestione dell'edificio. Se l'amministratore si oppone a questo diritto di accesso, ove non sia qualificabile in termini di abuso, si espone a essere passibile di azione nei suoi confronti in ragione della mancata ottemperanza a quest'obbligo.
L'ultimo comma dell'art. 1135 c.c., di nuova formulazione, prevede che <<L'assemblea può autorizzare l'amministratore a partecipare e collaborare a progetti, programmi e iniziative territoriali promossi dalle istituzioni locali o da soggetti privati qualificati, anche mediante opere di risanamento di parti comuni degli immobili nonché di demolizione, ricostruzione e messa in sicurezza statica, al fine di favorire il recupero del patrimonio edilizio esistente, la vivibilità urbana, la sicurezza e la sostenibilità ambientale della zona in cui il condominio è ubicato>>.
Si tratta, anche qui, dell'obbligo di eseguire le deliberazioni dell'assemblea. L'amministratore che non procede a partecipare a un certo progetto, come deciso dalla riunione del condominio, si espone all'eventuale revoca o alla responsabilità contrattuale da mandato.
Ai sensi dell'art. 71 ter disp. att. c.c., poi, su richiesta dell'assemblea (con le maggioranze prescritte dall'art. 1136, commi 2 e 4 c.c. anche in seconda convocazione), l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet che consente agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.
Le materie qui indicate non vogliono essere un elenco ma servono per comprendere tutte le fattispecie in cui può nascere una vertenza tra il mandatario e l'edificio o i singoli condomini se l'amministratore non procede a quanto indicato dalla norma e/o specificato dall'assemblea, Tutte queste fattispecie richiedono il previo accesso in mediazione prima di poter adire la sede giudiziaria.
Si pensi, ad esempio, alla mancata attivazione del sito internet o alla mancata partecipazione ai progetti del quartiere, nonostante la deliberazione del condominio che richiede questi specifici adempimenti. Qui l'amministratore non ottempera ai dettami dell'assemblea, come richiesto dall'art. 1130, n. 1, c.c.: la fattispecie può avere soluzione in sede di mediazione.
Lo stesso dicasi per i mancati adempimenti dei termini di convocazione, come ad esempio sanciti nel caso di deliberazione di modifica delle destinazioni d'uso delle parti comuni dell'edificio ex art. 1117ter c.c.: questi vizi non assumono rilevanza nei confronti dell'amministratore bensì per l'eventuale impugnazione della deliberazione. Essi possono essere rilevati dal singolo condomino in sede di impugnazione della deliberazione condominiale ex art. 1137 c.c. Anche questa è una fattispecie che vede il previo accesso in mediazione prima di presentarsi nel giudizio ordinario