I mercoledì della privacy: le implicazioni dell’uso di whatsapp in condominio, anche creando un gruppo

Quante volte i condomini chiedono all'amministratore di creare un gruppo whatsapp? Quante altre volte lo creano direttamente, senza neppure chiederlo, anzi, succede che qualche volta l'amministratore n on è neppure invitato al gruppo creato dai condòmini? Quante volte, ancora, seppur non creando i gruppi, i condòmini in maniera talvolta ossessiva e ai limiti dello stalkeraggio, inviano decine di messaggi whatsapp all'amministratore, comprensivi di foto, documenti e quant'altro?

Sovrautilizzo della app
Ormai attraverso questo mezzo si trasmettono anche lettere dell'assicurazione, certificati medici in casi di sinistri con lesione, documentazione per le pratiche di abbattimento delle barriere architettoniche, di tutto e di più.Ma non è finita, sempre più spesso whatsapp è usato anche per trasmettere i dati all'amministratore da parte dei suoi collaboratori o addetti di studio, oppure viceversa, cioè per far transitare dati e documenti dallo studio al collaboratore dipendente, oppure viene usato per inviarli al fornitore che deve trattarli per gestire la pratica che ha in gestione.

Anche in questo caso circola di tutto, informazioni che possono essere ricondotte quanto meno a “dato personale”, laddove per questo, ai sensi dell'articolo 4 Gdpr, si intende qualunque informazione che in maniera diretta o indiretta ci riconduce ad una persona fisica, che sia essa identificata o identificabile.

Le implicazioni privacy
Da un recentissimo studio svolto da Veritas Technology, che ha intervistato 12.500 “colletti bianchi” che lavorano in varie nazioni tra Europa, Medio Oriente, Asia e Stati Uniti, è emerso che il 75% dei dipendenti utilizza whatsApp o altre app di messaggistica istantanea e software di videoconferenza online come Teams e Zoom per condividere dati sensibili, mentre il 71% di questi ammette di usare le applicazioni in questione per inviare informazioni critiche riguardanti l'azienda per cui lavora.

Tra le informazioni scambiate tramite queste applicazioni vi sono password aziendali, dettagli delle carte di credito, dati dei clienti e piani strategici, informazioni bancarie e salariali, e persino risultati dei test Covid-19 dei dipendenti con relativi dettagli medici.La preoccupazione che emerge dallo studio effettuato non è il problema che queste piattaforme non siano abbastanza sicure, (perché molte di esse, come apposta whatsapp, ora supportano la crittografia end-to-end), ma che se il titolare del trattamento non ne approva l'utilizzo, chi le usa potrebbe incorrere in problemi di non conformità riguardanti le normative sulla privacy, Gdpr incluso.

Come se non bastasse, la ricerca ha mostrato che il 79% degli intervistati ha intenzione di continuare ad utilizzare queste applicazioni per il futuro “per comodità personale”.Il problema non è trascurabile laddove si consideri che sono state registrate varie sanzioni per infrazioni del Gdpr riguardanti l'utilizzo di whatsApp o altre applicazioni rischiando poi la diffusione delle informazioni così reperite, con conseguente illegittimo trattamento del dato.

Consigli pratici
Allora cerchiamo di capire le varie circostanze come devono essere gestite e proviamo a dare alcuni consigli pratici:
1)Evitare di creare gruppi whatsapp o quanto meno, non essere “amministratori” del gruppo; infatti, l'amministratore del gruppo è anche titolare del trattamento dati, con ogni conseguenza in relazione al Gdpr, quali ad esempio dover gestire le procedure tecniche ed organizzative per effettuare i trattamenti, comprese le informative e i consensi in quanto si vanno a trattare numeri di telefono che, come noto, non rientrano tra i dati che l'amministratore può trattare in virtù del proprio mandato.
2)Se si ricevono continui messaggi, l'amministratore è nel pieno diritto di “revocare” il consenso del trattamento del proprio numero di telefono da parte del condomino.
3)Se si usa whatsapp come strumento di lavoro verso i fornitori, questo va inserito nell'informativa che si mette a disposizione dei condomini e vanno organizzate per scritto delle procedure in relazione alla conservazione e cancellazione di dette informazioni;
4)Se poi si è soliti far sì che anche i collaboratori utilizzino detto strumento, occorre che le procedure riguardino anche questi e che siano formati sui rischi in relazione ad una eventuale diffusione di dati sia in termini di sanzioni e sia di procedure di data breach.

Insomma, di whatsapp più se ne fa uso, più aumentano i rischi di un trattamento illegittimo e più occorre essere organizzati per poterlo utilizzare. Ma, d'altra parte, mi viene da aggiungere che più si è organizzati e meno c'è la necessità di utilizzare whatsapp.A buon intenditore poche parole.