Superiamo il timore delle assemblee online

Le assemblee online rischiano di diventare uno spartiacque nella categoria degli amministratori. Tra quelli pro e quelli contro, tra quelli organizzati e quelli che nemmeno vogliono pensarci. La tecnologia ci fa ancora molta paura, ci obbliga a uscire dalla nostra zona di comfort professionale, dalla convinzione che siccome abbiamo sempre fatto assemblee in presenza questo sia il miglior modo possibile per realizzarle.

La semplicità
Tecnicamente realizzare una assemblea on line è abbastanza semplice, sono sufficienti una piattaforma (possibilmente professionale), un computer dotato di webcam e microfono, e un po' di pazienza. Chi sostiene che l'accesso alle teleassemblee limita il diritto di partecipazione tende a non considerare due ordine di fatti: le persone 50-70 anni sono più digitali di quello che si pensi, il rapporto Hotsuite 2020 riporta che in italia ci sono 80 milioni di smartphone per una popolazione residente di 60 milioni, ci sono 50 milioni di utenti connessi a internet con un tasso di diffusione del 82%, per contro sono molte, moltissime le persone che per ragioni di lavoro, salute, lontananza non partecipano alle assemblee condominiali.

Non sempre le sale riunioni sono esenti da barriere architettoniche e spesso le assemblee sono tenute in orari nei quali un anziano non gradisce uscire di casa, tutti fattori ai quali non abbiamo mai dato peso. Non ci siamo mai posti il problema se la signora Maria avrebbe potuto accedere o recarsi sul luogo dell'assemblea in presenza, ma ora vediamo i problemi di connessione come un limite invalicabile.

Maggiore partecipazione
Nella mia breve esperienza ho ravvisato che i condomini sono molto meno restii, di quello che si pensa, all'idea di partecipare online, anche i più anziani. La maggior parte ha figli o nipoti che li aiutano o si fanno delegare e soprattutto la partecipazione all'online è molto maggiore rispetto alle assemblee in presenza. Occorre pazienza e conoscenza del mezzo, non lo nego, aiutare i condomini a prendere confidenza con una modalità divers a per riunirsi e nuove regole per gestire la discussione, ma funziona.

Certo, troveremo sempre qualche condomino che preme per l'assemblea in presenza nonostante la pandemia, che propone soluzioni impraticabili in pieno inverno come ad esempio riunirsi in cortile o affittare una saletta che ad occhio ci contiene tutti. Qui entra in gioco l'assertività di noi professionisti, la capacità di comunicare in modo empatico ma convincente, l'attitudine professionale a tessere relazioni e facendosi aiutare dai consiglieri la possibilità di far arrivare il messaggio a tutti i condomini anche i più restii. Ora le legge ci da la possibilità di procedere alla convocazione anche solo con la maggioranza dei consensi per cui abbiamo tutti gli strumenti per procedere.

La scelta della piattaforma
Il primo passo è scegliere una piattaforma idonea:
- che garantisca la bidirezionalità;
- che consenta la calendarizzazione degli eventi per generare l'indirizzo della riunione e poterlo inserire direttamente in convocazione come prevede la legge;
-che permetta l'accesso previa accettazione in modo da far partecipare solo i condomini e non gli estranei;
- che sia semplice da utilizzare.

Ulteriori consigli
Il passo successivo è fare qualche prova ed essere pronti a qualche piccolo flop.E' indispensabile mettersi in gioco, apprendere nuove tecniche di comunicazione e l'utilizzo dello strumento digitale, risulta fondamentale scegliere lo spazio ideneo dal quale collegarsi, sia dal punto di vista dello sfondo che dal punto di vista della luce. Apparire in penombra non è particolarmente rassicurante né aiuta i condomini a decifrare la vostra espressione.

E' importantissimo dotarsi di una webcam di buona qualità e inclinarla correttamente, una ripresa dall'alto verso il basso sarà minacciosa, dal basso verso l'alto vi metterà in posizione di sfavore verso i vostri condomini. In ultimo è importantissimo scegliere la giusta distanza per evitare di apparire deformati ed evitare per le signore collane e orecchini rumorosi che potrebbero interferire con il microfono. Un'ultima raccomandazione merita la postura, evitate di sdraiarvi sulla sedia o di dondolarvi muovendovi sulle rotelle, è veramente fastidioso per chi partecipa. Il corpo e la postura comunicano al pari delle parole, quindi occorre fare attenzione ai messaggi che si inviano.

Conclusioni
Il mio consiglio è di collegarsi con un po' di anticipo, condividendo l'invito sia per mail sia su whattsap, in apertura riassumere le regole per la gestione della discussione raccomandando a tutti di alzare la mano e di spegnere il microfono dopo l'intervento. Nei condomìni più restii può essere utile convocare un incontro informale per mostrare ai condòmini come funziona e da parte nostra testare il tutto. In ultimo preparare sempre un piano B ossia avere un device di emergenza e una connessione alternativa e soprattutto essere rassicuranti e rassicurati, la vulnerabilità per un professionista è una soft skill preziosa.