Il Condominio

Innovazione tecnologica: la nuova sfida per gli amministratori di condominio

di Daniela Zeba

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C Contenuto esclusivo QdC

Al di là del “terremoto covid” e dell'apatia del legislatore che (a parte la novità del novellato 66 disp.att.c.c.) ha sempre trascurato il condominio, condannandolo ad un perenne anacronismo, numerosi sono gli elementi che stanno determinando il mutamento di contesto e, in conseguenza, della professione di amministratore di condominio, in particolare la diversificazione delle esigenze dei condòmini e conseguente “customerizzazione” dei servizi erogati che differenziano i condomini ed il conseguente target degli amministratori, incrementando il livello di concorrenzialità tra gli studi più “evoluti”.

Ciò influenza l'affermazione di modelli lavorativi e formativi variegati e non standardizzati, lontani dalle logiche tradizionali e spesso non il linea con quanto proposto da molte associazioni di categoria, quali: smart working, apprendimento continuo, autosviluppo e autonomia formativa.Il tutto si inquadra in un' evoluzione tecnologica rapida e pervasiva.

La velocità con cui tutto sta avvenendo è significativa, tanto più se pensiamo a quello che è successo negli ultimi 9 mesi. La rapidità di sviluppo delle tecnologie non pare peraltro supportata da altrettanta velocità di applicazione delle tecnologie e soprattutto dall'adeguamento degli studi amministrativi e della cultura organizzativa e della disciplina normativa (fa eccezione la teleassemblea che però, francamente sembra sia stata disciplinata frettolosamente e approssimativamente solo per favorire il 110%).

Le tecnologie, specialmente informatiche, nella loro evoluzione hanno dato luogo a quella digitalizzazione diffusa, considerata da tutti il fenomeno emergente, determinante nella trasformazione del business e delle professionalità, perchè il progresso va agevolato ed incoraggiato senza avere paure e pregiudizi. Credo di non sbagliare se dico che le vere resistenze derivano dalla pigrizia degli amministratori più che dalla impreparazione dei condòmini.

L'andamento previsto indica una diminuzione di tutte le attività routinarie e ripetitive nella nostra professione (facilitate dalle performance dei migliori gestionali) che mantengono il loro nucleo e la loro stabilità ma che progressivamente si trasformano diventando meno preponderanti, includendo modalità diverse di esecuzione.Impatto della tecnologia sul business e sulla gestione è molto elevato, non tanto e non solo per gli aspetti di pura digitalizzazione, ma per la necessità di fare fronte alla velocità dei cambiamenti e dei riposizionamenti.

Il riadeguamento organizzativo degli studi e di mindset degli amministratori deve essere continuo: chi è capace di giocare attitudini e competenze fa mercato, gli altri rischiano di rimanere fuori. La tecnologia è solo un supporto per incidere più rapidamente e flessibilmente su processi, team, gestione a distanza rapporti con i clienti e i fornitori.

ccorre maggiore flessibilità, autonomia, responsabilizzazione. Ciò ha un diretto impatto sulla gestione: da controllo a indirizzo, “non luogo” di lavoro, management a distanza, competenze nuove.Le competenzeL'accento è posto su una serie di capacità gestionali - metodologiche quali: creatività, problem solving, abilità culturali, self branding, comunicazione.

E' importante quindi la padronanza di competenze e capacità di alto livello senza le quali non riusciamo ad essere consapevoli di quanto sta accadendo e di come affrontarlo. Si fa un ulteriore passo in avanti quando si sottolinea la necessità del possesso non di singole capacità, ma di vere e proprie meta competenze: la motivazione, senza la quale manca la molla ad utilizzare capacità di dettaglio e a contestualizzarle, la flessibilità che ci consente di affrontare la realtà in rapido mutamento, la resilienza per poter far fronte e poi superare inevitabili inciampi e sconfitte nell'ambiente fluido in cui siamo immersi, l'empowerment e responsabilità (nel senso di accountability) per poter consentire all'individuo di agire in prima persona e anche “da solo” abilitato dalle tecnologie di contorno.

Questa rivoluzione digitale che stiamo attraversando sta producendo lo stesso effetto che la rivoluzione industriale ha avuto sulla manodopera operaia. Così come le macchine industriali modificarono radicalmente e sostituirono progressivamente il lavoro umano nelle attività produttive materiali, la digitalizzazione impone ai professionisti di rivoluzionare il lavoro intellettuale, come tradizionalmente inteso. Tale cambiamento ha fortemente modificato il rapporto tra professionista e cliente, tra amministratore e condòmino. Chiunque di noi, uscendo dallo studio medico dopo un' accurata visita da parte del professionista di fiducia, corre su internet a verificare quanto gli è stato diagnosticato.

Questo vale a maggior ragione in condominio.Oggi, complice Google, siamo diventati tutti tuttologi. Il cambiamento imposto dalla rivoluzione digitale sta materialmente modificando il lavoro dei professionisti intellettuali, costretti ad interfacciarsi continuamente con l'iper informazione. Il rischio è rimanere fuori dai giochi e vedere sminuita la propria autorevolezza. Fondamentale diventa acquisire le nuove competenze con la capacità di fare leva sulle peculiarità che possono fare la differenza: l'etica, la conoscenza applicata al nuovo contesto e la capacità di comunicare efficacemente.

Qualche tempo fa a Palermo se ne è discusso nel corso dell'evento “Datacrazia. Il professionista cyborg e la sfida della rivoluzione digitale”, alla quale hanno partecipato i rappresentanti degli Ordini professionali, delle istituzioni e della comunità scientifica. L'intervento più significativo è stato quello del Vice Presidente del Consiglio Nazionale Ingegneri, Gianni Massa che ha detto una grande verità: “esistono velocità differenti su cui è necessario intervenire: la velocità della tecnologia e dell'innovazione che ha drasticamente avvicinato il pensiero all'azione e quella del sistema normativo. Questa differenza sta producendo un cortocircuito tra norme e strumenti in tutti i settori. Le professioni, anche facendo autocritica, stanno costruendo proposte plurali e condivise”.

Ai lavori ha partecipato anche il Presidente dell'Ordine degli Ingegneri di Palermo, Vincenzo Di Dio, che ha così commentato: “La rivoluzione di fronte alla quale ci troviamo offre ai professionisti possibilità ed opportunità. Naturalmente non mancano le criticità. Ma questa è un'onda che dobbiamo imparare a cavalcare. I professionisti sono imprenditori di se stessi e devono essere capaci di interpretare il cambiamento”.

Le innovazioni tecnologiche semplificano, in termini di tempi, di costi e risultati, il lavoro del professionista; tuttavia, insieme agli effetti positivi del cambiamento, la digitalizzazione impatta direttamente sulle competenze del libero professionista, creando una serie di divergenze su questioni quali lo status di autorità, la concezione stessa della professione (pensiamo all'ormai vetusta querelle che vede l'amministratore professionista contro l'amministratore imprenditore).

Siamo perfettamente consapevoli che la digitalizzazione è un processo inarrestabile, ma proprio per questo abbiamo il dovere di lavorare per gestirla al meglio.La domanda è: come?Le libere professioni sono attività intellettuali indipendenti e altamente qualificate con ruoli speciali che afferiscono alla fiducia e alla responsabilità, alla sicurezza, alla tutela dei diritti, alla protezione dei clienti-consumatori-condomini.La situazione che stiamo vivendo ci impone di riappropriarci di quella capacità di saper cogliere le trasformazioni in atto nel mondo del lavoro, nell'economia e nella società, con una visione open mind. La sfida che andiamo ad affrontare incide profondamente (anche) sugli assetti organizzativi e gestionali di uno studio professionale.

Il cambiamento investe le procedure amministrative; coinvolge la territorializzazione dei servizi; trasforma la prestazione monoprofessionale in un servizio multidisciplinare, riducendone le curve dei costi; rimodula la flessibilità dell'orario di lavoro anche attraverso lo smart working. In prospettiva, quindi, la produttività degli studi professionali sarà sempre più associata alla capacità di analizzare le mutate esigenze dei clienti, anticipandone addirittura i bisogni, e predisporre servizi professionali in tempi rapidi e in modo più efficiente.

Dobbiamo essere consapevoli che la sfida dello sviluppo tecnologico può essere raccolta soltanto attraverso investimenti economici ed infrastrutturali, in termini di risorse informatiche, di reti, di collaborazioni, di spese per il personale e per la sua formazione. Sono investimenti importanti, cui i professionisti sono spesso chiamati a far fronte in un contesto di contrazione dei redditi.

Le maggiori difficoltà coinvolgono soprattutto gli studi professionali e le realtà operative di piccole dimensioni, i professionisti più anziani, con minore inclinazione verso l'innovazione tecnologica. Questi professionisti rischiano di rimanere tagliati fuori dai processi di sviluppo tecnologico. Ad essere favoriti saranno soprattutto i grandi studi, ma anche il piccolo studio o addirittura il singolo professionista se supportato tecnologicamente, formato e organizzato in maniera smart, potrà essere competitivo e performante, a maggior ragione se sarà in grado di percorrere percorsi di crescita ed aggregazione, anche multiprofessionale, che consenta di raggiungere le dimensioni adeguate per competere sul mercato.

Il pluralismo dell'offerta dei servizi professionali e l'indipendenza dei professionisti rispetto ai grandi studi può rappresentare, infatti, un valore diverso, ma altrettanto importante ed imprescindibile per la garanzia dell'indipendenza e della cultura professionale.Rispetto a questo obiettivo, non posso non chiamare in causa il ruolo della regolazione statale che dovrebbe aiutare il nostro settore, non per limitarlo, ma per aprirlo al nuovo mercato.

Tutti noi sappiamo che un mercato sano, evoluto e pluralistico dei servizi professionali costituisce un pilastro essenziale per lo sviluppo delle economie nazionali. In questa cornice i governi nazionali dovrebbero legiferare responsabilmente ed in prospettiva, valorizzando una volta per tutte la nostra professione.

Si dovrebbe puntare a competenze e deontologia, che sono sicuramente i primi fattori da tenere in considerazione in una logica di “sviluppo digitale delle professioni”: una strategia che coinvolga tutti gli attori in campo nello sforzo comune di avviare processi di consultazione interni alla categoria, e un confronto anche su base europea, per giungere alla definizione di standard deontologici dettagliati, riferiti alla professione e sottoposti a modelli di aggiornamento costanti.A livello nazionale, numerosi ordini professionali stanno intervenendo nel campo della formazione, per colmare il divario tra ciò che i professionisti hanno appreso in ambito accademico e l'evoluzione della pratica professionale.

Se l'attuale sistema di apprendimento universitario non corrisponde alla realtà “aumentata” delle professioni, che dire dell'amministratore di condominio, che non ha neppure la dignità di una vera professione intellettuale ed ordinistica? Deve essere sottolineata l'importanza di una formazione professionale di base e continua più attenta a coniugare deontologia e tecnologia. Di norma le professioni operano all'interno di un quadro giuridico ed etico, come pure esiste anche una tradizione di autoregolamentazione all'interno delle libere professioni.

A maggior ragione per l'amministratore di condominio, codici di condotta ed elevati standard etici rappresenterebbero elementi distintivi per emergere anche nell'era digitale. Tutelare coloro che richiedono consulenza è la motivazione principale alla base di questa tradizione di autoregolamentazione nei settori delle libere professioni. Un meccanismo di responsabilità analogo a quello che modella gli atteggiamenti delle professioni liberali dovrebbe fare parte anche di noi.

LA NOSTRA CATEGORIA DEVE DARE DELLE INDICAZIONI
E' importante che vi sia consapevolezza per un processo di autoregolazione che preceda un eventuale regolazione pubblica delle attività professionali che avviene spesso in assenza di solide conoscenze delle problematiche in essere e sovente in base ad emozioni e clamori suscitati da casi eccezionali (es. teleassemblee). Sono condizioni che sarebbe opportuno prevenire, guidando ed accompagnando in via autonoma le transizioni tecnologiche che interessano le nostre professioni.Un ulteriore aspetto di criticità determinato dalle tecnologie digitali riguarda l'impegno sempre più ingente degli amministratori nel loro ruolo di intermediari tra istituzioni dello Stato e condòmini.

Da tempo numerose prestazioni professionali di carattere fiscale implicano un contatto diretto e costante con la pubblica amministrazione attraverso piattaforme digitali. È il caso, per esempio, degli F24, CU, 770, dichiarazioni detrazioni IRPEF intermediati dagli amministratori per conto dei condòmini. In questo ambito, è frequente scontrarsi con mutamenti improvvisi di norme, metodi e procedure, e con il conseguente aggiornamento dei software di dialogo richiesti dalla pubblica amministrazione. Ciò si traduce per uno studio professionale in tempi molto ridotti per adeguarsi ai nuovi modelli operativi ed anche in costi per l'adeguamento e l'acquisto degli strumenti informatici.È evidente che la direzione verso la digitalizzazione di questi adempimenti non deve essere messa in discussione.

Occorre tuttavia che la pubblica amministrazione sviluppi un metodo di condivisione con le associazioni professionali delle tempistiche per la conclusione degli adempimenti e della struttura stessa dei software in dotazione, nella consapevolezza che tutto ciò concerne la qualità dei servizi professionali e i diritti dei professionisti e dei loro clienti.Il processo di transizione verso l'economia digitale ci chiama a interpretare un ruolo inedito e, per certi versi, avvincente. I valori della fiducia, della competenza, del rispetto e della responsabilità, che caratterizzano la nostra attività, saranno ancora più tutelati. I condòmini dipendono da persone come noi per servizi essenziali come la sicurezza di vivere in un ambiente sano e protetto.

La qualità delle loro vite, in senso letterale e metaforico, dipende dal nostro lavoro. E se i condòmini dipendono dal nostro lavoro, allora lo fa anche la società nel suo insieme. E questo il legislatore dovrebbe ricordarlo.

Esempi di applicazione dello smartworking nello studio dell'amministratore
Il domani è oggi. Il futuro è già qui.Prendiamo atto che la nostra quotidianità non sarà più la stessa e prepariamoci ad agire di conseguenza con un atteggiamento proattivo, adeguato alla situazione.Mai come in questo caso dobbiamo essere leader, esempio per il nostro team e per i nostri clienti, con attitudine non solo resiliente, capace di adattarsi al cambiamento, ma direi più antifragile, in grado di prendere forza dal cambiamento, come ipotizza Nassim Taleb (“Antigragile. Prosperare nel disordine”).

Rovesciamo la prospettiva con responsabilità e assumiamocela tutta come response-ability, ovvero come capacità di rispondere alla situazione, creando dal caos generato dal covid, una nuova organizzazione lavorativa, migliore e più flessibile ed in grado di adattarsi ad ogni possibile evenienza.Le forze devono essere concentrate sull'adattabilità degli studi degli amministratori per poter continuare a lavorare efficacemente anche in smartworking. Le associazioni dovrebbero concentrarsi nel richiedere strumenti e poteri per l'amministratore, necessari alla sfida tecnologica che ci attende.Possiamo stabilire i punti essenziali necessari per lo svolgimento dell'attività di uno studio professionale? La risposta è affermativa e questa risposta farà la differenza tra uno studio moderno, emancipato ed in grado di anticipare i tempi, rispetto ad uno studio tradizionale, ancorato ad passato e a modalità operative superate e non più congrue al panorama che si sta prospettando.

Il covid ha favorito il cambiamento delle modalità di svolgimento della professione e ciò ha trovato certamente alcuni amministratori più preparati di altri. La chiusura dello studio durante il lockdown ha comportato due fondamentali conseguenze:impossibilità di ricevimento del pubblico.operatività fuori sede dell'amministratore e dei collaboratori/dipendenti.

La chiusura al pubblico non ha causato particolari problemi all'amministratore che:
1.è in grado di fornire risposte e soluzioni ai clienti, fornitori e dipendenti attraverso canali alternativi al contatto fisico, quali sito web, gestionale interventi, e-mail, reperibilità telefonica, numero verde emergenze, utilizzo applicazioni da smartphone; l'accesso diretto alle informazioni ai condòmini è un problema risolto a monte, poichè si neutralizzano i motivi di chiamata;2.ha diffuso una corretta cultura condominiale, eliminando il pericoloso luogo comune che fa l'amministratore il custode (o peggio il portiere) del condominio.3.non riscuote le rate in studio (pessima abitudine) oppure (ancora peggio) fa il porta a porta a casa dei condòmini. Non chiediamoci poi perché nell'immaginario sociale non veniamo percepiti come professionisti;4.accetta riscossioni MAV o tramite bonifico bancario;5.per la notifica di atti e/o raccomandate ha lasciato un numero di reperibilità, per poter essere eventualmente avvisato;6.utilizza la PEC per la ricezione di comunicazioni istituzionali;

La modalità smartworking non ha trovato impreparato l'amministratore che:
1.utilizza gestionale in cloud o è in grado di effettuare ogni movimento contabile e la conseguente chiusura dei bilanci da remoto;
2.si interfaccia conseguentemente con la banca, importando flussi in entrata per le registrazioni automatiche dei versamenti, effettua bonifici e paga gli F24 in maniera massiva tramite il gestionale;
3.elabora in autonomia CU, detrazioni IRPEF, 770 ed invia direttamente o predispone i file da dare al commercialista per l'invio telematico;
4.fornisce con apposito pannello in cloud e/o app la gestione delle manutenzioni e degli interventi H24, 365 giorni all'anno (ovviamente in lockdown sono stati garantiti solo gli interventi urgenti) anche con ausilio di numero verde dedicato. Il pannello offre il vantaggio del controllo delle attività, tenendo traccia di tutte le chiamate per rendere effettiva e trasparente rendicontazione ai condomini;
5.utilizza gli strumenti del web, molti dei quali gratuiti, per tenere archivi digitali, disponibili sempre e dovunque, per potere lavorare in mobilità sempre (non solo in lockdown) offrendo risposte tempestive altrimenti immaginabili;
6.sfrutta le risorse gratuite di google per stilare documenti, tabelle, presentazioni;
7.firma digitalmente contratti e documenti;
8.si interfaccia con le credenziali preferenziali SPID con la pubblica amministrazione per sfruttare canali come SISTER ad esempio, per reperire o aggiornare i dati del registro anagrafe.Tutte le modalità operative appena elencate devono diventare il pane quotidiano dell'amministratore smart che si considera evoluto e se possibile, vuole anticipare i tempi.

Gli strumenti e le capacità organizzative però devono essere efficaci anche a distanza e qui entrano in gioco le capacità comunicative e relazionali di un buon amministratore che deve poter guidare i propri collaboratori, gestire i fornitori e, al tempo stesso, mantenere aperto il canale della comunicazione con i propri clienti-condòmini.

RAPPORTI CON I COLLABORATORI
Il ruolo dell'amministratore, ovunque operi, deve rimanere indiscusso, devono cambiare invece l' approccio, gli strumenti ed i metodi di comunicazione in remoto: la mancanza di interazioni fisiche e l'isolamento sociale, con annessa solitudine nel lavorare a casa, possono essere fattori critici con i collaboratori (in quarantena ad esempio), quindi occorre:
●mantenere il contatto con riunioni periodiche in videoconferenza, fare il punto ogni giorno ad inizio ed a fine giornata (check-in e check-out), tenere alto il morale e diffondere uno spirito positivo, infondere fiducia e rafforzare il senso di appartenenza al team;●dare precisi indicazioni operative comportamentali nel lavoro a casa, per essere sicuri che si osservino anche le precauzioni in conformità del GDPR;
●preparare mansionari scritti e protocolli operativi, definire le priorità settimanali e definire i tempi di raggiungimento degli obiettivi;
●misurare i risultati e la produttività.

RAPPORTI CON FORNITORI
●dare la disponibilità in determinati momenti ed orari;
●pagare le fatture regolarmente;
●gestirli attraverso applicazioni o pannelli commesse;
●fare il punto delle manutenzioni urgenti in atto, di quelle che sono state sospese e prepararli ad un rientro stabilendo con loro un cronoprogramma.

RAPPORTI CON I CONDOMINI:
●mantenere aperto il canale della comunicazione su argomenti anche non legati alla situazione di emergenza
●fare videocall con i consiglieri e fare il punto della situazione, facendo sentire che, seppur a distanza, la gestione è salda e tutto è sotto controllo;
●inviare delle newsletter periodiche diffondendo le comunicazioni;
●preparare i condomini, con adeguate informative, alle video assemblee;
●predisporre adeguate bacheche condominiali (possibile a titolo anche gratuito) per utili informazioni di servizio, specie per le persone anziane, riguardanti sia il condominio che anche servizi utili di quartiere (ad es. orari apertura farmacie, oppure elenco attività di delivery ecc…);
●chiudere i bilanci tempestivamente.E quando, come gli animali che escono dal letargo, come la tartaruga che lentamente fa spuntare la testina dal carapace, quando terminerà l'emergenza covid, possiamo realisticamente pensare che tutto ritornerà come prima?No, nemmeno a distanza di mesi. Nel frattempo avremo modificato le nostre abitudini, quindi più ci abituiamo adesso all'idea di dover necessariamente cambiare approccio lavorativo e più saremo performanti.

E' probabile che lo smartworking possa essere preso in considerazione anche finita l'emergenza, magari per alcuni giorni la settimana; ritengo non sia una cattiva idea favorirlo, purché il rendimento dello studio rimanga inalterato, così come la qualità del lavoro, che occorre ovviamente preservare. A queste condizioni una certa flessibilità non può certo considerarsi negativa, anzi, potrebbe favorire l'organizzazione delle giornate, specie delle donne, che potrebbero conciliare meglio casa e lavoro, evitando spostamenti, perdite di tempo e spese di carburante per la tratta casa-lavoro, solo per fare un esempio.


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