Un’amministratrice racconta: le mie assemblee al tempo del Covid

Il 2020 ha segnato sicuramente l'attività dell'amministratore soprattutto nel campo delle assemblee. Si è passati dal non poterle svolgere (e quindi trovare un modo per far sì che le normali attività o almeno quelle essenziali andassero avanti) a non volerle svolgere per paura delle responsabilità che vengono imputate in caso in contagio, ad essere quasi costretti a svolgerle per discutere di argomenti urgenti e improrogabili (e su questo punto dovremmo fare un distinguo fra ciò che considera improrogabile l'amministratore e il condòmino che quasi mai coincide). E quindi come fare? Personalmente sto vivendo esperienze variegate.

Post lockdown la prima assemblea è stata in presenza (mese di Giugno) in una sala presso un oratorio e seguendo le indicazioni di Anaci oltre che del mio legale; mi sono quindi preoccupata che fosse sufficientemente grande per rispettare la distanza di circa 7 m quadri a persona e che potessi far fare io la sanificazione da una ditta specializzata, con rilascio di dichiarazione circa la procedura eseguita e schede tecniche dei prodotti usati (a mia tutela).

Allegate alla convocazione le istruzioni per la partecipazione che molto diligentemente i condòmini hanno rispettato presentandosi tutti con la mascherina; le sedie erano già predisposte distanziate e i condòmini le hanno occupate ordinatamente. Non ci sono stati problemi di sorta, i condomini erano tranquilli e hanno portato l'auto certificazione sullo stato di salute.

Gli inconvenienti sono stati il costo (nolo sala 120,00 € + sanificazione € 150,00 + iva) e la mancanza di voce a fine assemblea.Per le successive assemblee, non riuscendo a trovare altre sale a disposizione (gli oratori sono stati tutti chiusi fino a inizio Settembre e alcuni continuano ad esserlo) ovviamente dislocate nelle vicinanze dei condomini, e che mi dessero anche la possibilità di far fare la sanificazione all‘impresa specializzata, mi sono adattata a farle nel cortile o meglio nel corsello box coperto per evitare, ove possibile, le problematiche derivanti dalle condizioni meteo che ovviamente non possono essere previste quando viene inviata la convocazione.

Nei condomini ove il corsello coperto non c'è, inserisco nella convocazione una terza data e cioè quella della 1a convocazione, della 2a convocazione il giorno dopo la prima e una 3a convocazione il giorno seguente la seconda “in caso di pioggia”. Non so se questa è una soluzione corretta ma ho ritenuto che se l'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile consente di fissare più riunioni consecutive, forse questo criterio poteva essere usato anche per l'assemblea all'aperto adattandolo. Avrò fatto bene? Non lo so, accetto il rischio e vediamo come va ma avendo specificato nella convocazione la terza data “di scorta” sono fiduciosa.

Proprio per questa settimana avevo convocato una assemblea in questo modo; Le previsioni del tempo non erano promettenti ma per fortuna non ha piovuto e quindi non si è posto il problema. Il fatto che abbia trovato questa soluzione non mi esime comunque dal pensare che questo non sia un buon modo per lavorare.

Per le assemblee fatte in presenza posso dire che tutti i condòmini si sono sempre comportati in maniera corretta e ordinata; a parte qualche eccezione, tutti hanno portato l'autocertificazione circa lo stato di salute compilata o, se non l'avevano, comunque sapevano di doverla compilare e lo hanno fatto in loco, e questo mi ha dato la conferma che le istruzioni, allegate alla convocazione in prima pagina, erano state lette.

Si sono organizzati tutti con la propria sedia, posizionata distanziata come da disegno riportato nelle istruzioni e con le mascherine; solo in un caso ho dovuto fornire io la mascherina ad un condomino (ho sempre con me un kit di guanti, mascherine e gel igienizzante).

I condòmini erano tutti contenti di fare l'assemblea nel corsello box (molti non aspettavano altro come se partecipare all'assemblea di condominio fosse l'Appuntamento dell'anno con la A maiuscola), io decisamente meno perché scomodo (spesso con il computer appoggiato al baule dell'auto per la redazione del verbale perché non c'era un tavolo messo a disposizione dei condòmini), poco salubre per la presenza di zanzare e spesso per la poca illuminazione, e assolutamente non edificante professionalmente, ma pur non essendo d'accordo su questa tipologia di convocazione, in molte situazioni l'ho ritenuto necessario.

Per fortuna a breve arriva l'inverno. Ho svolto anche qualche assemblea online, per le quali mi sono mossa mesi fa per la scelta della piattaforma, e ho inviato ai condomini che ritenevo potessero essere favorevoli a questa tipologia di assemblea una modulistica da compilare in cui i condòmini venivano chiamati ad esprimere il proprio parere favorevole o contrario. Nei condomini dove c'è stato anche un solo contrario non ho svolto l'assemblea online.

Pur consapevole che nelle faq del Governo è stato riportato che fosse ammessa questa tipologia di convocazione, molti altri pareri sono invece contrari pertanto ritengo che alcuni rischi sia giusto prenderseli ma non altrettanto creare situazioni di conflitto.Alcuni condòmini mi hanno chiesto di fare una prova prima dell'assemblea per imparare a collegarsi. Qualcuno diffidente ovviamente c'è stato, ma ho scelto una piattaforma che garantisce ai condòmini non informatizzati di poter partecipare con una classica telefonata urbana (metodologia che è stata sfruttata più volte).

La convocazione delle assemblee online riporta quindi, quale luogo di svolgimento, quello virtuale della piattaforma ed è menzionato il link per la connessione oltre che essere allegate le istruzioni per il collegamento. La mattina dell'assemblea mi preoccupo di inoltrare nuovamente via e-mail a tutti i condòmini il link.

Fino ad ora ho organizzato assemblee online con condomini di piccole dimensioni e devo dire che si sono svolte senza problemi particolari (in un caso solo un condòmino il giorno dopo mi ha chiamato dicendo che non era riuscito a connettersi ma per sua scelta non si era poi collegato telefonicamente); anche la connessione è sempre stata buona e solo in un caso un condòmino ha perso qualche minuto di assemblea e alla sua riconnessione l'argomento in discussione è stato ripreso da dove lui aveva involontariamente lasciato.

Al termine di qualche assemblea telematica mi è stato chiesto spontaneamente da alcuni condòmini di proseguire con l'assemblea online anche in futuro perché è stato trovato un modo comodo (ognuno decide di collegarsi ovunque sia) e conveniente (non ci sono costi di nolo sala….).

Ho infine proposto le assemblee online durante quelle in presenza nei casi in cui è stata discussa la fase iniziale del bonus 110% (studio di fattibilità per il salto delle due classi) che quindi darà il suo esito durante il periodo invernale che non consente lo svolgimento dell'assemblea all'aperto (almeno non qui in Lombardia) e la proposta è stata favorevolmente accettata.

Sono quindi fiduciosa che in un prossimo futuro si possano organizzare sempre più assemblee telematiche ma mi pongo un grade quesito in merito alle assemblee miste (in presenza e telematiche) perché è essenziale che le sale, che vengono affittate, siano dotate anche di connessione internet (non è pensabile che l'amministratore possa usare la connessione del suo smartphone) per sostenere il collegamento con coloro che preferiscono la versione telematica ma ad oggi difficilmente oratori e sale comunali ne sono dotate.

Dal mio punto di vista quindi, al momento, o si svolgono le assemblee solo in presenza o solo telematiche cosicché l'amministratore possa rimanere in studio e usare la propria connessione fissa, e non mobile, garantendo quindi il corretto svolgimento della stessa (salvo che abbia uno studio così grande da contenere anche i condòmini in presenza). Con riferimento alle assemblee in presenza, sul territorio ci sono difficoltà a trovare degli spazi adeguati soprattutto per la dimensione e a costi accessibili; questo sarà il grande problema per il periodo invernale che ormai è alle porte.

Riassumendo, nonostante tutte le difficoltà del periodo Covid-19, fino ad ora le assemblee che ho organizzato sono andate bene. Credo che però proprio l'organizzazione sia la chiave di tutto. Che siano in presenza o telematiche ai condòmini bisognare dare istruzioni chiare e precise; per quelle in presenza, siccome ci tengono davvero molto a partecipare, a volte inspiegabilmente, pur di farlo i condòmini si adeguano a tutto.