Condominio

Il condominio digitale e le procedure privacy connesse

di Carlo Pikler (Responsabile Centro Studi Privacy and legal Advice) e Aldo Piscitello.

La legge 220/2012 non solo ha riformato l'impianto della regolamentazione del condominio precedentemente vigente, ma ha anche introdotto delle novità che, se colte opportunamente, sono in grado di far crescere la realtà condominiale.
Una di queste è senz'altro il condominio digitale.

Possiamo certamente affermare che il condominio digitale rappresenta un esempio di digital disruption, ovvero il tempo in cui una nuova tecnologia viene introdotta in un determinato ambito sociale, scientifico e giuridico, andando ad operare all'interno della disciplina un profondo o radicale cambiamento dal punto di vista concettuale e delle idee.Il riferimento normativo sul tema lo troviamo nell'art. 71-ter delle disp. att. c.c. così come riformato dalla L. 220/2012, prevede che, quando l'assemblea lo delibera, l'amministratore, ai sensi dell'articolo 1136 codice civile, debba attivare un sito internet del condominio.

In questo modo ogni singolo condomino avrà diritto all'accesso al sito web del condominio e l'amministratore fornirà loro una username ed una password; sul sito saranno caricati i dati e i documenti inerenti al condominio così che ognuno potrà scaricare i documenti di cui ha bisogno sgravando l'amministratore dall'incombenza di ricercare e fornire la documentazione cartacea ai richiedenti e riducendo anche conflitti e frizioni con gli stessi condomini.

Una ventata di innovazione, che, come per la materia sul trattamento dei dati personali, richiede a tutto “l'ambiente condominio” una ventata di innovazione, un cambio di rotta che va ad impattare sul modus operandi degli addetti ai lavori. Possiamo così pensare ad un parallelismo, ad una equazione matematica: tanto l'accontability sta al cambio di mentalità, quanto il condominio digitale sta al cambiamento.

Anche sotto il profilo operativo e pratico, sia la privacy che le innovazioni contemplate all'interno del “condominio digitale” portano ad una crescita per i professionisti e quindi del contesto in cui questi operano e, conseguentemente, ad un importante sviluppo del settore che accompagna valore aggiunto, opportunità di sviluppo, servizi nuovi rispetto agli esistenti migliorandone la fruizione e/o l'efficacia. In particolare, privacy e digitalizzazione, camminano (anzi corrono) nella stessa direzione, che è quella della tecnologia controllata e delle procedure atte ad agevolare l'intero sistema.

Il sito internet del condominio consente all'amministratore ed ai condòmini di poter usufruire con immediatezza, trasparenza efficacia e celerità, di tutto quanto è il contesto condominiale e, sposare la tecnologia in questione con le corrette procedure di adeguamento al GDPR, avviando fin da subito quelle analisi che sono alla base della privacy by design e della privacy by default, sta a significare offrire il servizio per il condomino non solo in maniera tecnologica, ma anche in sicurezza e con ordine, attraverso delle procedure predefinite fin dall'origine come l'accountability e l'art. 32 GDPR ci richiedono.

A portata di un solo click il condominio diviene trasparente, efficace e immediato: trasparente perché, ad esempio, con l'obbligo dell'apertura di un conto corrente introdotto dalla legge di riforma tutti i flussi di denaro transitano nel conto del condominio medesimo, da quelli delle quote condominiali, a quelli necessari a pagare le utenze fino ad arrivare al denaro necessario al pagamento delle ditte; efficace, perchè consente di evitare errori di inserimento dei dati nella compilazione dei bilanci, per non incorrere in errori e non saltare scadenze importanti; immediato, perchè i singoli condomini hanno così l'opportunità di consultare il sito del condominio ed avere l'accesso ai dati necessari, tutto con indubbio vantaggio sui costi e sulla sicurezza.

Ma quali sono le implicazioni privacy?
Innanzitutto analizziamo le figure. Il titolare del trattamento, per ciò che concerne il sito internet condominiale, non può che essere lo stesso Condominio. Su di lui quindi le principali responsabilità. Ma la longa manus del Condominio è sempre l'amministratore, il quale può essere nominato con forma scritta responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 GDPR, ovvero operare come titolare autonomo del trattamento. Anche per la questione in esame conviene ad entrambe le parti (condominio e amministratore) andare a sigillare il rapporto sottoforma di responsabile del trattamento dei dati.

In questa maniera si limitano le responsabilità in capo all'amministratore e si tutelano i condomini in quanto i trattamenti si andranno a circoscrivere alle finalità dettate dal mandato ad amministrare, dal regolamento e dal deliberato assembleare.

Ciò non toglie che, l'amministratore, proprio in quanto longa manus del condominio che amministra, deve attuare quelle procedure tecniche ed organizzative per consentire la conformità del sito. Dall'informativa alle cookies policy, alla tempistica sulla conservazione dei dati, alle procedure automatizzate atte a cancellare i dati dei soggetti che decadono dai diritti di condomino (ad esempio in caso di vendita dell'immobile). E se non si adempie cosa succede?

La responsabilità in capo al titolare e al responsabile è solidale, e le azioni che si potrebbero subire sono sicuramente le sanzioni amministrative descritte nell'art. 83 GDPR ma anche eventuali azioni risarcitorie di stampo civilistico da parte del soggetto interessato che vanta un diritto che presume essere stato reso. Senza dimenticare poi che la privacy è attività pericolosa, come detta l'art. 205° c.c. e, quindi, in capo al titolare e al responsabile la probatio diabolica di dimostrare di aver attuato tutte le misure idonee ad evitare il danno. Quindi condominio digitale si, ma con la privacy by default e by design.

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