Condominio

I mercoledì della privacy: la scheda del Garante sul diritto di accesso vista nell'ambito condominiale

Consultabile sul sito la Guida all'applicazione del Regolamento europeo e scaricabile il modello per l’esercizio dei diritti

di Avv. Carlo Pikler - Centro studi Privacy and Legal Advice)

In data 17 dicembre 2020 il Garante per la protezione dei dati personali, nell'ottica di facilitare la comprensione e l'applicazione del Gdpr in ambito nazionale, ha provveduto alla stesura di una scheda sul diritto di accesso esercitabile dai soggetti interessati nei confronti del titolare che tratta dei medesimi. A disciplinare il diritto, sono gli articoli 12 e 15 del regolamento Ue 2016/679.

La scheda di accesso in condominio
La scheda rappresenta come il soggetto beneficiario del diritto sia l'interessato (la persona fisica cui i dati si riferiscono), oppure un suo delegato (ad esempio l'avvocato di questi).La richiesta di accesso deve pervenire al Titolare del trattamento che, in ambito condominiale, è il condominio stesso, ma potrebbe essere anche l'amministratore laddove la richiesta riguardi le attività extra mandato o laddove non sia formalizzata per iscritto e secondo i dettami previsti dall'articolo 28 Gdpr la nomina di questi quale Responsabile del trattamento dati.

In modo sintetico ma altrettanto chiaro, la scheda specifica anche, che si può chiedere l'accesso ai propri dati personali per poter conoscere le finalità del trattamento, le categorie di dati, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati sono o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei dati o i criteri utilizzati per determinarlo, l'origine dei dati, nonché di conoscere l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione o trasferimenti dei propri dati fuori dall'Unione europea ad esempio attraverso l'utilizzo di Cloud.

Nessun costo previsto
Il Garante va anche a specificare che non ci sono costi da sostenere per l'esercizio del diritto, tuttavia, «il Titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole, tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni», laddove le richieste dell'interessato sono manifestamente infondate o ecce ssive, in particolare per il loro carattere ripetitivo (casistica ben frequente nel settore condominiale dove spesso, gli amministratori, sono oggetto di vere e proprie attività di «stolkeraggio» da condòmini particolarmente litigiosi). Il Gdpr specifica inoltre che ove siano chieste più copie dei dati personali, il titolare deve tenere conto dei costi amministrativi sostenuti.

I tempi di richiesta
Il diritto di accesso, infine, non incontra i limiti fino alla lesione dei diritti e delle libertà altrui come nel caso in cui, ad esempio, possa causare un pregiudizio effettivo e concreto allo svolgimento di indagini difensive o all'esercizio di un diritto in sede giudiziaria.L'Autority spiega poi che la richiesta di accesso agli atti può non essere motivata e che la risposta deve pervenire entro un mese dalla richiesta stessa, salvo eventuali proroghe nei casi previsti dall'articolo 12 Gdpr, che prevede la possibilità di estendere il termine fino a 3 mesi in casi di particolare complessità (fattispecie difficilmente applicabile al settore dell'amministrazione condominiale). Inoltre, anche laddove fosse possibile applicare questa possibilità di proroga, il titolare deve comunque dare un riscontro all´interessato entro 1 mese dalla richiesta, anche in caso di diniego.

La guida sul sito del Garante
In caso di mancato adempimento alla richiesta di accesso l'interessato può rivolgere un reclamo al Garante o ricorrere all'autorità giudiziaria.Sul medesimo sito del Garante, inoltre, si trova anche la Guida all'applicazione del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali.

Qui possiamo leggere anche che fra le informazioni che il titolare deve fornire in caso di richiesta di accesso agli atti ,non rientrano le “modalità” del trattamento, mentre occorre indicare il periodo di conservazione previsto o, se non è possibile, i criteri utilizzati per definire tale periodo, nonché le garanzie applicate in caso di trasferimento dei dati verso Paesi terzi. Anche per fini probatori, il riscontro all´interessato è meglio che avvenga in forma scritta anche attraverso strumenti elettronici che ne favoriscano l´accessibilità; può essere dato oralmente solo se espressamente richiesto dall´interessato stesso.

La risposta del Titolare del trattamento fornita all´interessato non deve essere solo “intelligibile”, ma anche concisa, trasparente e facilmente accessibile, e si deve utilizzare un linguaggio semplice e chiaro.Il titolare del trattamento, poi, deve agevolare l´esercizio dei diritti da parte dell´interessato, adottando ogni misura tecnica e organizzativa idonea. Una grande mano sul punto la fornisce lo stesso Garante che ha apposto sul sito il modello precompilato per l'esercizio dei diritti tra cui la richiesta di accesso agli atti ex art 15 GDPR.

Infine il Gdpr fa notare che, benché sia il solo titolare del trattamento (condominio) a dover dare riscontro lo stesso Gdpr (articoli 15-22), il responsabile (amministratore) è tenuto a collaborare con il titolare ai fini dell´esercizio dei diritti degli interessati (articolo 28, paragrafo 3, lettera e).

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