Obbligo di consegna dei documenti condominiali alla cessazione del mandato

L’amministratore condominiale cessato dal mandato è tenuto a restituire tutta la documentazione in suo possesso al subentrante. È il principio reso dal Tribunale di Ferrara con ordinanza n. 855 del 30 dicembre 2021 il quale ha vagliato la questione della omessa consegna dei documenti condominiali da parte del pregresso amministratore.

Il caso
Un condominio ha chiesto al tribunale estense l'accertamento del diritto ad ottenere dall'amministratore revocato la consegna della seguente documentazione condominiale: registro anagrafico, registro verbali assembleari, registro nomina e revoca amministratore, registro di contabilità, tabelle millesimali, regolamento di condominio, chiavi e timbri, codice fiscale, contratti con imprese fornitrici, libretto di esercizio e documenti impianti, polizza assicurativa dell'edificio, ultimo bilancio approvato con rendiconto e stato patrimoniale sino al materiale passaggio delle consegne, modelli 770, comunicazioni all'anagrafe tributaria dell'ammontare beni e servizi, documentazione chiusura di cassa, eccetera.

L'uscente non si è costituito. Pertanto, ha domandato la condanna alla restituzione dell'integrale carteggio detenuto dal pregresso amministratore. In difetto di adempimento spontaneo, anche l'emissione di provvedimento per la esecuzione coattiva con modalità e termini fissati dal decidente. Con condanna del cessato amministratore a dover corrispondere al condominio, ai sensi dell'articolo 614 bis Codice procedura civile, un importo per ogni giorno di ritardo nella esecuzione del provvedimento. Le ragioni decisorieIl decidente, nel riportarsi alla disciplina che regola il mandato condominio-amministratore, ha accolto il ricorso incardinato dal subentrante con rito sommario di cognizione (articolo 702 bis Codice procedura civile).

Il procedimento è stato azionato per conseguire la restituzione, da parte dell'amministratore, destituito dall'ufficio gestorio mediante delibera di revoca, di tutta la documentazione condominiale. Premette che ai sensi dell'articolo 1129, comma 8, Codice civile «alla cessazione dell'incarico l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio ed ai singoli condomini». Richiama, poi, la giurisprudenza di legittimità, secondo cui l'amministratore di condominio configura un ufficio di diritto privato assimilabile al mandato con rappresentanza con conseguente applicabilità, nei rapporti fra amministratore e condòmini, della disciplina sul mandato (Cassazione n. 10815/2000).

Il principio
Al riguardo, osserva che l’articolo 1713 Codice civile prescrive che alla scadenza del mandato l’amministratore è tenuto a restituire ciò che ha ricevuto nell’esercizio del mandato per conto del condominio. Evidenzia altresì l'indicazione resa dalla Corte di legittimità secondo la quale l’amministratore cessato dall’incarico è tenuto a restituire tutta la documentazione in suo possesso mediante riconsegna all’amministratore subentrante qualora l’assemblea abbia provveduto alla sua designazione (Cassazione n. 18185/2021).

L'obbligatorietà restitutoria si baserebbe sulla estinzione del mandato collettivo intercorrente fra l’amministratore uscente e i condòmini.La curia estense ha acclarato il comportamento omissivo del precedente amministratore e rilevato che la mancata consegna della documentazione viola i doveri istituzionali. Essendo risultato provato il diritto del condominio ad ottenere dall’uscente la consegna del richiamato carteggio, ha condannato quest'ultimo a consegnare ogni documento condominiale in suo possesso e al pagamento in favore del condominio, ai sensi dell'articolo 614 bis Codice procedura civile, della somma di euro duecento per ogni mese di eventuale ritardo nella attuazione del provvedimento.

L'Impianto normativo e giurisprudenzialeAl contratto intercorrente fra amministratore e condòmini si applicano le disposizioni sugli obblighi e attribuzioni e le norme in tema di mandato (articolo 1129, comma 14, Codice civile) per cui alla scadenza l'amministratore è tenuto a consegnare la documentazione in suo possesso. Invero, l'articolo 1129, comma 8, Codice civile prescrive che in caso di cessazione del mandato l'amministratore deve consegnare tutta la documentazione condominiale posseduta e compiere le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni.

Tra le cosiddette «attività urgenti» non sembrerebbe irragionevole farvi rientrarvi anche la consegna documentale al successore. Essendo l'amministratore di condominio un ufficio di diritto privato accostabile al mandato con rappresentanza, in ragione dell'articolo 1713 Codice civile, alla scadenza del mandato è tenuto a restituire al mandante-condominio e per esso al neo subentrato (dispone testualmente la norma: «rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato»).

La novella legislativa riformatrice sancisce ulteriormente l'obbligo dell'amministratore cessato dall'incarico di riconsegnare tutta la documentazione condominiale in suo possesso. In realtà l'articolo 1129, comma 8, Codice civile indica il soggetto consegnante, ma omette di precisare quale sia il consegnatario (ricevente), le modalità esecutive della consegna e il lasso temporale entro cui deve perfezionarsi.
Tuttavia, la lacuna normativa è stata colmata in parte dalla giurisprudenza di legittimità in quanto oltre ad aver precisato trattarsi di carteggio che l'amministratore detiene unicamente per ragioni del suo ufficio nella veste di mandatario la cui proprietà è dei condòmini mandanti (i documenti indispensabili per il perfezionamento della consegna sono ricavabili dagli articoli 1129, 1130 e 1130 bis Codice civile), ha chiarito che i documenti devono essere consegnati dall'amministratore uscente direttamente al subentrante laddove l'assemblea abbia tempestivamente provveduto alla designazione del nuovo ( Cassazione n. 18185/2021 ).

Il Tribunale di Salerno (13 gennaio 2016) ha evidenziato che l'obbligo restitutorio gravante sull'amministratore nasce alla cessazione naturale (o anticipata) dell'ufficio gestorio, pena il risarcimento del danno qualora il condominio provi di averlo sùbito in conseguenza della tardiva o mancata consegna.Le azioni civili praticabiliIl nuovo amministratore può agire in sede cautelare per ottenere un provvedimento che ordini al precedente, dimesso o revocato, la consegna di tutta la documentazione condominiale affinché possa espletare l'ufficio gestorio.

La legittimazione processuale attiva compete al subentrante in forza dell'articolo 1130 Codice civile il quale può agire, senza alcuna autorizzazione assembleare, per conseguire un provvedimento di urgenza che obblighi l’uscente alla consegna del carteggio documentale. Non va tralasciato di osservare che il subentrante può agire in giudizio non solo con l'anzidetta procedura cautelare (articolo 700 Codice procedura civile), ma anche con procedura monitoria (articolo 633 Codice procedura civile) oppure, com'è nel caso di specie in discorso, mediante procedura sommaria cognitiva (articolo 702 bis Codice procedura civile).

Per completezza, va soggiunto che in dottrina si è ipotizzato, come ulteriore strumento recuperativo, il sequestro giudiziario della documentazione condominiale (articolo 670, comma 1, n. 2, Codice procedura civile).

Il divieto di trattenere i documenti
Merita, infine, un cenno la questione della illegittima ritenzione dei documenti (da parte dell'uscente) a fronte del mancato pagamento di compensi e anticipi (da parte del condominio). Al termine del mandato gestorio l'amministratore per nessuna ragione può trattenere la documentazione di proprietà del mandante. Né il cessato amministratore può eccepire l'inadempimento di quanto dovutogli dal condominio in quanto non sussiste fra le due prestazioni corrispettività e dipendenza.

Tanto, in quanto le prestazioni si originano da titoli estranei e differenti. Fra i due contrapposti interessi - quello dell'uscente volto a trattenere i carteggi per far valere il credito e quello del subentrante volto ad entrare in possesso dei documenti per gestire l'edificio - prevale quest'ultimo essendo più grave il pregiudizio che può scaturirne dal mancato possesso del carteggio gestionale. Inoltre, contrasterebbe con l'esercizio del diritto di ritenzione (diritto di ritenere e non consegnare i beni altrui) il quale è previsto, quale principio eccezionale a favore del creditore insoddisfatto, da disposizioni codicistiche speciali e quindi insuscettibili di applicazione analogica. In definitiva, l'amministratore il cui mandato sia cessato dovrà riservare in diversa sede giudiziale la tutela di eventuali pretese creditorie per compensi gestori inevasi ed anticipi non rimborsati.Va rammentato che la protratta inottemperanza all'obbligo restitutorio può assumere connotazioni penalistiche. Invero, l'uscente che scientemente si sottrae all'obbligo di consegna commette il reato di appropriazione indebita punito dall'articolo 646 del Codice penale.