Condominio

I mercoledì della privacy: il consenso del condomino, quando serve e come gestirlo

di Carlo Pikler (Centro Studi Privacy and Legal Advice )

Che cos'è il consenso in materia di trattamento dei dati personali? Ce lo dice lo stesso Regolamento europeo 16/679, il quale riferisce che questo è uno delle basi giuridiche che permettono di effettuare trattamenti dei dati personali. Ci dice la norma che, quando il trattamento si fonda sul consenso dell'interessato, il titolare deve sempre essere in grado di dimostrare (articolo 7.1 del Regolamento) che l’interessato ha prestato il proprio consenso.

La validità
Lo si considera valido se:
•all’interessato è stata resa l’informazione sul trattamento dei dati personali (articoli 13 o 14 del Regolamento);
•è stato espresso dall’interessato liberamente, in modo inequivocabile e, se il trattamento persegue più finalità, specificamente con riguardo a ciascuna di esse. Il consenso deve essere sempre revocabile.Infine, occorre verificare che all'interno della modulistica, la richiesta di consenso sia chiaramente distinguibile da altre richieste o dichiarazioni rivolte all'interessato (articolo 7.2).

L’amministratore
Per comprendere quando il consenso sia necessario per l'amministratore di condominio, occorre invece, andare a considerare le attività di trattamento che l'amministratore normalmente svolge grazie alla base giuridica legata alla norma o al contratto.Sul punto, occorre quindi escludere dalla necessità del consenso tutte quelle attività che l'amministratore di condominio svolge in relazione agli obblighi a cui questi è sottoposto in virtù delle prescrizioni codicistiche (art. 1129, 1130 c.c., 66 disp att. c.c.).Oltre alla base giuridica collegata alla normativa però, vi è quella che prende la propria ragion d'essere nel Regolamento di condominio.

Questo, ragionando in termini privacy, deve essere considerato come una base giuridica che consente il trattamento di dati personali in quanto collegata al rapporto di mandato che lega l'amministratore all'assemblea dei condomini, posto che, tra i compiti dell'amministratore previsi dalla norma (art. 1130 n. 1 c.c.) vi è il dovere di “…curare l'osservanza del regolamento di condominio …”.Lo stesso ragionamento deve effettuarsi in relazione ai trattamenti che l'amministratore effettua per dar seguito ai voleri assembleari: l'art. 1130 n. 1 c.c., infatti, gli impone anche di: “eseguire le deliberazioni dell'assemblea”.

Il trattamento
Discorso a parte merita invece il trattamento che l'amministratore effettua sulla base della proposta da questi avanzata per ottenere il mandato ad amministrare il condominio e la successiva accettazione da parte dei condomini in sede di nomina e affidamento incarico.In questo caso tra le parti vi è una proposta di “contratto di mandato” e una successiva accettazione dello stesso. Il contratto è una base giuridica che non necessita di ulteriori passaggi autorizzativi per rendere lecito il trattamento, tanto meno del consenso.

Ci sono però una serie di attività di trattamento che l'amministratore compie senza avere a sostegno né la base giuridica della norma né quella del contratto.Si pensi, ad esempio, alle attività che lo studio professionale svolge per determinati condomini, come quella consulenziale, oppure quella contrattualistica, ovvero laddove venga effettuata la contabilità separata tra proprietario e conduttore.In questi frangenti, il titolare del trattamento non può più essere il Condominio in quanto l'attività che si va a svolgere esula da quanto previsto dagli articoli del codice in materia. Titolare è invece il medesimo studio professionale, il quale svolge questo servizio a favore dei soggetti (interessati) che glielo demandano.

Necessita quindi una specifica informativa nella quale deve evidenziarsi che il dato è stato acquisito in ragione di una diversa attività rispetto a quella di amministratore condominiale, stavolta collegata alla volontà delle parti. Proprio per questa ragione, o vi è a sostegno del trattamento uno specifico contratto (ad esempio, di consulenza contabile), oppure la base giuridica la si dovrà necessariamente ritrovare insita nel consenso.Per giunta, ci dice il Garante nazionale, non è ammesso il consenso tacito o presunto (per esempio, presentando caselle già spuntate su un modulo).

Occorre anche tenere presente che, seppur è vero che il consenso non deve essere necessariamente “documentato per iscritto”, né è richiesta la “forma scritta”, questa è modalità idonea a configurare l'inequivocabilità del consenso e il suo essere “esplicito”.Avere la prova documentale del consenso significa poter dimostrare l'”accountability” verso la norma, come ci richiede l'Autorità.Si rammenta anche che, in relazione al tema del “consenso”, sono state pubblicate le Linee-guida del WP29 reperibili su: www.garanteprivacy.it/regolamentoue/consenso .Da ultimo, occorre tenere presente che il consenso è sempre revocabile e, quindi, la gestione dello stesso presuppone l'aver predisposto misure tecniche ed organizzative in grado di poter controllare l'attualità dello stesso.

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