L’amministratore e il trattamento dei dati personali

Ogni giorno l'amministratore di condominio ha a che fare con decine di dati, talvolta sensibili, riferiti ai singoli condòmini. Queste informazioni, più o meno riservate, vanno trattate con cura e attenzione, evitando che diventino di dominio pubblico. Nei casi più gravi di violazione dei dati sensibili, infatti, l'amministratore può essere sollevato dal suo incarico e pagare un risarcimento alla parte lesa.
Il regolamento europeo sulla privacy
Il Regolamento europeo 2016/679 sul trattamento dei dati personali è entrato in vigore il 25 maggio 2018 e riguarda anche gli amministratori di condominio i quali - come prevede l'articolo 5 del testo comunitario - in quanto responsabili del trattamento dei dati, sono obbligati a trattare gli stessi secondo liceità, correttezza e trasparenza. Il regolamento accresce le responsabilità dell'amministratore, che comunque non necessita del consenso dei condòmini per la tenuta dei dati, a meno che ne faccia un uso non direttamente connesso alla gestione condominiale.
La bacheca condominiale
La bacheca condominiale è uno spazio, solitamente predisposto nell'androne dell'edificio, dove l'amministratore affigge informazioni di pubblica utilità: interruzione della fornitura di energia elettrica, imminente disinfestazione, orari della raccolta differenziata, ecc… Sulla bacheca, inoltre, sono riportati i riferimenti dell'amministratore (indirizzo, numero di telefono, email) a disposizione dei condòmini, mentre non si possono pubblicare i dati personali che in qualche modo permettano a terzi di risalire a uno o più condòmini, come ad esempio la targa dell'automobile.
Altrettanto vietato inserire i riferimenti dei condòmini morosi. Sul punto il Garante per la privacy ha precisato che chi comunica a terzi l'importo del debito di altri partecipanti al condominio vìola le norme e può incorrere in una sanzione. Al contrario, la situazione di morosità può essere comunicata agli altri condòmini proprietari, ma soltanto durante la seduta dell'assemblea condominiale.
Il conto corrente comune
L'articolo 1129, comma 7, del Codice civile, introdotto dalla legge di riforma del condominio 220/2012, dispone che «l'amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica». Ciascun condomino ha quindi il diritto di controllare entrate e uscite del condominio, ma ciò può avvenire solo “per il tramite dell'amministratore” e non direttamente. Nel caso in cui l'amministratore si rifiuti di fornire i documenti richiesti, il condomino richiedente può chiedere la convocazione di un'assemblea straordinaria e inserire fra i punti all'ordine del giorno la revoca del mandato dell'amministratore. Nel caso in cui l'assemblea non raggiunga il quorum, è possibile infine rivolgersi all'autorità giudiziaria, che può procedere alla revoca giudiziale dell'amministratore. Sempre l'articolo 1129 “la mancata apertura ed utilizzazione del conto” e “la gestione secondo modalità che possono generare possibilità di confusione tra il patrimonio del condominio e il patrimonio personale dell'amministratore o di altri condòmini” rientrano fra le gravi irregolarità che possono costare il posto al professionista. Nel frattempo, per ottenere l'estratto conto il condomino può rivolgersi direttamente alla banca, avendo cura di inviare una raccomandata all'amministratore a dimostrazione del diritto di proprietà.
Conservare i dati
Oltre alla gestione dei dati personali è compito dell'amministratore custodire gli stessi ed evitare che si disperdano. Verbali, estratti conto, fatture, il registro di anagrafe condominiale e altri documenti inerenti la vita condominiale vanno conservati con cura e, una volta terminato il mandato, consegnati al successore.