I Mercoledì della privacy: il trattamento dei dati sensibili del dipendente del condominio

Il condominio/datore di lavoro è il titolare del trattamento dei dati personali del proprio dipendente, che riveste la figura di interessato. Questo comporta innanzitutto che, al momento dell'assunzione, anche per un periodo di prova, il condominio, per il tramite dell'amministratore pro tempore dovrà semplicemente mettere a disposizione del proprio dipendente l'informativa completa in ogni sua parte.

Il trattamento dei dati lecito
Sappiamo che il trattamento dei dati di un interessato deve avvenire lecitamente. Secondo l'articolo 6 Regolamento Ue 16/679, ciò avviene anche quando: «…omissis… b) il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato; … (omissis)».

I dati sensibili
Il Codice della privacy vigente (come modificato dal Dlgs 101/18), statuisce all'articolo 2-sexies che «I trattamenti delle categorie particolari di dati personali di cui all'articolo 9, paragrafo 1, del Regolamento (cosiddetti dati sensibili) sono ammessi qualora siano necessari per: «dd) instaurazione, gestione ed estinzione, di rapporti di lavoro di qualunque tipo, anche non retribuito o onorario, e di altre forme di impiego, materia sindacale, occupazione e collocamento obbligatorio, previdenza e assistenza, tutela delle minoranze e pari opportunità nell'ambito dei rapporti di lavoro, adempimento degli obblighi retributivi, fiscali e contabili, igiene e sicurezza del lavoro o di sicurezza o salute della popolazione, accertamento della responsabilità civile, disciplinare e contabile, attività ispettiva.… (omissis)».

I dati ex sensibili
Inoltre, ai sensi dell'articolo 21 Dlgs 101/18, il Garante ha individuato nel provvedimento del Garante del 13 dicembre 2018 (doc-web 9078972) riportante le prescrizioni contenute nell'Autorizzazione generale numero 1/16 (relative al trattamento di particolari categorie di dati – ex sensibili – nei rapporti di lavoro), le indicazioni cui doversi attenere. Il provvedimento in questione si applica nei confronti di tutti coloro che, a vario titolo (titolare/responsabile), effettuano trattamenti per finalità d'instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, ricomprendendo tra questi addirittura i professionisti.

Specifica che: «Il trattamento delle categorie particolari di dati personali è effettuato solo se necessario (articolo 9, paragrafo 2 Regolamento Ue 2016/679):
a) per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa dell'Unione europea, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ai sensi del diritto interno, in particolare ai fini dell'instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro (articolo 88 del Regolamento Ue 2016/679), nonché del riconoscimento di agevolazioni ovvero dell'erogazione di contributi, dell'applicazione della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro, nonché in materia fiscale e sindacale;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell'incolumità fisica del lavoratore o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa dell'Unione europea, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; il trattamento di dati personali effettuato per finalità di tutela dei propri diritti in giudizio deve riferirsi a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose;
e) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa o professionale;
f) per garantire le pari opportunità nel lavoro;
g) per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro».

Non necessario il consenso del dipendente
Quindi, l'amministratore tratta dati sensibili del dipendente del condominio anche senza acquisirne il relativo consenso.Il provvedimento tra le varie questioni, va anche a specificare i trattamenti che si possono effettuare prima dell'assunzione di un collaboratore/dipendente interessandosi sia delle cosiddette agenzie interinali ma anche del privato che è in procinto di assumere.

In relazione invece al curriculum vitae che pervenga all'amministratore, il Codice privacy all'articolo 111 bis Dlgs 196/2003 detta come «le informazioni di cui all'articolo 13 del Regolamento (tutte quelle dell'informativa), nei casi di ricezione dei curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati al fine della instaurazione di un rapporto di lavoro, vengono fornite al momento del primo contatto utile, successivo all'invio del curriculum medesimo. Nei limiti delle finalità di cui all'articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento (ovvero: il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso), il consenso al trattamento dei dati personali presenti nei curricula non è dovuto».

In ambito condominiale
Andando infine ad analizzare il caso concreto, deve rilevarsi che molto probabilmente l'elaborazione e la gestione delle buste paga del portiere o, comunque, del dipendente, verrà operata da un consulente del lavoro o da un fiscalista esterno al condominio, nominato responsabile per tale precipuo trattamento. Tale circostanza dovrà essere evidenziata nell'informativa e si dovrà procedere alla nomina del consulente quale responsabile del trattamento dati ovvero regolare il rapporto attraverso un contratto di contitolarità.

Laddove poi il portiere, per consuetudine e prassi di quel condominio, oppure per contratto, si occupi della ricezione e dello smistamento della posta dei condòmini, oppure consegna a mano avvisi di convocazione, o raccolga le deleghe per la partecipazione in assemblea, occorre che sia previamente designato come soggetto incaricato e/o addetto del titolare del trattamento (condominio).