I Mercoledì della privacy: l’amministratore come responsabile trattamento dati e l’autonomina

La nomina dell'amministratore a responsabile del trattamento dati del condominio amministrato, deve passare in assemblea o, l'amministratore in qualità di legale rappresentante pro tempore del condominio ha i poteri di nominarsi responsabile in autonomia senza passare per la compagine condominiale?La domanda può trovare una risposta solo laddove “nell'autonomina” non si configuri un conflitto d'interessi tra l'amministratore rappresentante e il condominio rappresentato.

Le previsioni normative
Dobbiamo quindi analizzare i disposti codicistici sul tema.Il conflitto d'interessi è disciplinato nel odice civile da due articoli, il 1394 e il 1395. Il 1394 Codice civile dispone: «Il contratto concluso dal rappresentante in conflitto d'interessi col rappresentato può essere annullato su domanda del rappresentato, se il conflitto era conosciuto o riconoscibile dal terzo».

Nel caso che ci riguarda, non vi sono soggetti terzi interessati nell'autonomina in quanto i condòmini dovranno comunque essere considerati rappresentati. L'articolo che, invece, potrebbe applicarsi al caso che ci occupa, è il 1395 Codice civile, secondo il quale: «È annullabile il contratto che si conclude con se stesso, in proprio o come rappresentante di un'altra parte, a meno che il rappresentato lo abbia autorizzato specificamente, ovvero il contenuto del contratto sia determinato in modo da escludere la possibilità di conflitto di interessi. L'impugnazione può essere proposta soltanto dal rappresentato».

Quando si può parlare di conflitto di interessi
Quest'ultima fattispecie sembra calzante al caso che ci riguarda: nel conflitto di interessi regolato dall'articolo 1395 Codice civile, infatti, il rappresentante ha due ruoli (tra loro in ipotetico conflitto) quello di parte contrattuale (in proprio, come responsabile del trattamento dati) e quello di rappresentante dell'altra parte contrattuale (il condominio che lo va a nominare).

La pronuncia di legittimità sul tema
Prima annotazione importante, di conflitto di interesse si potrebbe parlare solo se, come determina il medesimo articolo 1395 , a rivelarlo fosse il medesimo soggetto rappresentato (quindi il condominio o, anche, il singolo condomino). Un aiuto nel comprendere se l'autonomina da parte dell'amministratore come responsabile del trattamento dati comporti un conflitto, ci viene fornito dalla recente pronuncia degli ermellini, i quali, con sentenza della sezione III, del 17 gennaio 2019, numero 1038, hanno definito «il conflitto di interessi quale il contrasto tra due interessi, quello del rappresentato e quello del rappresentante, che devono presentarsi del tutto inconciliabili ed incompatibili, tali da sfociare in un contrasto insanabile».

Tale contrasto o conflitto deve essere tanto forte che, per realizzare l'interesse di uno dei due, dovrà essere necessariamente sacrificato l'interesse dall'altro. Quindi, il conflitto d'interessi idoneo a produrre l'annullabilità del contratto, richiede che si proceda ad effettuare l'accertamento dell'esistenza di un rapporto d'incompatibilità tra gli interessi del rappresentato e quelli del rappresentante.

Come si individua il conflitto
Il contrasto che si deve evidenziare, non deve essere astratto od ipotetico ma concreto e riferibile al singolo atto o negozio posto in essere, tale da creare un utile per un soggetto mediante il sacrificio dell'altro. Ebbene, nella nomina del legale rappresentante amministratore quale responsabile del trattamento dati non si rinviene questo contrasto, tanto meno un vantaggio a favore dell'amministratore a discapito del rappresentato condominio.

Un passaggio assembleare non serve
Nella realtà dei fatti, invece, possiamo tranquillamente ipotizzare che nel compimento dell'autonomina si rinvenga un vantaggio per entrambe le parti, andandosi a regolarizzare le attività di trattamento dei dati personali che appartengono ai condomini, individuando dei limiti, i mezzi e le finalità in base ai quali l'amministratore dovrà effettuare quei trattamenti, collegati in via esclusiva e determinata all'interno delle attività relative al mandato conferito nell'atto di nomina ad amministrare.

Ogni eventuale ulteriore trattamento che esuli dal mandato, così facendo, infatti, necessiterà di un'apposita informativa e di uno specifico consenso, nei quali titolare autonomo e responsabile sarà solo ed esclusivamente lo studio di amministrazione.Il vantaggio dell'autonomina ricade anche sull'amministratore stesso, il quale potrà così vedersi limitate le responsabilità in relazione ai trattamenti, dovendo rispondere in maniera esclusiva all'articolo 28 Gdpr e alle altre norme del Regolamento che si riferiscono in maniera esplicita al Responsabile del trattamento dato.

Il compenso
Unico limite nell'autonomina sta nell'impossibilità per l'amministratore di stabilirsi in quel frangente un compenso per il ruolo di responsabile del trattamento dati che va a ricoprire. Falso problema questo, in quanto facilmente superabile inserendo il proprio compenso nell'offerta oppure nel rendiconto che si porterà all'esame dell'assemblea.