Le attribuzioni dell’amministratore: problemi e soluzioni

L'Art. 1130. – “Attribuzioni dell'amministratore” così recita:
L'amministratore, oltre a quanto previsto dall'articolo 1129 e dalle vigenti disposizioni di legge, deve:
1) eseguire le deliberazioni dell'assemblea, convocarla annualmente per l'approvazione del rendiconto condominiale di cui all'articolo 1130bis e curare l'osservanza del regolamento di condominio;
2) disciplinare l'uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell'interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condomini;
3) riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell'edificio e per l'esercizio dei servizi comuni;
4) compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell'edificio;
5) eseguire gli adempimenti fiscali;
6) curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all'amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L'amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l'amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
7) curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell'amministratore e del registro di contabilità. Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato. Nel registro di nomina e revoca dell'amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;
8) conservare tutta la documentazione inerente la propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio;
9) fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso;
10)redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l'assemblea per la relativa approvazione entro 180 giorni.
La norma in esame prevede espressamente nuovi obblighi in capo all'amministratore oltre a quelli già sanciti prima della Riforma. Le prime quattro tipologie di attribuzioni erano già presenti nella versione della medesima norma novellata. I compiti qui previsti si sommano a quelli già sanciti dall'art. 1129 c.c.. L'art. 1130 c.c. richiama inoltre ulteriori disposizioni di legge, rimandando a normative specifiche, non contemplate nel codice civile.
Mentre alcune nuove attribuzioni sono opportune e corrette, altre paiono superflue, anche in considerazione degli interventi della novella in merito alle altre disposizioni modificate o inserite ex novo. Alcune fattispecie sono previste in negativo dall'art. 1129 c.c., quali espresse fattispecie di revoca per giusta causa. E' chiaro che se espongono l'amministratore alla revoca, si tratta di suoi specifici compiti. Si confrontino, ad esempio, gli obblighi in tema di tenuta dei registri del condominio di cui ai nn. 6 e 7 e di quelli di affissione delle convocazioni di cui al n. 9 della presente norma con le fattispecie di revoca di cui all'art. 1129, n. 7, c.c.: la casistica è la medesima.
L'intento legislativo è di chiarire tutte le fattispecie nonché di intervenire in modo puntuale, seppur a volte ripetitivo, in merito a tutte le attribuzioni del mandatario dell'edificio. L'ulteriore scopo è quello di evitare e prevenire eventuali contenziosi, sgravando gli organi giudiziari di nuove vertenze.
Sebbene le prime quattro tipologie di doveri amministrativi non abbiano subito sostanziali modifiche, si ritiene comunque opportuna la loro, seppur breve, trattazione.
L'obbligo di eseguire le deliberazioni dell'assemblea, di procedere alla sua convocazione per l'approvazione del rendiconto annuale, di far rispettare il regolamento di condominio sono sanciti dal punto 1 di questa norma.
L'obbligo di eseguire le deliberazioni assembleari è l'attribuzione generale in tema di mandato condominiale. L'amministratore ha quest'onere, essendo l'assemblea il suo organo supremo. L'assemblea decide a riguardo del vivere collettivo condominiale: essa è la mandante della collettività dell'edificio nei cui confronti l'amministratore deve rispondere per la gestione dei beni e servizi comuni, attenendosi diligentemente al dettame assembleare.
Il n. 2 dell'art. 1129 c.c. sancisce l'obbligo in questione a contrariis: la mancata esecuzione delle deliberazioni dell'assemblea si qualifica quale grave irregolarità tale da comportare la revoca dell'amministratore. La revoca può essere disposta in sede assembleare o decisa dall'autorità giudiziaria. Anche le norme in tema di mandato – principalmente gli artt. 1710 e 1711 c.c. – sanciscono l'obbligo di eseguire gli ordini e le direttive del mandante. Com'è noto e come disposto dall'ultimo comma dell'art. 1129 c.c. novellato, il rapporto condominio – amministratore si qualifica –appunto- come rapporto di mandato (Cass., 12.07.2012, n. 11841; Cass., Sezione II, 25 ottobre 2010, n. 21841; Trib. Bari Sez. IV, 12/11/2008)
Prima della novella che ha sancito l'espresso obbligo di passaggio di consegne dei documenti dell'edificio dal precedente al nuovo mandatario, la giurisprudenza affermava che rientrasse nell'esecuzione delle deliberazioni assembleari la domanda del nuovo amministratore al suo predecessore di consegnare i documenti concernenti la gestione dello stabile, trattandosi di potere – dovere derivante dall'atto di nomina. (Trib. Salerno Sez. I, 07/08/2008; Cass. civ. Sez. II, 03/12/1999, n. 13504)
L'obbligo di convocare la riunione di condominio è una delle più importanti attribuzioni dell'amministratore. Se non vi provvede non solo per l'approvazione del bilancio consuntivo, ma ogni volta che si rende necessario e/o opportuno, la gestione condominiale non avrebbe ragione di esistere. La norma sottolinea l'obbligo della convocazione in relazione alla cadenza annuale di approvazione del rendiconto condominiale di cui all'articolo 1130-bis. Si tratta di puntualizzazione superflua: l'art. 1129 n. 1, tra le fattispecie di gravi irregolarità che espongono l'amministratore a revoca, prevede espressamente l'omessa convocazione dell'assemblea per l'approvazione di questo documento. Non solo. Anche il nuovo n. 10 del medesimo art. 1130 c.c. è in questi termini: l'amministratore ha il compito di redigere il rendiconto della gestione annuale e di convocare l'assemblea entro centottanta giorni onde ottenerne l'approvazione.
Anche se nella prassi, il preventivo viene approvato nella stessa sede del consuntivo, sarebbe stato opportuno prevedere come espresso compito dell'amministratore l'onere di convocazione dell'assemblea anche per l'approvazione del primo. Ciò non implica l'impossibilità di deliberare a riguardo di entrambi nella medesima assemblea. La redazione del preventivo è un compito primario della gestione dello stabile onde amministrare l'edificio per l'anno solare che si sta per aprire e per poter dar continuità economica all'amministrazione dello stabile.
A norma del nuovo art. 66 disp. Att. C.c., la convocazione dei singoli condomini deve avvenire per raccomandata con ricevuta di ritorno, per posta elettronica certificata, via fax o con consegna a mano dell'avviso. Sono state introdotte parecchie disposizioni specifiche che richiedono un particolare onere di convocazione, da assolversi con determinate modalità: così è ad esempio, per le deliberazioni di modificazioni delle destinazioni d'uso dei beni comuni ex art. 1117 ter c.c.; così per la tutela delle destinazioni d'uso ai sensi dell'art. 1117 quater c.c. L'art. 1120 c.c. in tema di innovazioni specifica che la richiesta di convocazione dell'assemblea da parte dell'amministratore può pervenire anche da un solo condomino; l'art. 1129 c.c. prevede nuovamente la richiesta del singolo, ad esempio, per la convocazione della riunione in caso di gravi irregolarità fiscali. Il nuovo art. 66 disp. Att. C.c. introduce alcune modalità di invio dell'avviso di convocazione, quali la posta raccomandata, la posta elettronica certificata, il fax o tramite consegna a mano.
Questi strumenti di convocazione sono stati resi –alternativamente- necessari per il pesante contenzioso che vi era prima della novella in assenza di prova circa la convocazione anche di un solo condomino, esponendo il fianco all'impugnazione ex art. 1137 c.c.
L'obbligo di curare l'osservanza del regolamento di condominio chiude la formulazione dell'elenco di cui al punto 1 dell'art. 1130 c.c. Anch'esso è tra i principali obblighi del mandatario dell'edificio, peraltro già contemplato prima dell'intervento della novella. Il regolamento del condominio detta i comandamenti a cui deve attenersi la collettività che abita l'edificio; l'amministratore ne deve vigilare l'osservanza e ne deve richiedere il rispetto (Cass. 5 ottobre 2010 n. 21841)
Tutte queste espresse previsioni rientrano negli obblighi del mandatario dell'edificio: si tratta di puntualizzazioni dei doveri dell'amministratore. In merito, non occorre alcuna particolare osservazione, se non quella che, se l'amministratore non vi adempie, la gestione del condominio non può di fatto essere attuata e proseguire. Trattandosi di una collettività di individui governata dall'assemblea dello stabile, è corretto prevedere espressamente che il mandatario sia tenuto a eseguire quanto da questa deciso nonché di osservare e far osservare lo statuto della collettività, oltre a richiedere la corretta gestione degli esercizi contabili del condominio.
L'art. 1130 c.c. prosegue richiedendo all'amministratore di “disciplinare l'uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell'interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condomini”. Quest'obbligo sembra – anch'esso – espressione naturale del rapporto di mandato che lega l'amministratore allo stabile, sebbene sia corretta la sua esplicita previsione.
L'uso dei beni comuni deve essere correlato all'interesse del singolo, in quanto deve essere assicurato il miglior e maggior godimento a ciascuno dei condomini. Si intende salvaguardare non solo la collettività in sé ma l'interesse di ogni individuo che ne fa parte. Il bene comune non solo deve essere utilizzato da tutti ma deve permettere a ognuno di goderne, anche soggettivamente, al meglio. Si rende doveroso il richiamo all'art. 1102 c.c., norma che da sempre è ritenuta di diretta applicazione in ambito condominiale. E' chiaro che l'uso soggettivo non deve modificare il pari utilizzo del bene da parte degli altri condomini o ledere la naturale fruizione del bene (Cass., 28 febbraio 2013, n.5039; Cass. civ. Sez. II, 09-06-2010, n. 13874)
L'amministratore ha l'onere di verificare che i beni e i servizi comuni siano usufruibili sia in senso oggettivo, sia in senso soggettivo, a seconda della natura e della destinazione del bene e delle singole individuali esigenze (Cass. n. 13626/2009; Giudice di pace Venezia, 06/04/1997)
L'obbligo di riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell'edificio e per l'esercizio dei servizi comuni –di cui al n. 3 dell'art. 1130 c.c. novellato- è strettamente connesso al bilancio preventivo/consuntivo approvato. Le voci economiche di bilancio vengono distribuite tra i condomini in ragione dei rispettivi millesimi. Qui si rientra nella vera e propria gestione dell'edificio. Il condominio è, sotto questo profilo, a tutti gli effetti un ente, sebbene sfornito di personalità giuridica. Esso richiede la gestione contabile di dare e avere. Questa attribuzione si collega all'obbligo di aprire un apposito conto corrente condominiale, di cui al nuovo art. 1129 c.c., dove devono affluire tutte le entrate e le uscite del singolo edificio amministrato. Se l'amministratore fosse sfornito di poteri in quest'ambito, il condominio non potrebbe avere una fluente gestione contabile, non permettendo al suo mandatario di avere liquidità per permettere il funzionamento degli impianti comuni. La gestione sarebbe di fatto congelata, con tutte le debite conseguenze del caso, compresa l'impossibilità per il condominio di poter fruire dei servizi necessari. Si pensi, ad esempio, alla manutenzione ordinaria del servizio di riscaldamento: se l'amministratore non potesse richiedere la contribuzione delle spese, questo servizio di fatto non sarebbe garantito; se non potesse pagare il corrispettivo dovuto dal condominio, il servizio potrebbe venire sospeso dall'ente (App. Roma Sez. IV, 10/02/2010)
L'obbligo di compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell'edificio –di cui al n. 4 dell'art. 1130 c.c. novellato- è qualificabile in termini di attribuzione collegata alla precedente. Mentre il disposto di cui al punto 3 della norma in esame concerne la manutenzione del condominio sotto il profilo contabile, il potere-dovere in esame pare dare rilievo a tutti gli interventi che possono risultare opportuni o urgenti, quindi tutti gli atti di manutenzione, compresa quella straordinaria. Come appena osservato, la gestione è considerata dal legislatore, con l'art. 1130 n. 3, c.c. anche sotto il profilo economico.
Per la giurisprudenza, il termine “atti conservativi” ha portata ampia, sino a contemplare la manutenzione straordinaria se dettata da una situazione contingente. L'art. 1135 c.c. dispone che l'amministratore ha l'obbligo di compiere gli atti di manutenzione straordinaria, qualora vi sia l'urgenza di provvedere. L'urgenza legittima l'autonomo potere di azione del mandatario dell'edificio, il quale deve solo darne successiva comunicazione all'assemblea. Anche il mandatario uscente è tenuto a farvi fronte sia in generale, in ragione dell'art. 1130 n. 4, c.c. sia nello specifico per gli atti urgenti. Il nuovo art. 1129 c.c. dispone che “Alla cessazione dell'incarico l'amministratore è tenuto … ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi.” Finché non vi è la nomina del nuovo amministratore, come da sempre sancito dalla giurisprudenza, sussiste la prorogatio imperii: l'amministratore è in carica a tutti gli effetti fino alla sua effettiva e valida sostituzione; dalla prorogatio discende l'onere di far fronte a qualsivoglia atto conservativo che si rende necessario o opportuno per l'edificio. L'amministratore in prorogatio imperii ha tutti gli obblighi sussistenti in capo al mandatario in corso di gestione (Cass. civ. Sez. II, 05/03/2006, n. 7619; Cass. civ. Sez. II, 27/01/1988, n. 739)
L'amministratore può compiere autonomamente tutti gli atti conservativi necessari od opportuni ad evitare pregiudizi a questa o quella parte comune, volti alla salvaguardia dei diritti concernenti l'edificio condominiale unitariamente considerato od una sua parte (Cass. civ. Sez. II, 23/03/1995, n. 3366)
Il mandatario stipula i contratti necessari per provvedere alla gestione e manutenzione delle parti comuni. Può concludere un contratto di appalto per lavori di manutenzione ordinaria dei beni condominiali, ordinare le riparazioni, scegliendo le imprese fra quelle di sua fiducia, richiedendo se del caso più preventivi dei lavori necessari onde confrontarli, provvedendo alla liquidazione delle loro spettanze, salvo che l'assemblea dei condomini non disponga diversamente. Può chiedere all'appaltatore di sanare eventuali vizi di costruzione, agendo anche in sede giudiziale nei confronti dell'appaltatore (Trib. Salerno Sez. I, 08/01/2010; Trib. Genova Sez. VI Sent., 23/07/2009; Cass. civ. Sez. II, 09/11/2009, n. 23693)
L'obbligo di eseguire gli adempimenti fiscali è previsto dal nuovo n. 5 dell'art. 1130 c.c. Ci si domanda cosa debba essere inteso con questo termine in quanto sarebbe stato più consono sancire una disposizione che contemplasse anche altri adempimenti. Mentre vi rientra, ad esempio, il pagamento dell'Iva relativa alle forniture di servizi per l'edificio, è da escludere che possa dirsi lo stesso per l'onere di richiedere la concessione edilizia, o la sua sanatoria, documento necessario per procedere a una modifica della struttura dello stabile. Questa più ampia prescrizione non è desumibile dall'art. 1129, n. 2, c.c. in tema di revoca per giusta causa in quanto quest'ultima norma si riferisce all'esecuzione di provvedimenti amministrativi mentre l'esempio di cui sopra è sì in ambito amministrativo ma l'impulso è dell'amministratore, dietro indicazione assembleare. E' l'amministratore a dover richiedere la concessione decisa dall'assemblea
Con la legge 27/12/97 n. 449, il condominio è diventato “sostituto d'imposta”. Esso, per il tramite del proprio amministratore, è obbligato ad effettuare le ritenute sui corrispettivi, onorari o salari di coloro che prestano servizio a favore dell'edificio, sia esso autonomo o di lavoro dipendente. L'amministratore è quindi tenuto a pagare l'Iva e il Contributo Previdenziale ai professionisti esterni incaricati a svolgere la loro opera professionale a favore del Condominio. Per quanto concerne il compenso del mandatario dello stabile, occorre distinguere a seconda del rapporto condominiale. Il condominio è tenuto al pagamento dell'Iva e del contributo previdenziale alla “Cassa di categoria” all'Amministratore quando questi è un professionista iscritto a uno specifico albo. Se invece svolge l'attività in modo professionale, con regolare partita Iva, ma senza una Cassa Previdenziale di categoria, l'obbligo concerne l'Iva e il Contributo Previdenziale INPS all'Amministratore. Infine deve operare le trattenute IRPEF, relative addizionali e contributo previdenziale (variabile a seconda che sia iscritto già ad una “cassa”, che sia pensionato o che sia privo completamente di copertura previdenziale) quando il suo mandato si configura come lavoro a progetto (Articolo 61 del D.Lgs 276/2003)..
L'edificio ha l'obbligo di avere un apposito codice fiscale, che deve essere richiesto dal proprio amministratore: dal primo amministratore nominato; quando viene chiamato altro amministratore, questi deve solo indicare che si tratta del nuovo amministratore, allegando copia del verbale di nomina, senza che ciò comporti alcun cambiamento del codice fiscale del condominio. Il codice fiscale dell'edificio rimane sempre il medesimo, fino all'eventuale rovina del palazzo
L'obbligo di curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale –nuova attribuzione ex n. 6 della norma in esame- è un compito prettamente amministrativo, essendo teso alla trasparenza della gestione dell'edificio. Questo registro indica le generalità dei singoli proprietari, dei titolari di diritti reali e di coloro che sono titolari di diritti personali di godimento. I relativi dati identificativi devono comprendere il codice fiscale, la residenza o domicilio. Nel registro devono essere specificati i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle rispettive condizioni di sicurezza. La prima parte di questa disposizione si collega alla giurisprudenza in tema di c.d. condomino apparente. I nostri giudici sono stati a lungo impegnati a analizzare la fattispecie concernente l'ingiunzione ottenuta dal condominio nei confronti di chi appariva quale condomino, pur non essendolo. L'orientamento non era unanime. Da un lato si riteneva che fosse corretto l'ottenimento del decreto ingiuntivo nei confronti del condomino apparente – che, a norma dell'art. 63 disp. Att. C.c. è immediatamente esecutivo - avendo questi con il suo reiterato comportamento tratto in inganno l'amministratore, facendosi credere effettivamente condomino. Dall'altro si rilevava che l'apparenza del diritto non può valere nei confronti dell'amministratore di condominio: seppur non sancito da alcuna norma, il mandatario dello stabile ha il generale onere periodico di verificare dai registri immobiliari il titolare delle unità immobiliari che compongono l'edificio da lui gestito, e quindi il reale condomino moroso. Sul punto è intervenuta la Cassazione a Sezioni Unite n. 5035/ 2002, che ha aderito a quest'ultimo orientamento affermando che -poiché l'amministratore è appunto onerato di verificare periodicamente i titolari delle singole unità immobiliari- nei confronti del condominio non sussiste la necessità di tutelare l'affidamento in buona fede. Recependo questo orientamento, il legislatore ha sancito che l'amministratore è tenuto, per il tramite del registro anagrafico del condominio, a avere contezza dei dati di tutti coloro che abitano l'edificio. Non si comprende l'indicazione degli eventuali conduttori, non avendo questi rapporto diretto con l'amministratore. Per quanto concerne il diritto personale di godimento viene in questione ad esempio l'assegnazione della casa coniugale disposto in sede del procedimento di separazione dei coniugi (Cass. civ. Sez. Unite, 08/04/2002, n. 5035; Trib. Campobasso, 09/08/2005)
La restante parte dei dati da tenere sempre in aggiornamento è scollegata dai primi nonché dalla ragione della loro espressa previsione: per quanto concerne i dati catastali delle unità che compongono il condominio, non pare esservi una particolare motivazione. Non si può ritenere che questo adempimento sia richiesto ai fini del D. Lgs. 28/2011: questa normativa detta la necessità di indicare negli atti di compravendita immobiliare i corretti dati catastali dell'alloggio mentre l'amministratore, quale gestore del condominio, è soggetto estraneo al predetto contratto. L'aggiornamento dei dati concernenti la sicurezza dell'edificio è invece in ragione dell'esigenza di tutelare l'edificio da eventuali pericoli di danno. Sebbene l'art. 1130 c.c. sia intitolato “Attribuzioni dell'amministratore”, il prosieguo della norma–per l'aspetto qui in esame- prevede che “Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all'amministratore entro sessanta giorni. L'amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l'amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone i costi ai responsabili”. Sebbene sia utile il continuo aggiornamento del registro, pare un eccesso di scrupolo la minuziosa previsione del procedimento nel caso di mancata comunicazione dei titolari degli alloggi delle variazione dei relativi dati, soprattutto ove essi siano quelli catastali e non relativi alla sicurezza. E' prescritto non solo che i titolari delle unità immobiliari devono rendere edotto –entro sessanta giorni dalla variazione- l'amministratore delle eventuali modifiche degli immobili, al fine di permettere l'aggiornamento del registro, ma anche che, ove questi omettano di eseguire la comunicazione (o ritardino o la eseguano in modo incompleto), l'amministratore deve attivarsi per reperire i nuovi dati chiedendo le informazioni necessarie per mezzo di lettera raccomandata. Ove la risposta non pervenga nei trenta giorni successivi o non sia esaustiva, l'amministratore è tenuto a informarsi, questa volta autonomamente, ribaltando i costi ai negligenti condomini.
L'obbligo della tenuta dei registri condominiali è sancito dal successivo punto 7), anch'esso di nuova formulazione. L'amministratore deve tenere il registro dei verbali delle assemblee, quello relativo alle persone che nel tempo si susseguono nella gestione dell'edificio nonché del registro di contabilità. Il legislatore indica quali sono i dati che devono rispettivamente risultare da questi libri.
Il registro dei verbali delle assemblee deve indicare l'annotazione di tutte le riunioni, anche quelle che non sono andate a buon fine: devono essere trascritte in questo registro le eventuali mancate costituzioni delle assemblee, le deliberazioni assunte in sede assembleare nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta. Mentre è naturale che dal registro risulti quanto deciso dall'assemblea, ci si sofferma un attimo sulle altre annotazioni. L'indicazione della mancata costituzione dell'assemblea contempla principalmente i casi in cui la stessa è andata deserta. E' prassi consolidata che l'avviso di convocazione indichi due diverse e successive chiamate dell'assemblea: nel caso in cui la prima riunione non raggiunga il prescritto quorum costitutivo, si procede alla seconda assemblea, dando atto che la precedente non ha raggiunto la maggioranza necessaria per la sua valida costituzione. La norma intende non solo questa fattispecie, ma anche e soprattutto i casi in cui anche la seconda assemblea non riesca a costituirsi. Si tratta delle fattispecie giurisprudenziali dei c.d. verbali negativi, dove non vi è alcun deliberato. L'assemblea non è riuscita a formarsi validamente: essa non ha potuto raggiungere –in ragione della mancata costituzione- la maggioranza necessaria per costituirsi e deliberare un certo argomento, neppure in seconda convocazione. I verbali negativi assumono rilievo in particolari casi laddove uno o più condomini può/possono richiedere l'intervento dell'autorità giudiziaria su un tema per cui il condominio non è stato in grado di decidere. Sono le fattispecie in cui il Giudice deve sopperire all'inerzia del condominio. Si pensi, ad esempio, al caso in cui l'edificio non riesca a nominare l'amministratore: il condominio costituito da più di otto condomini vede l'amministratore come figura obbligatoria ex art. 1129 c.c. La verbalizzazione dell'impossibilità della costituzione dell'assemblea o del mancato raggiungimento della maggioranza è utile ai fini probatori del conseguente giudizio atto a nominare l'amministratore, in quanto si dimostra la necessità e la correttezza dell'azione giudiziale intrapresa. Ai sensi del rimando alle norme in tema di comunione, di cui all'art. 1139 c.c., al condominio è applicabile l'art. 1105 c.c., in tema di comunione, laddove dispone che “Se … non si forma una maggioranza … ciascun partecipante può ricorrere all'autorità giudiziaria”. Il tribunale provvede in camera di consiglio; nel caso di mancata nomina dell'amministratore, procedendo alla nomina di un amministratore ad acta. Lo stesso dicasi per il caso in cui il condominio costituito da undici o più soggetti non sia stato in grado di raggiungere le maggioranze necessarie ai fini dell'approvazione del regolamento condominiale. Anche qui si ritiene applicabile la normativa in tema di comunione, nello specifico l'art. 1106 c.c., rubricato “Regolamento della comunione e nomina dell'amministratore”, che richiama il contenuto del precedente art. 1105 c.c. (Cass. civ., sez. II, 1 febbraio 1993, n. 1218; Cass. civ. Sez. II, 22/05/1999, n. 5014; Cass.,13.11.2009, n. 24132; Trib. Salerno Sez. I, 13/01/2009)
Le deliberazioni assunte dall'assemblea e le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta devono essere verbalizzate nel rispetto del principio di trasparenza dell'amministrazione del condominio. Indicare a verbale le asserzioni dei condomini è utile soprattutto ove il dichiarante manifesta il proprio dissenso rispetto alla decisione assunta dalla riunione, legittimandolo a impugnare il verbale secondo le modalità sancite dall'art. 1137 c.c. Riportando le sue osservazioni critiche, si qualifica in termini di condomino dissenziente.
Le osservazioni possono essere comunque di qualunque tipo, non essendovi limiti di espressione.
Sarebbe stato opportuno precisare che dal registro delle assemblee devono risultare anche altre specificazioni, quali ad esempio, la presenza dei singoli condomini, indicati nominativamente, per presenza fisica o per delega. Sebbene questo sia il registro dei verbali e non il verbale stesso, parecchi sono i contenziosi giudiziari in ragione di queste mancanze. Si pensi ancora al caso in cui una clausola del regolamento indica che uno stesso soggetto non può avere più di un certo numero di deleghe. La verifica della correttezza della simultanea attribuzione di più poteri rappresentativi alla stessa persona dà contezza del rispetto del regolamento.
Al registro dei verbali delle assemblee, concernente la vita del condominio, deve avere allegato, ove esistente, il relativo regolamento. Esso è obbligatorio quando i condomini sono in numero superiore a dieci.
Il registro di nomina e revoca dell'amministratore deve riportare, cronologicamente, le date di assunzione e di cessazione del mandato dei vari amministratori dell'edificio, senza soluzione di continuità. L'annotazione è obbligatoria anche nel caso di nomina e revoca per provvedimento dell'autorità giudiziaria, dovendo comprendere l'indicazione degli estremi del relativo provvedimento. Poiché il nuovo art. 1129 c.c. prevede che l'amministratore debba accettare l'incarico, sarebbe stato più opportuno richiedere anche l'indicazione del momento in cui è avvenuta la sua accettazione. Si pensi, ad esempio, al caso in cui il nuovo incaricato non sia presente all'assemblea e quindi l'accettazione non sia contestuale alla nomina. Può essere temporalmente rilevante verificare quando è stata accettata la carica al fine di conteggiare il termine di scadenza del mandato, avendo come termine di riferimento non la data di nomina ma la sua accettazione. Poter ricavare questo dato può essere determinante nel caso in cui si rende necessario il compimento di atti urgenti ex art. 1135 c.c. da parte dell'amministratore, senza dover attendere la convocazione dell'assemblea. Deve procedere a eseguire l'attività urgente il precedente amministratore finché non vi è l'accettazione dell'incarico da parte del nuovo.
Il registro di contabilità indica tutte le operazioni economiche concernenti l'edificio: in esso devono essere specificati i singoli movimenti contabili, in entrata e in uscita. Le registrazioni devono essere effettuate in ordine cronologico, in quanto occorre che sia possibile la chiara lettura della gestione economica dell'edificio. La singola annotazione deve essere eseguita dall'amministratore entro trenta giorni dalla data in cui l'operazione è stata effettuata. Ci si domanda cosa accade se l'amministratore provvede oltre il termine qui previsto: ci si chiede se l'amministratore è passibile di un'eventuale sanzione, avendo comunque adempiuto al suo compito, seppure in ritardo. Il legislatore tace sul punto. Sebbene non espressamente contemplata come ipotesi di grave irregolarità ex art. 1129, la mancata registrazione di un'operazione contabile, soprattutto ove questa sia di una certa consistenza, può comportare la decisione assembleare di revoca del mandato. Può configurarsi come irregolare gestione contabile del condominio. L'amministratore si espone alla revoca per giusta causa ove non provveda alla registrazione per più operazioni consecutive o vi provveda con estremo ritardo. Può trattarsi di una delle ipotesi di gravi irregolarità a cui rimanda l'art. 1129 c.c., con l'indicazione “tra le altre”. In casi del genere, il singolo condomino è legittimato a adire la via giudiziale. Stante l'epoca moderna, il registro può essere tenuto anche con modalità informatizzate. Anche la singola registrazione può comportare la revoca se avviene in ritardo, dopo che sono state annotate altre e diverse operazioni, con il risultato di non permettere una lettura chiara e trasparente della gestione contabile dell'edificio.
L'amministratore ha l'obbligo di conservare tutta la documentazione concernente la gestione dell'edificio. E' l'attribuzione di cui al punto 8) dell'art. 1130 c.c., anch'essa di nuova formulazione. I documenti da tenere sono quelli riferibili ai rapporti con i condomini, allo stato tecnico – amministrativo dell'edificio nonché al condominio. Per quanto concerne i primi, essi attengono principalmente ai pagamenti delle spese di cui al preventivo e consuntivo di gestione del condominio. Il rapporto amministratore – singolo condomino pare fare riferimento solo a essi. La documentazione dei dati tecnici dell'edificio e del condominio, essendo tenuti distinti dalla norma, si riferiscono al caso in cui esistono beni e servizi comuni anche ad di fuori dall'edificio. Si pensi, ad esempio, al cortile condominiale: è un immobile al servizio dell'edificio che non ne costituisce parte essenziale o strutturale, qualificandosi come pura pertinenza. Per gli impianti a servizio dell'edificio è importante conservare la documentazione che attesta l'esecuzione delle verifiche periodiche. L'ascensore è ad esempio soggetto a verifica periodica ogni due anni ex art. 13 DPR 162/99.
La conservazione di tutta questa documentazione è importante anche nel momento in cui viene a cessare il mandato. Essa deve essere fatta oggetto di passaggio di consegna tra l'amministratore uscente e quello entrante. L'art. 1129, comma 8, c.c. prevede che “Alla cessazione dell'incarico l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini …” In caso di mancata consegna si può procedere in via d'urgenza in sede contenziosa ex art. 700 cpc
La documentazione deve essere non solo conservata ma anche regolarmente tenuta. Si pensi, ad esempio, alla gestione economica o di fondi speciali costituiti per volere assembleare. Il nuovo mandatario deve avere piena contezza dei dati attinenti all'edificio. E' altresì importante per la documentazione tecnico-amministrativa, quali, ad esempio, la certificazione degli impianti a servizio del condominio. La certificazione energetica, che ha validità decennale, può concernere l'intero edificio se esso è dotato di un impianto termico centralizzato, essendo servite tutte le unità immobiliari dal medesimo impianto.
Il singolo condomino può chiedere all'amministratore di conoscere lo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso. L'amministratore ha l'obbligo di rilasciarne l'attestazione. Si tratta di una nuova attribuzione, introdotta dalla novella con il n. 9 dell'art. 1130 c.c., che si ricollega a quanto già previsto dall'art. 1129, comma 7, c.c., in tema di accesso alla rendicontazione periodica del condominio. Questa norma così dispone “L'amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica”. Qui il diritto del singolo è più generale, in quanto concerne non solo le operazioni economiche ma lo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle liti in corso. La facoltà di accesso alla documentazione non concerne la posizione del solo richiedente ma la situazione complessiva dell'edificio. Anche le liti in corso concernono l'intero stabile e non i singoli condomini. L'attribuzione in esame discende dal principio generale di piena trasparenza nella gestione condominiale. Prima della novella, la giurisprudenza riteneva che si trattasse di un diritto del singolo condomino, come tale legittimato a conoscere lo stato economico dell'edificio che abita, semprechè la richiesta non si qualificasse in termini di ostacolo all'esercizio del mandato condominiale. Come chiarito dalla decisione della Suprema Corte n. 15159/2001, il diritto di consultazione è pieno e assoluto prima della riunione di condominio deputata a approvare il bilancio consuntivo: il libero accesso dei documenti contabili è necessario per esprimere la propria opinione in assemblea; fuori da questo periodo, il mandatario può rilevare che la richiesta -e la sua conseguente evasione- sono d'ostacolo allo svolgimento della sua attività. La novella non distingue più i momenti dell'anno in cui è possibile richiedere di prendere visione e estrarre copia di questi documenti, qualificando il relativo diritto del singolo in termini generali e assoluti (Cass. civ. Sez. II, 29-11-2001, n. 15159; Trib. Palermo Sez. II, 18-10-2010)
L'obbligo di redigere il rendiconto annuale relativo alla gestione del condominio è previsto dal nuovo n. 10 dell'art. 1130 c.c. L'amministratore ha l'obbligo di convocare l'assemblea per la relativa approvazione entro 180 giorni. La redazione di questo documento contabile (di cui al successivo art. 1130bis c.c.) e la conseguente convocazione assembleare, onde ottenere la sua approvazione, sono tra le attribuzioni più importanti. Se non viene elaborato il rendiconto e/o se non viene chiamata la riunione che deve discuterlo e approvarlo, la vita del condominio potrebbe di fatto fermarsi, potendo venire bloccata la fruizione dei servizi condominiali, non potendo procedere alla previsione del bilancio preventivo se non dopo aver chiuso l'esercizio dell'anno precedente. La novità è la previsione che la convocazione assembleare deve essere effettuata entro centottanta giorni. La lettura della norma fa ritenere che, una volta che il rendiconto è stato redatto, l'amministratore deve procedere entro questo termine a convocare la riunione del condominio e non anche che, in questo lasso temporale, deve essere tenuta l'assemblea. Il termine di centottanta giorni può ritenersi congruo, considerando che è consono aspettarsi che l'assemblea sia tenuta nell'arco di sei mesi da quando l'esercizio solare è stato chiuso. Terminata la redazione del rendiconto annuale l'amministratore ha il tempo di elaborare il bilancio non solo consuntivo ma anche preventivo. Interpretando la norma in senso letterale, dal momento in cui si è chiusa la redazione del rendiconto l'amministratore ha centottanta giorni per la convocazione dell'assemblea. Non è indicato il termine iniziale di cui alla redazione del rendiconto: si ritiene che esso coincida con la chiusura dell'esercizio solare di riferimento, salvo diversa scadenza prevista dal regolamento
A questa norma si ricollega a contrariis l'ipotesi di revoca del mandatario per omessa convocazione dell'assemblea per l'approvazione del rendiconto condominiale, come testualmente previsto dall'art. 1129, n. 1 c.c. Inoltre, secondo il nuovo comma 9 del medesimo art. 1129 c.c., “Salvo che sia stato espressamente dispensato dall'assemblea, l'amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio nel quale il credito esigibile è compreso, anche ai sensi dell'articolo 63, primo comma, delle disposizioni per l'attuazione del presente codice”. Il termine menzionato in quest'ultima disposizione pare essere il medesimo di cui alla norma in esame, sebbene sul piano concreto vi possono essere diversità a seconda dell'anno di riferimento, potendo essere bisestile, visto che l'uno è espresso in giorni e l'altro in mesi (Trib. Novara, 09-02-2006; Trib. Salerno Sez. I, 15-10-2009)