I giovedì di Maipiùsoli.net: amministratore «agile» al tempo del coronavirus

Lavoro agile anche l'amministratore di condomini. A indicarlo il DPCM del 11.03.2020, all'art.1, comma 1, n.7, lettera a) precisa che «sia attuato il massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza».

Ma trasferire, sull'onda dell'emergenza del coronavirus, in tempi brevi, la propria attività on line, non è semplice. Eppure non ci sono alternative se il blocco conseguente all'epidemia dovesse durare a lungo. Ed è anzi l'occasione per ripensare in meglio la propria organizzazione.

Input, output senza carta
Ogni caso è diverso. Analizzare i flussi informativi dello studio dell'amministratore è il primo passo. I documenti cartacei pervengono da enti, fornitori e condòmini. Per posta con lettere ordinarie, raccomandate e notifiche per atti giudiziari o fiscali. La virtualizzazione dello studio si attua attraverso la trasformazione in digitale, con la scansione di ogni documento ricevuto su carta.

Nell'emergenza, se lo studio è chiuso è probabile che raccomandate ed atti notificati siano depositati o presso gli uffici giudiziari o postali. Recarsi presso di questi significa comunque dovere sopportare un rischio che si può ridurre non utilizzando mezzi pubblici, osservando al momento della consegna ampie distanze e non entrando in contatto con l'addetto all'ufficio, ma recependo il plico, dopo il deposito, su un luogo convenuto.

Disinfezione e successiva scansione permettono di rendere virtuale il documento in modo analogo a quanto avviene per tutto quello che viene ricevuto per email. E' consigliabile rendere rarefatti e comunque di una sola persona per volta anche gli accessi allo studio dei soli addetti allo studio e finalizzarli proprio a recepire quanto necessario, per la scansione.

A scansione avvenuta, con il contenuto collocato on line, e l'originale archiviato in modo cronologico nel raccoglitore del condominio, tutto il successivo processo di gestione del documento può essere dematerializzato, anche se la procedura non è quella propria dell'archiviazione sostitutiva per cui l'originale su carta va comunque conservato.

Gli strumenti
Chi opera da solo, anche solamente con un notebook, porta tutto con se e quindi ha pochi problemi.
Per chi lavora invece in team con altri – ed è questa la condizione necessaria sopra i quindici condomìni amministrati – ha un'organizzazione che comporta l'immissione e l'elaborazione multipla di più soggetti sui dati. Può essere organizzato in modo cooperativo o collaborativo oppure con la più classica struttura piramidale con dipendenti con distinte attribuzioni funzionali, alcuni addetti al front end verso i condòmini ed i fornitori, altri all'elaborazione contabile e fiscale ed altri ai pagamenti. In un caso e nell'altro la migrazione verso il lavoro agile o smart working è comunque possibile una volta realizzata la scansione periodica dei documenti cartacei pervenuti.

Due gli scenari più frequenti per rendere “agile” il lavoro: software realizzato per applicazioni client/ server oppure software in modalità web.
Nel primo caso l'applicazione è installata localmente su un desktop o un server dedicato oppure su una macchina virtuale che è attiva sullo stesso server oppure su server remoti, anche su cloud, con accesso tramite internet.

L'accesso da remoto, già realizzato di default per queste ultime configurazioni, si realizza anche per quelle tradizionali semplicemente attivando l'accesso al sistema dall'esterno e dotandosi di un firewall di protezione da eventuali attacchi. Questo avviene sia in ambiente windows che, con modalità analoghe, con gli altri sistemi operativi.

La tecnologia permette di trasferire semplicemente l'immagine dello schermo – cercare su google VNC o VPN - mentre i dati rimangono al sicuro, come se si operasse in studio, sul server. Una variante di questa configurazione è che sul server le applicazioni di gestione siano eseguite non su macchine fisiche ma emulate. L'applicazione gira dentro un'altra applicazione che simula il sistema operativo. Il vantaggio è di poter rigenerare facilmente l'ambiente operativo in caso di guasti hardware o di attacchi.

Chi è invece già dotato di software sviluppato per il web opera già normalmente in modalità remota per cui non dovrà modificare nulla nell'utilizzo.

Da reale a virtuale
Uno studio è soprattutto una squadra e il processo da virtualizzare è la collaborazione efficace. Questo è il significato vero di lavoro Agile, termine mutuato dall'ingegneria del software che definisce processi di interazione con il cliente immediatamente messi in atto e si contrappone allo sviluppo impostato dall'alto verso il basso. Il lavoro “agile” comporta una diversa organizzazione dei lavoro e la ridefinizione dei ruoli improntati alla flessibilità, alla capacità di reagire alle situazioni. Per realizzare tale cambiamento anche al tempo del coronavirus, gli strumenti suggeriti per l'assemblea in videoconferenza nella Guida all'assemblea on line sono immediatamente utilizzabili anche per realizzare riunioni operative, organizzate on line, con calendarizzazione degli incontri, in momenti fissi, per ridurre al massimo le interruzioni. L'obiettivo è di riconfigurare i ruoli in un lavoro di squadra.

Eliminare ogni accesso fisico allo studio è l'altro passo necessario che si realizza con la possibilità di pagamenti inviati via email o su carta e pagamenti on line. Problema non risolto al tempo del coronavirus, quello delle persone, normalmente più anziane, che non sanno utilizzare gli strumenti informatici e che pagavano i mav ricevuti con l'accesso alla propria banca. Nel periodo dell'emergenza questi pagamenti verranno a mancare, per le cautele consigliate, perché non vi sono forme alternative per chi non utilizza strumenti informativi.
Oltre l'emergenza lo studio completamente online per la gestione del condominio è una realtà concreta. I passi necessari nell’infografica, scaricabile facendo click qui .