I mercoledì della privacy: la mediazione vista dal condominio, base giuridica e finalità del trattamento

Quando si discute in termini di trattamento dei dati, è indispensabile dapprima effettuare una valutazione sulla «base giuridica del trattamento». Questa è ciò che conferisce al trattamento la liceità.

La base giuridica del trattamento
La scelta della base giuridica spetta sempre al titolare del trattamento, il quale deve prestare attenzione al fine di scegliere quella più idonea ai risultati che intende raggiungere. La base giuridica, così come le finalità (obiettivi che si intendono perseguire), deve essere indicata nell’informativa privacy messa a disposizione dell'interessato. Gli elementi in questione, base giuridica e finalità del trattamento, sono strettamente collegati tra loro e necessitano di un'attenta analisi nel momento in cui si vuole ragionare in termini di accountability, attraverso un esame prodromico al trattamento, così come ci impongono i principi di privacy by design e by default che troviamo ben disciplinati nell'articolo 25 del Regolamento Ue 16/679.

Questi ultimi, “impongono” al titolare del trattamento una valutazione sui rischi e una impostazione delle procedure tecniche ed organizzative adeguate, prima ancora di avviare il trattamento oggetto della finalità che si intende perseguire.Qualunque sia la scelta del titolare del trattamento in relazione alla base giuridica, questa va documentata, spiegando le ragioni che hanno portato a preferirla secondo il principio di accountability.

I riflessi in condominio
Ragionando in termini assoluti, nel contesto condominiale le parti che sono coinvolte in una mediazione sono normalmente il condominio, la controparte e l'organismo di mediazione incaricato a risolvere la controversia.Andiamo ad analizzare la figura del condominio.Questo, come previsto dalla normativa codicistica, interviene nella lite attraverso l'amministratore.La prima domanda da porsi nell'esaminare la questione in termini di accountability è: che ruolo svolge il condominio e l'amministratore rispetto ai trattamenti che si effettuano per dar seguito ad una mediazione?

Il condominio interviene nella mediazione in quanto parte chiamata oppure istante, ma comunque lo fa in quanto il contenzioso condominiale prevede ex legge (articolo 5 comma 1 bis, decreto legislativo 4 marzo 2010, numero 28), che le parti di una controversia (nella materia condominiale) sono obbligate, prima di rivolgersi al giudice, ad esperire (a pena di improcedibilità della domanda) il procedimento di mediazion e.Se quindi, rivolgersi ad un organismo di mediazione è imposto dalla norma al punto da divenire motivo di improcedibilità della domanda, possiamo asserire che i trattamenti effettuati dall'amministratore per conto del condominio amministrato, che siano prodromici o conseguenti all'instaurazione della domanda, hanno una base giuridica collegata alla norma.

Quale base applicare in condominio
Secondo l'articolo 6 Gdpr, le basi giuridiche del trattamento dati possono essere il consenso, gli interessi vitali dell'interessato o di terzi, il legittimo interesse prevalente del titolare o di terzi cui i dati vengono comunicati, l'adempimento di obblighi contrattuali o alle misure precontrattuali, gli obblighi legali cui è soggetto il titolare del trattamento.Posto che la mediazione nel contesto condominiale è un passaggio obbligatorio disciplinato dalla norma, possiamo considerare che la base giuridica da applicare è la legge cui il titolare è sottoposto.

Infatti, affinché gli obblighi legali possano essere utilizzati come base giuridica, devono soddisfarsi le seguenti condizioni:
- deve trattarsi di obblighi definiti da leggi europee o nazionali;
- negli obblighi deve essere specificata la necessità del trattamento;
- gli obblighi definiscono specifiche finalità del trattamento;
- gli obblighi riguardano il Titolare e non l'interessato.

Tutte queste condizioni sembrano essere facilmente rinvenibili all'interno dell'obbligatorietà dell'istituto. Per l’adempimento di obblighi derivanti da legge, come nel nostro caso, non c'è bisogno del consenso e della portabilità dei dati ma è necessaria l'informativa privacy in cui viene indicata la base giuridica. Da ciò discende la necessità che nell'informativa del condominio venga sempre riportata tra le finalità anche il trattamento connesso alle partecipazioni alle mediazioni.Occorre però porci una ulteriore domanda: ovvero può accadere che il condominio, per difendersi nel giudizio, debba trattare dati personali diversi ed ulteriori rispetto a quelli dei condòmini.

In tal caso, l'informativa messa a disposizione dei condòmini non è sufficiente, ma occorre ricercare il presupposto per il trattamento in un'altra norma, stavolta di rango costituzionale, quale il «diritto di difesa» previsto dall'articolo 24 Costituzione che consente di trattare dati personali per far valere o difendere un giudizio attraverso l'uso degli strumenti processuali messi a disposizione dall'ordinamento, comprese le Adr e compreso quel diritto di indagine a favore dell'avvocato nominato. Quest'ultimo può effettuare trattamenti anche in una fase antecedente all'azione giudiziaria, pur solo per raccogliere informazioni utili a comprendere l'opportunità o meno di avviare l'azione legale avverso la controparte.