I Mercoledì della privacy: consenso per l'uso del numero di telefono da parte dell'amministratore

Il provvedimento del 18 maggio 2006 (Gazzetta ufficiale 152 del 3 luglio 2006) documento web numero 1297626 specifica che «solo in presenza del consenso dell'interessato (salva l'eventuale pubblicità già attribuita a tali informazioni grazie alla loro indicazione in elenchi pubblici), possono essere trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalità di amministrazione della cosa comune, le informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti: il loro utilizzo, infatti, può agevolare, specie in relazione a casi particolari di necessità ed urgenza (ad esempio al fine di prevenire o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dell'immobile), i contatti tra i partecipanti come pure lo svolgimento delle incombenze rimesse all'amministratore del condominio».

La successiva conferma
Nel successivo vademecum «Il condominio e la privacy» pubblicato dal Garante il 10 ottobre 2013 (documento web 2680240), il Garante conferma tale orientamento e specifica che: «I numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l'indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle) oppure se l'interessato abbia fornito il proprio consenso. In ogni caso, occorre sempre tenere presente il principio di proporzionalità circa l'uso di tali recapiti, con particolare riferimento a frequenze e ad orari: il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare situazioni di pericolo o danni incombenti), mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie e non possono essere comunicati a terzi».

Il principio della responsabilizzazione
L'avvento del Gdpr ha però portato nell'ordinamento un principio del tutto nuovo, prima sconosciuto nel nostro paese, che è quello di accountability, con la conseguente responsabilizzazione del titolare e la proattività alla norma.Proprio questi nuovi principi da ultimo enunciati, ed in particolare quello della responsabilizzazione, comporta una necessaria valutazione delle misure tecniche ed organiz zative adeguate che il titolare deve attuare per mitigare il rischio.

In quest'ottica, lo stesso Gdpr riconosce come possibile, per legittimare un trattamento, l'applicazione della base giuridica del «legittimo interesse del titolare», previsto dalla lettera f) dell'articolo 6 Gdpr secondo cui il trattamento è lecito se: «è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali». Il legittimo interesse è un concetto che, seppur già esistente nel Dlgs 196/2003, assume dei connotati diversi all'interno del Gdpr, potendosi inquadrare come la possibilità di autodeterminarsi da parte del titolare nella scelta dei trattamenti da effettuare, purché si resti dentro il perimetro limitato di non ledere i diritti e le libertà dell'interessato.

Il rischio del titolare del trattamento
Un'area di libertà che non trova il proprio fondamento né in una norma, né in un contratto, né nel consenso, ma nella semplice volontà del titolare di trattare i dati personali degli interessati per raggiungere delle finalità prestabilite, indicate all'interno dell'informativa, stando attenti affinché non si leda alcun diritto o libertà di questi.Il rischio che il titolare corre nel voler legittimare il proprio trattamento alla luce del legittimo interesse è che, il campo di applicazione della base giuridica di cui alla lettera f) dell'articolo 6, manifesta comunque una certa alea di soggettività derivante proprio dalla necessaria valutazione che il titolare deve effettuare prime ancora di avviare il trattamento.

I rapporti tra titolare ed interessato
Potrebbe infatti non considerarsi nella maniera corretta il rischio per il diritto o la libertà dell'interessato il quale potrebbe avanzare delle contestazioni e bloccare il trattamento in questione che potrebbe divenire quindi illegittimo in un secondo momento.In particolare, il considerando numero 47 del Gdpr chiarisce che per la valutazione della sussistenza di un legittimo interesse del titolare deve innanzitutto tenersi conto delle «ragionevoli aspettative dell'interessato in base alla sua relazione con il titolare del trattamento». Tale valutazione, che nell'impostazione del Regolamento europeo è svolta autonomamente dal titolare, deve quindi basarsi su ciò che l'interessato potrebbe ragionevolmente attendersi rispetto al trattamento dei propri dati da parte del titolare con cui abbia rapporti (o venga in contatto).

Le declinazioni in ambito condominiale
Ebbene, nel contesto condominiale, quando anche lo stesso Garante sin dal 2006 ha specificato che l'uso del numero di telefono, «può agevolare, (specie in relazione a casi particolari di necessità ed urgenza…) i contatti tra i partecipanti come pure lo svolgimento delle incombenze rimesse all'amministratore del condominio», appare difficile non vedere come applicabile il legittimo interesse. Così come potrebbe considerarsi poco credibile che il condòmino possa non aspettarsi di ricevere una chiamata telefonica dal proprio amministratore laddove questi debba interloquire con lui per questioni collegate al suo mandato.

Ovvio che, fino a quando non interverrà con un provvedimento chiarificatore dell'Autority sul punto, ci troveremo di fronte ad una interpretazione che rischia di venire ribaltata in sede di giudizio a causa dei previ provvedimenti, ma ci si auspica una presa di posizione diversa, che possa agevolare e non complicare la corretta gestione del condominio nel suo complesso.