Alla convocazione assembleare non è necessario allegare tutto il rendiconto d'esercizio

Spesso nasce una insidiosa confusione tra ciò che va allegato alla convocazione dell'assemblea dei condòmini e ciò che deve sussistere nell'ambito della documentazione condominiale.

L'articolo 66 delle disposizioni di attuazione
La convocazione dell'assemblea dei condòmini è regolata dall'articolo 66 delle disposizioni di attuazione al Codice civile che nulla dice in ordine ad un dovere di allegazione di documenti alla convocazione assembleare, limitandosi a disporre modalità e termini di convocazione.Del resto i condòmini hanno a loro tutela i termini di convocazione («l'avviso dell'assemblea deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione» ex articolo 66, terzo comma, delle disposizioni di attuazione al Codice civile) ed il diritto di prendere visione dei documenti condominiali ed in particolare dei giustificativi di spesa previsto dall'articolo 1130 bis Codice civile. Infine, ove il condomino non si senta sufficientemente informato, avrà sempre la facoltà di astenersi dal voto o addirittura votare contro.

La contabilità condominiale e l'articolo 1130 bis
Con l'introduzione dell'articolo 1130 bis Codice civile il legislatore, pur non intendendo proporre rigorose forme di tenuta della contabilità condominiale (al pari di quella societaria) ha introdotto una serie di elaborazioni che dovranno sussistere a composizione della documentazione amministrativa. Così, a norma dell'articolo 1130 bis, primo e secondo comma Codice civile, il rendiconto condominiale dovrà contenere le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve che devono essere espressi in modo da consentire l'immediata verifica.

Il registro di contabilità
È poi previsto un registro di contabilità, un riepilogo finanziario nonché una nota sintetica esplicativa della gestione con l'indicazione dei rapporti in corso e delle questioni pendenti. Al settimo comma dell'articolo 1130 Codice civile è stabilito che, nel registro di contabilità sono annotati (entro trenta giorni dall'effettuazione) in ordine cronologico tutti i singoli movimenti in entrata ed in uscita, in maniera da offrire così, uno strumento di veloce riscontro con la scheda del conto corrente condominiale, di cui l'articolo 1129 Codice civile n° 7, prevede l'obbligatoria apertura ed utilizzazione, punendo, poi, al comma 12, del medesimo articolo, come gravissima irregolarità di gestione la mancata attivazione o utilizzazione di uno specifico conto corrente per ogni condominio.

Il registro di contabilità, unitamente agli altri registri è tra i documenti consultabili a richiesta dai condòmini; tant'è la previsione dell'articolo 1129 Codice civile secondo comma che prevede che l'amministratore dichiari il luogo di tenuta dei registri ed i giorni ed orari di consultazione. Nell'ambito dell'articolo 1130 bis è poi previsto che, le scritture e i documenti giustificativi di spesa devono essere conservati dall'amministratore per dieci anni dalla data della registrazione.Questa corposa documentazione, che è spesso integralmente prodotta dai più quotati programmi di gestione, deve sussistere, a pena di nullità delle delibere di approvazione dei rendiconti d'esercizio, ma, nel contempo, non è necessario sia in possesso dei condòmini all'atto della delibera, salvo che questi ne abbiano fatto esplicita richiesta.

Obbligo di accesso agli atti non di allegarli
Significativa è anche la previsione dello stesso articolo 1130 bis che dispone esplicitamente che i condomini possono prendere visione ed estrarre copia dei documenti condominiali in ogni tempo. L'articolo non limitando al momento dell'approvazione assembleare la possibilità di verifica contabile riconosce implicitamente che tale documentazione non debba essere necessariamente in possesso dei condòmini all'atto della delibera. In considerazione della corposità e complessità delle attuali rendicontazioni d'esercizio ex articolo 1130 bis Codice civile, anche ai fini di economicità e di semplicità espositiva ai condòmini potranno, dunque, essere inviati in allegato alla convocazione assembleare delle elaborazioni riassuntive e/o in stralcio in grado di rendere gli aspetti salienti dell'andamento e contabilità condominiale; salvo, però, la necessaria sussistenza di tutti i documenti previsti dall'articolo 1130 bis, che dovranno essere eventualmente forniti – in visione o in copia - dall'amministratore ai còndomini richiedenti interessati alla verifica.

A conferma la Cassazione, sezione II, del 05 ottobre 2020, numero 21271 ha affermato che l’obbligo di preventiva informazione dei condomini in ordine al contenuto degli argomenti posti all’ordine del giorno dell’assemblea risponde alla finalità di far conoscere ai convocati, sia pure in termini non analitici e minuziosi, l’oggetto essenziale dei temi da esaminare, in modo da consentire una partecipazione consapevole alla discussione e alla relativa deliberazione; non è quindi configurabile un obbligo, per l’amministratore condominiale, di allegare all’avviso di convocazione anche i documenti giustificativi o i bilanci da approvare, non venendo affatto pregiudicato il diritto alla preventiva informazione sui temi in discussione, fermo restando che ad ognuno dei condomini è riconosciuta la facoltà di richiedere, anticipatamente e senza interferire sull’attività condominiale, le copie dei documenti oggetto di (eventuale) approvazione.