I mercoledì della privacy: la videosorveglianza in un palazzo con custode alla luce delle Faq del Garante

A volte la presenza di un portiere non è un deterrente sufficiente per eliminare (o quanto meno mitigare) il rischio di subire reati che riguardino le proprietà private o comuni di un edificio condominiale. Sicuramente però, la presenza del dipendente condominiale è una problematica in più da dover gestire in caso di impianto di videosorveglianza in ambito condominiale. Occorre infatti necessariamente prendere anche in considerazione lo Statuto dei lavoratori.

Controllo a distanza dei lavoratori
Leggendo l'articolo 4 della legge 300/1970, troviamo la possibilità di installare impianti e strumenti audiovisivi dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori, purché la predetta installazione sia effettuata in ragione di determinate finalità, quali le esigenze organizzative e produttive, la sicurezza sul lavoro e la tutela del patrimonio aziendale. In ambito condominiale, la sicurezza del patrimonio privato e comune ma anche la sicurezza del dipendente del condominio, possono essere motivi sufficienti per l'installazione e, quindi, considerare lecita la finalità del relativo trattamento.

Il parere obbligatorio dell’Ispettorato
La condizione per installare le telecamere è però quella di richiedere l'autorizzazione all'Ispettorato del lavoro, il quale dovrà emanare un parere favorevole (non è possibile considerare come risposta affermativa il silenzio assenso dell'Ispettorato che, in caso di mancata risposta, dovrà essere sollecitato al fine di riscontrare alla richiesta).Obbligo del condominio quale datore di lavoro, è quello di procedere ad informare adeguatamente il collaboratore dello stabile circa le modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli, ma anche sulle finalità del trattamento.

Le precisazioni del Garante
Con le Faq del 5 dicembre 2020, l'Autority della privacy è intervenuto sul punto chiarendo che l'istallazione non deve essere preceduta da alcuna autorizzazione del Garante.Vige l'obbligo per il condominio di informare gli interessati che stanno per accedere a una zona videosorvegliata attraverso l'informativa (che può essere anche un normale cartello), da collocare prima di entrare nel raggio d'azione della telecamera. Il Garante ha sottolineato nelle Faq che le immagini registrate, inoltre, non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono acquisite.

I tempi di conservazione in un palazzo con custode
Se, in ambito condominiale, le immagini possono essere conservate fino a 7 giorni, come espresso nelle Faq in questione, laddove ci sia un dipendente e, quindi, l'ambiente fosse un luogo di lavoro, sorge il dubbio sulla possibilità di estendere fino ad un tale periodo il tempo di conservazione delle immagini. Appare più congruo, a tutela del lavoratore, consigliare un tempo di conservazione delle immagini, in questi casi, che non superi le 24-48 (massimo 72 ore in caso di giorni festivi).Considerando poi l'approccio in termini di responsabilizzazione che il Garante intende trasmettere in relazione all'applicazione del Gdpr, è il titolare del trattamento condominio a dover individuare i tempi di conservazione delle immagini (portando la questione in assemblea), tenendo conto del contesto e delle finalità del trattamento, del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche ed effettuando, come impongono le Linee guida europee emanate dall'Edpb 3/2019 in ambito condominiale, un'analisi dei rischi.

L’analisi dei rischi
Quest'ultima, deve tener conto dei principi di minimizzazione dei dati e di limitazione della conservazione, dovendosi verificare se vi siano altre misure meno invasive rispetto ai diritti e le libertà delle persone, ed in generale se vi sono le condizioni di rischio che giustificano l'installazione e che prevalgono rispetto ai contrapposti diritti di riservatezza degli interessati che, in relazione alla videosorveglianza, sono la moltitudine dei soggetti che potrebbero entrare nel raggio d'azione della telecamera.

Proprio al fine di mitigare il rischio di trattamenti smisurati rispetto alle finalità, la cancellazione automatica dei dati diventa un elemento fondamentale da valutare nell'analisi dei rischi.Quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto più argomentata deve essere l'analisi dei rischi che vada a legittimare la necessità della conservazione e, quindi, quanto più improbabile la legittimità della stessa in ambito condominiale, soprattutto laddove vi sia il diritto alla riservatezza di un lavoratore da tutelare.