Condominio

Teleassemblee: il regolamento proposto da Apice ne rende più semplice lo svolgimento

Allegata la modulistica sull’avviso di convocazione, l’assenso allo svolgimento e le regole sui lavori online

di A.D’A.

Elaborato da Marco Venier, (dirigente Apice) è di utile consultazione il regolamento per le teleassemblee, che potete consultare cliccando qui , con allegata la modulista per la convocazione delle stesse, tutelando l’amministratore da eventuali contestazioni.

Le condizioni
Il testo individua innanzitutto i presupposti per la tenuta di un'assemblea on line:

- Il condominio per il quale si intende tenere la riunione on line, deve essere coperto da un'adeguata connessione ad internet; in caso contrario, l'assemblea non può tenersi.
- I condòmini debbono aver fornito il preventivo assenso per tenere l'assemblea nella forma telematica o con la sottoscrizione di una clausola regolamentare, oppure con la firma di un atto specifico;
- I condòmini debbono aver fornito l'autorizzazione a trattare i propri dati in base alle vigenti normative in tema di privacy, con particolare attenzione alla ripresa video.
- Ciascun dispositivo per il collegamento alla teleassemblea deve essere provvisto di webcam (o strumento similare) integrata o esterna.

La piattaforma on line che ospiterà la tele assemblea deve d’altro canto consentire:facilità di accesso, semplicità di utilizzo, la gestione delle condizioni riguardanti la privacy dei partecipanti, la possibilità di videoregistrazione, previa autorizzazione dei partecipanti, di identificare in maniera certa il partecipante, di consentire la registrazione degli accessi e il conteggio dei tempi di connessione.

La convocazione
Le modalità di invio dell'avviso di convocazione sono le stesse dell'assemblea tradizionale: pec, fax e raccomandata.L'avviso deve contenere, oltre a quanto già previsto dall'articolo 66 disposizioni di attuazione del Codice civile le credenziali e le istruzioni per accedere, dettagliate nel modo più chiaro possibile, tenendo conto che il destinatario potrebbe non essere avvezzo alla tecnologia. A titolo esemplificativo si potrebbe preventivamente disporre di considerare assente chiunque abbia problemi di connessione, per tutta la durata della problematica tecnica, senza poter poi pretendere di tornare indietro su discussioni già definite. Se a disconnettersi fossero Presidente o Segretario e non riuscissero a tornare connessi, verranno sostituiti per il prosieguo da altri soggetti tra gli aventi diritto e rimasti in linea.Ogni patto contrario potrebbe ovviamente essere derogato sul momento con l'assenso degli altri.

Lo svolgimento dell'assemblea
Per lo svolgimento dell'assemblea ci si deve avvalere di idonei applicativi ad uso collettivo che garantiscano l'effettiva compartecipazione degli aventi diritto, la collegialità delle decisioni, la sicurezza delle informazioni scambiate e, se prevista, la segretezza dei contenuti. Ai fini del conteggio del quorum costitutivo, si intendono partecipanti gli aventi diritto che risultino on line ed identificati dall'amministratore o dal presidente, a decorrere dell'orario fissato per l'assemblea. Inoltre il presidente deve gestire gli interventi disponendo, se serve, un dibattito a rotazione in base all'eventuale prenotazione.

Il verbale è compilato dal segretario in modalità telematica, su un file che alla fine, una volta chiuso, viene firmato dal presidente con un sistema di sottoscrizione da remoto che abbia valore probatorio come la firma digitale, la firma grafometrica o l'apposizione di una firma in formato immagine accompagnata da un proprio documento di identità che appaiano solo all'amministratore.


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