Assemblee di condominio in telepresenza: quali controindicazioni?

A seguito del sostanziale blocco delle assemblee di condominio - disposto da vari decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri dal 04 marzo scorso a oggi - nel pieno dell'emergenza sanitaria - oltreché economica e professionale - conseguente alla diffusione del cd. coronavirus COVID-19 si ritiene utile aprire una sintetica riflessione sui vantaggi, ma anche sulle controindicazioni legate alle riunioni assembleari da svolgersi, per forza di cose, con la modalità della telepresenza, in special modo per la rilevante funzione suppletiva delle assemblee ‘'fisiche''.

Le incombenze degli amministratori condominiali non sono solo quelle fiscali (in attesa di provvedimenti in materia) ma, soprattutto, quelle previste - con termini stringenti - dalla disciplina del Codice Civile, legate da un lato all'amministrazione ordinaria (su tutto, l'obbligo di presentazione del rendiconto entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio, che ben potrebbe cadere a ridosso dell'attuale paralisi generale) e dall'altro a quella straordinaria che si dilata in tutti i casi d'urgenza che possono normalmente insorgere nella vita condominiale.

In tutti questi casi ben potrebbe sorgere per l'amministratore la necessità di svolgere apposita assemblea la quale, visti i divieti già citati, non può che svolgersi in forma telematica attraverso la cosiddetta telepresenza.

Audio o video?
A tal riguardo, pur restando il dubbio se in tale concetto rientri solo il collegamento video oppure vi si debba annoverare anche quello audio, tale opzione può svilupparsi:
a)- in videoconferenza pura, nella quale tutti i condomini possono partecipare tramite applicazioni idonee (come Skype);
b)- in via telefonica con apposita autenticazione all'accesso.

Rischi e incombenze preliminari
Certamente lo strumento della telepresenza si rivela utile, nell'immediato, nell'agevolare il lavoro degli amministratori i quali, così facendo, ben potrebbero svolgere ugualmente i propri compiti ordinari e/o straordinari evitando di andare incontro a conseguenze nefaste. Al contempo, tuttavia, si profilano all'orizzonte anche molti rischi e, soprattutto, parecchie incombenze preliminari.

Innanzitutto, tanto l'amministratore quanto i singoli condomini - per poter svolgere con successo il collegamento assembleare - devono potersi dotare di strumenti idonei (PC, tablet, smartphone, telecamere nonché idonea connessione a internet) mentre in secondo luogo è necessario che i condomini vengano adeguatamente ‘'addestrati'' all'uso della citata strumentazione al fine di una regolare ma, soprattutto, consapevole partecipazione, impresa non semplice soprattutto per coloro i quali appartengono alle fasce d'età ove l'alfabetizzazione informatica non è capillarmente diffusa.

Inoltre, al fine della completezza dei passaggi, appare necessario per l'amministratore non soltanto informare adeguatamente - in via preventiva - i condòmini, ma anche invitarli a munirsi di firma digitale e sottoscrivere apposita clausola regolamentare che consenta la valida indizione di assemblee ‘'virtuali'' nonché il consenso informato per la partecipazione, posto che anche la gestione dei dati sensibili e personali è un compito che l'amministratore deve svolgere con la massima diligenza.

Peraltro, una volta convocata regolarmente - sempre in via telematica - l'assemblea, per l'amministratore sorgono ulteriori sfide quale quella di riuscire a gestire con successo l'eventuale sovrapporsi di più voci in contemporanea (soprattutto nelle assemblee prettamente telefoniche) con sottese difficoltà per i partecipanti a capire gli argomenti trattati, con la necessità, quindi, di svolgere la riunione entro tempistiche e dinamiche stringenti, nonché quella di verbalizzare nel modo più trasparente possibile quanto avviene durante la riunione.

Ulteriori riflessioni andrebbero poi svolte ponendosi il problema del rischio di perdita di connessione da parte di qualcuno dei condomini intervenuti all'assemblea, tale da non consentire agli stessi di presenziare all'intero svolgimento: in questi casi, il processo decisionale dovrebbe considerarsi viziato sin dall'inizio, pur se non dipendente dalla volontà dei condomini, oppure dovrebbe considerarsi valido, con possibilità di informazione successiva alla chiusura dello stesso - tramite invio di apposita registrazione - a coloro i quali abbiano eventualmente perso involontariamente la connessione?

Di peso non minore la questione relativa alle deleghe, conferibili ad altri condomini oppure a terzi, che si ritiene debbano essere inviate - con adeguato anticipo sulla data di convocazione - all'amministratore al fine di consentire a quest'ultimo l'inserimento dell'eventuale nuovo indirizzo/account del delegato nella lista dei contatti o di comunicare a questi l'indirizzo con il quale connettersi.

In ogni caso, di necessità deve farsi virtù e, pertanto, vista l'emergenza in atto i più temerari ed audaci riusciranno - in qualche modo - ad organizzarsi cercando di rispettare tutti i vincoli che pure esistono.

Dopo l'emergenza
Tuttavia, forse la riflessione più profonda riguarda il dopo: perché con tutta probabilità - esaurito il periodo attuale - questo tipo di sistema e di svolgimento, al pari dello smart working per imprese e società, prenderà sempre più piede e dovrà essere - in un modo o nell'altro - padroneggiato e controllato, al netto di possibili interventi normativi volti a disciplinare nel dettaglio il fenomeno.

Se da un lato esso presenta la vantaggiosa prospettiva della velocità, della semplificazione organizzativa e della possibilità di far finalmente partecipare alle assemblee coloro che - magari per lontananza o per altre ragioni - non presenziano mai, d'altro canto la sublimazione in astratto e nelle distanze interpersonali dello stesso presenta il grande rischio di ingenerare - tra i condòmini e nelle relazioni con l'amministratore - un progressivo minor contatto e una minore comunanza e condivisione delle questioni relative alla vita quotidiana condominiale, con l'eventualità che problemi più o meno gravi vengano meno sentiti e che sugli stessi si inneschi un'aprioristica indisponibilità dei condomini a ricercare e a convergere su soluzioni comuni e condivise per risolverli.