Aruba fa chiarezza sull'uso della Pec tra le amministrazioni condominiali

L'obbligo di comunicare il proprio domicilio digitale non riguarda l'amministratore di condominio, categoria professionale non regolamentata e, quindi, non tenuta a iscriversi al registro delle imprese né ad albi e collegi. Ciò vale però solo se l'amministratore di condominio svolge l'attività in forma individuale; l'obbligo scatta invece per la forma societaria e per il professionista iscritto all'albo (già tenuto ad attivare la Pec, come l'avvocato, il geometra o il commercialista) che sia anche amministratore di condominio.

Il chiarimento di Aruba
Lo sottolinea Aruba, il principale cloud provider italiano leader nei servizi di data center, web hosting, e-mail, Pec e registrazione domìni, che ricorda come la principale normativa di riferimento per lo svolgimento delle attività inerenti alla gestione condominiale è rappresentata dalle leggi 11 dicembre 2012, numero 220 (modifiche alla disciplina del condominio negli edifici) e 14 gennaio 2013, numero 4 (disposizioni in materia di professioni non organizzate), dagli articoli 1129, 1130, 1131 del Codice civile nonché dall'articolo 71-bis disposizioni di attuazione del Codice civile.

L’amministratore obbligato ad avere una Pec
Da alcuni anni – rammenta Aruba in nota - la legge ha riconosciuto la possibilità di attribuire il compito di gestire il condominio anche a un amministratore che abbia la forma di persona giuridica e non più soltanto di una persona fisica. Alla stregua di ciò, ha l'obbligo di dotarsi di un proprio domicilio digitale (nei fatti, di una Pec):
•l'amministratore di condominio che sia anche un professionista iscritto in elenchi o albi (ad esempio, avvocati, geometri o commercialisti) e questo perché la professione richiede già che il soggetto, per iscriversi a un albo, debba dotarsi di una casella di Posta elettronica certificata;
•l'amministratore di condominio che svolga l'attività in forma societaria (società di capitali o persone);
•l'amministratore di condominio che svolga l'attività in forma professionale e commerciale.

Non è invece obbligato a dotarsi di un proprio domicilio digitale l'amministratore di condominio che sia una persona fisica e non eserciti l'attività di amministrazione condominiale in forma di impresa, individuale o societaria. Comunque, anche l'amministratore che non è tenuto al possesso della Pec (perché non ha l'obbligo di iscrizione al registro delle imprese o perché non appartiene ad albi o collegi), può comunque ritenere utile dotarsi del domicilio digitale, per semplificare e gestire meglio i suoi rapporti con fornitori e clienti.

L’utilità di dotarsi di una Pec
Al di là dell'obbligo o meno dell'amministratore di condominio di dotarsi della Pec, quest'ultima è uno strumento molto utile da impiegare nell'ambito dell'attività di gestione del condominio e della corrispondenza tra amministrazione e condomini.Come riporta Andrea Sassetti, direttore dei Trust services di Aruba: «in concreto, la Pec può essere utilizzata in tutti i quei casi in cui l'amministratore normalmente invia comunicazioni ai condòmini tramite lettera raccomandata A.R.: si pensi alla convocazione dell'assemblea condominiale oppure all'invio di solleciti di pagamento, di preventivi e rendiconti. La sostituzione della lettera cartacea con la Pec contribuirebbe alla riduzione sia delle spese postali, sia dei costi relativi a carta e cancelleria che l'amministratore addebita ai condomini».

Ad esempio – continua Sassetti - «l'utilizzo della Pec “taglierebbe” il costo sia del classico plico cartaceo che l'amministratore invia ai condòmini per la convocazione dell'assemblea condominiale, sia della successiva missiva con il verbale di quanto deliberato con allegato il prospetto delle rate approvate. Si eliminerebbe inoltre l'incombenza del ritiro delle raccomandate presso l'ufficio postale nell'ipotesi di assenza alla consegna». Peraltro, la Pec rientra adesso tra le modalità che possono essere utilizzate dall'amministratore per inviare l’avviso della convocazione dell’assemblea condominiale, mentre non risulta contemplata la possibilità di utilizzare l'e-mail ordinaria.

Le previsioni del Codice
In dettaglio, il nuovo articolo 66 delle disposizioni di attuazione al Codice civile contempla espressamente che l’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale «contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora della stessa» (articolo 66, comma 2).Ovviamente, con riferimento a tale ipotesi sarebbe opportuno che anche i condòmini - quali destinatari di tali comunicazioni - fossero provvisti di Pec al fine di poter beneficiare pienamente dei vantaggi offerti da questo strumento.