I mercoledì della privacy: la mediazione estende i propri ambiti, occhio a proteggere i dati sensibili

La mediazione interessa in maniera sempre più vicina gli operatori del settore immobiliare in genere. Ad oggi la disciplina risulta essere obbligatoria ai fini della procedibilità della domanda giudiziale già in materie quali il condominio, l'eredità e la locazione, tutte liti che in maniera diretta o indiretta interessano il settore immobiliare. Con la legge 26 novembre 2021 numero 206, si è delegato il Governo per una generale riforma del processo civile ed in particolare, al comma 4, lettera c, si prevede l'estensione dell'obbligatorietà della mediazione alle liti tra gli altri in materia di contratti di consorzio, franchising, somministrazione e subfornitura.

Tutte tipologie di contratti che possono interessare il contesto immobiliare, si pensi ad esempio agli studi di amministrazione in franchising, ovvero ai consorzi immobiliari (tipici dei centri commerciali), per non parlare dei contratti di somministrazione e subfornitura che vanno ad interessare i rapporti con i fornitori più “onerosi” per il condominio.Il mondo immobiliare va sempre più, dunque, verso le Adr.

La semplificazione delle procedure
Occorre ricordare però che già con il Provvedimento 11 aprile 2011 (doc. web 1808879 del 04 maggio 2011) rinvenibile sul sito del Garante per la tutela dei dati personali all'indirizzo (consultatelo cliccando qui) che segue due autorizzazioni “ad hoc”, il Garante privacy ha semplificato le procedure e gli adempimenti degli organismi di mediazione civile pubblici e privati che trattano dati sensibili e giudiziari, dettando delle regole base e mantenendo comunque elevato il livello di garanzia per i diritti e le libertà fondamentali delle parti coinvolte.

L'ampliamento della mediazione e dei dati trattati deve seguire un percorso che deve necessariamente essere condiviso. Aumentano le materie, aumentano i dati, così occorre attrezzarsi in maniera ancor più professionale e severa verso una corretta tutela del trattamento dei dati dei soggetti coinvolti nella procedura conciliativa.I passaggi fondamentali che devono essere rispettati passano necessariamente su due fronti: da un lato vi sono gli obblighi di riservatezza delle parti, dell'organismo e dei difensori, dall'altro vi è la tutela dei dati personali e sensibili di cui si possa venire a conoscenza nel corso della procedura medesima.

L’uso dei dati personali delle parti
La mediazione, infatti, come ci ha specificato nel provvedimento del 2011 l'Authority, comporta l'uso dei dati personali delle parti che si avvalgono della conciliazione e degli altri eventuali protagonisti coinvolti nel procedimento, dati che potrebbero essere anche di tipo sensibile e giudiziario.Per essere in regola con la normativa gli organismi di mediazione dovranno quindi rispettare la normativa sulla privacy e aggiungere al proprio regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari un apposito registro delle attività di trattamento in cui sono individuati i tipi di dati (stato di salute, vita sessuale, convinzioni politiche, condanne) e le operazioni eseguibili (raccolta presso l'interessato o presso terzi, elaborazione in forma cartacea o automatizzata).

Gli organismi conciliativi dovranno effettuare, quindi, l'analisi dei rischi con la relativa valutazione, conformandosi così alle indicazioni previste dall'articolo 32 Gdpr, adottando quelle misure tecniche ed organizzative che dimostrano (accountability), di aver adottato tutte le misure necessarie per mitigare il rischio per i diritti e le libertà degli interessati.Il soggetto persona fisica interessato alla mediazione, indipendentemente che questa sia attivata in relazione a rapporti condominiali, locatizi, consorziali o di franchising, potrà comunque manifestare i propri diritti all'Organismo di mediazione e richiedere l'accesso ex articolo 15 Gdpr, al fine di poter valutare se e come vengono trattati i propri dati personali.

Gli obblighi dell’Organismo di mediazione
Dall'altra parte l'Organismo dovrà essere strutturato per poter fornire una risposta esauriente e pertinente entro i 30 giorni previsti dalla norma ed evitare così di incorrere in problematiche che possono comportare da un lato il rischio di sanzioni amministrative e dall'altro una eventuale azione risarcitoria.L'informativa che verrà messa a disposizione sarà senz'altro la cartina di tornasole per comprendere le attività di trattamento come verranno effettuate, i tempi di conservazione dei dati ed eventuali comunicazioni di questi a soggetti terzi.

Per l'interessato però la possibilità di verificare, con domande mirate, se effettivamente quanto riportato nell'informativa corrisponde al vero.La normativa privacy ancora una volta potrà essere quell'elemento che contraddistingue la professionalità dei soggetti a cui potersi rivolgere, ancor di più in questo contesto, posto che l'Organismo dovrà vedersi demandata l'aspettativa delle parti di una risoluzione bonaria di una lite che ci si auspica possa non diventare giudiziaria.