I 10 punti da seguire per essere in regola con le verifiche del green pass nel condominio

In ottemperanza al Dl 21 settembre 2021 numero 127, le cui disposizioni hanno efficacia dal 15 ottobre al 31 dicembre fino a nuova modifica, l'amministratore deve occuparsi di trattare i dati necessari per la rilevazione della certificazione verde. Tale rilevazione riguarda non solo lo studio di amministrazione stesso, ma anche il condominio, da intendersi pacificamente come luogo di lavoro.

Le modalità di controllo
Nel condominio, sprovvisto di altre misure consentite, la rilevazione potrà avvenire esclusivamente mediante utilizzo dell'app «VerificaC19». L'attività di verifica, come confermato anche dal Garante per la protezione dei dati personali (documento web 9707561 del 12 ottobre 2021), può essere svolta dall'amministratore pro tempore direttamente, ovvero da soggetto da questi nominato.

Le cose da fare
Le attività da svolgere possono essere riassunte in questi 10 punti:
1- predisporre l'informativa del trattamento dei dati ex articolo 13 Gdpr da mettere a disposizione degli interessati prima che venga effettuato l'accertamento, (quindi preferibilmente prima dell'accesso al condominio), sensibilizzando il delegato ad invitare il soggetto “accertato” a visionare l'informativa messa a disposizione in relazione al trattamento dei dati collegati all'attività di verifica;
2- nominare il Delegato mediante atto scritto formale che deve essere accettato, contenente tutte le istruzioni, sia in termini di trattamento dei dati personali ex articolo 29 Gdpr, sia in termini di istruzioni sull'uso dell'app VerificaC19 da utilizzare per validare il certificato verde;
3- domandare a tutto il personale che effettua attività lavorativa nello stabile (collaboratori/dipendenti/lavoratori esterni quali i fornitori), prima dell'ingresso nell'edificio, di esibire il proprio certificato verde che può essere digitale o cartaceo;
4- effettuare la verifica. All'atto della verifica l'applicativo può fornire i seguenti tipi di risposta:a) in caso di schermata verde o blu il soggetto potrà entrare nell'edificio, b) In caso di schermata rossa al soggetto dovrà essere impedito l'ingresso;In tale frangente, il Delegato deve notificare all'amministratore il fatto che il soggetto non può entrare nell'edificio in modo che lo stesso possa avviare l'iter necessario per assegnargli l'assenza ingiustificata in caso di dipendente diretto, ovvero, in caso di fornitore, per comunicare al suo datore di lavoro la circostanza dell'allontanamento e, contestualmente, agire per la eventuale totale o parziale mancanza della prestazione da parte del fornitore;In caso di mancata esibizione del certificato l'accertatore o il suo Delegato dovrà procedere a richiedere l'allontanamento del soggetto;
5- raffrontare il certificato verde con il documento di identità che dovrà essere esibito a richiesta;
6- il Delegato, come espresso anche dal Garante per la Tutela dei dati personali, non deve raccogliere i dati dell'interessato in qualunque forma, né dovrà conservare il QR code delle certificazioni verdi sottoposte a verifica, né estrarre, consultare, effettuare lo screen shot del risultato, registrare o comunque trattare per altre finalità le informazioni rilevate, compresa la data di scadenza del certificato verde;
7- nel caso in cui il soggetto accertato dovesse opporre resistenza insistendo al fine di entrare nell'edificio si consiglia di contattare le forze dell'ordine;
8- istruire il Delegato sull'adozione delle misure di sicurezza in relazione al trattamento dati effettuato: i device utilizzati, in particolare, dovranno essere protetti da antivirus e da programmi idonei ad evitare la perdita di riservatezza o di disponibilità dei dati; lo schermo del device dovrà essere direzionato in modo da poter essere visto solo dal Delegato e non da soggetti terzi; non devono venire comunicati i dati personali trattati in ragione del proprio ruolo all'esterno, salvo che tale comunicazione sia necessaria per l'esecuzione del proprio compito e che si sia certi che le persone esterne siano autorizzate a conoscere le informazioni; è vietata qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati, fatti salvi i casi esplicitamente previsti da norme di legge e di regolamento. Insomma, occorre verificare che tutte le operazioni di verifica avvengano in forma quanto più possibile riservata;
9- in caso di attacco informatico o, comunque, di perdita di riservatezza o di disponibilità dei dati, il Delegato è tenuto a notiziare tempestivamente (entro 20 minuti) l'amministratore , così come a questi si deve comunicare qualunque notizia sia ritenuta rilevante con riferimento al trattamento dei dati personali, con particolare riguardo a eventuali richieste dei soggetti interessati aventi ad oggetto l'esercizio dei loro diritti come previsti dal Regolamento. Il Delegato dovrà sapere anche che dovrà rivolgersi all'Amministratore o a persona da questi delegata anche in caso di eventuali dubbi o notizie che si reputino rilevanti con riferimento al trattamento dei dati personali;
10- occorre integrare il registro dei trattamenti in relazione a questa ulteriore attività che lo studio di amministrazione va ad effettuare.

Esente dai controlli chi transiti nel condominio
Infine, occorre ricordare che tale procedura è richiesta esclusivamente per il personale che effettua attività lavorativa nel condominio e non per chi vi transita o per i condòmini (ad esempio in sede di assemblea nell'androne).Nuova norma, dunque, con nuove incombenze per l'amministratore e tutt'altro che di semplici gestioni.