Assemblea senza problemi con il verbale doc

L'ultimo comma dell'art. 1136 c.c. dispone che: ”Delle deliberazioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascriversi in un registro tenuto dall'amministratore”
E' adempimento precipuo del segretario della riunione che normalmente si identifica con l'amministratore di condominio.
Il verbale assume valore determinante se solo si considera che senza esso non vi è alcuna prova documentale dell'avvenuto svolgimento dell'assemblea.
Si discute sulla natura della forma del verbale, se sia chiesta la forma ab sustantiam ovvero solo ab probationem. La giurisprudenza è unanime nell'affermare che la sua redazione assolve alla funzione probatoria. Si tratta di prova documentale a tutti gli effetti ex art. 2702 c.c., norma intitolata “efficacia della scrittura privata” sulla cui base è previsto che «la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazione di chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta».
Volendo inquadrare la verbalizzazione in più ampi istituti, si tratta di dichiarazione di scienza ovvero di atto dichiarativo, in cui viene riprodotto quanto accaduto nell'adunanza, riproducendo quanto è stato deciso. Ne consegue che le eventuali irregolarità formali non comportano l'invalidità della delibera, semprechè si riesca a dimostrare l'effettivo deliberato. Il testo scritto offre esclusivamente una prova presuntiva, potendosi fornire la prova contraria in merito ad ogni suo aspetto.
Il condomino dissenziente che impugna la deliberazione, contestandone la rispondenza a verità, può fornire la prova che l'assemblea mancava dei quorum prescritti o che ha deciso diversamente.
«Il verbale dell'assemblea del condominio, anche nella parte in cui indica la presenza, di persona o per delega, dei condomini, offre una prova presuntiva, di modo che spetta al condomino che impugni la deliberazione, contestando la rispondenza a verità di detta indicazione, di fornire la relativa dimostrazione» (Cass. civ. Sez. II, 11/11/1992, n. 12119).
«Il verbale dell'assemblea di condominio, ai fini della verifica dei “quorum” prescritti dall'art. 1136 cod. civ., deve contenere l'elenco nominativo dei condomini intervenuti di persona o per delega, indicando i nomi di quelli assenzienti o dissenzienti, con i rispettivi valori millesimali. Tuttavia, dovendo il verbale attestare quanto avviene in assemblea, la mancata indicazione del totale dei partecipanti al condominio non incide sulla validità del verbale se a tale ricognizione e rilevazione non abbia proceduto l'assemblea, giacché tale incompletezza non diminuisce la possibilità di un controllo “aliunde” della regolarità del procedimento e delle deliberazioni assunte». (Cass. civ. Sez. II Sent., 13/11/2009, n. 24132).
Il verbale deve specificare:
- il condominio;
- il giorno, l'ora ed il luogo della riunione (la specificazione del giorno e dell'ora è essenziale per identificare il momento iniziale del decorso del termine di decadenza di 30 giorni per impugnare la deliberazione da parte di chi è dissenziente);
- se si tratta di assemblea di prima o seconda convocazione, indicando il motivo per cui si tiene l'eventuale seconda convocazione;
- la modalità di convocazione e l'indicazione che tutti i condomini sono stati invitati a presenziare;
- gli argomenti posti all'ordine del giorno;
- le persone nominate rispettivamente presidente e segretario dell'assemblea;
- le modalità utilizzate per verificare le presenze;
- l'indicazione dei condomini presenti, con precisa indicazione delle rispettive quote millesimali, e di quelli assenti;
- in caso di deleghe, l'indicazione di chi è il delegante e chi il delegato;
- in caso di clausola regolamentare che imponga un limite massimo di deleghe, l'indicazione di quante deleghe sono state conferite ad un medesimo soggetto e da parte di chi onde non incappare nella violazione della predetta clausola;
- la constatazione della valida costituzione della riunione atta a deliberare in ragione del numero di presenze e del numero di quote millesimali;
- l'apertura della discussione per ogni argomento all'ordine del giorno, specificandone l'ora;
- l'approvazione -o la mancata approvazione- dell'argomento per raggiungimento -o mancato raggiungimento- dei quorum deliberativi specificando quanto è stato raggiunto come quorum per singolo tema;
- la chiusura della discussione per singolo ordine del giorno ed il passaggio all'argomento successivo;
- L'indicazione dei condomini dissenzienti per singolo ordine del giorno;
- la chiusura della riunione, con l'indicazione dell'ora;
- la sottoscrizione del verbale da parte del presidente e segretario;
- la sottoscrizione degli allegati da parte degli stessi soggetti;
- l'eventuale sottoscrizione dei soggetti coinvolti in volontà negoziale
Seppur possa sembrare strano, l'ora è rilevante nel caso in cui l'assemblea si protragga fino a tarda serata, si pensi alla decisione su un tema presa a ridosso delle ore 24.00.
L'indicazione del voto contrario è per consentire l'impugnazione entro i successivi 30 giorni da parte del medesimo soggetto. Solo chi ha espresso voto contrario alla decisione presa dall'assemblea è legittimato a rilevarne l'invalidità. Sempre per il rispetto del termine di impugnazione è l'indicazione del condomino assente. Questi ha possibilità di far valere il motivo di invalidità, stante la sua assenza, da quando gli perviene copia del verbale, non avendo partecipato alla riunione e venendo a conoscenza della stessa da questo momento.
L'indicazione dei dati relativi alla convocazione, alle modalità di avviso ed all'invio del medesimo a tutti i destinatari è necessaria ai fini della valida costituzione della riunione ai sensi dell'art. 1136 primo comma c.c.: come noto, sulla base di questa norma, tutti i condomini devono essere chiamati a partecipare all'assemblea.
Nel verbale della riunione deve poi essere specificato se si tratta di assemblea di prima o seconda convocazione in quanto i relativi quorum, sia costitutivi sia deliberativi, possono essere diversi. Abbiamo visto che nella normalità dei casi le maggioranze prescritte, nonostante la norma di portata generale di cui all'art. 1136 c.c. , dipendono dagli argomenti trattati e si differenziano a seconda della loro diversa tipologia. L'indicazione dei quorum costitutivi e deliberativi è per verificare la correttezza della costituzione della riunione e di quanto nella stessa deciso ex art. 1136 commi e 2 e segg. c.c. Così deve essere per tutti gli argomenti posti all'ordine del giorno, dovendo per ogni singolo tema poter essere effettuata questa verifica.
Il rispetto del quorum deliberativo può risultare dall'analisi complessiva del verbale, non essendo in questo caso necessaria l'indicazione della maggioranza raggiunta con l'indicazione dei nominativi dei soggetti favorevoli e contrari alla decisione assunta.
L'erronea verbalizzazione della presenza di un condomino non implica l'impugnabilità della decisione ove la stessa sia stata validamente assunta.
L'adempimento della verbalizzazione e della trascrizione del verbale può essere non simultaneo alla riunione, sebbene sia consigliabile provvedervi a ridosso della riunione per ragioni di opportunità.
Verbale sempre obbligatorio?
Si può discutere se vi sia l'onere di redigere il verbale di una riunione condominiale in cui non si è deciso ma si è solo discusso. Si pensi all'assemblea che si costituisce regolarmente ma che non riesce a decidere sull'argomento trattato, per esempio per mancato raggiungimento del quorum deliberativo necessario. I motivi possono essere i più vari. Non si raggiunge un'espressione decisoria (maggioritaria) dell'assemblea in quanto la proposta racchiusa nell'ordine del giorno non viene tramutata in effettivo deliberato. Non sembra rinvenirsi alcuna espressa norma che obblighi la redazione e conseguente comunicazione di un simile verbale. Gli artt. 1136 c.c. e 1137, comma 1, c.c. fanno esplicito riferimento alle “deliberazioni prese”. Sono tuttavia le eventuali successive iniziative che fanno propendere per la verbalizzazione anche di queste riunioni. Così è per la nomina dell'amministratore: l'art. 1129, comma 1, c.c. sancisce che ove la figura dell'amministratore sia obbligatoria e l'assemblea non vi provveda, la sua nomina questi viene nominato dall'autorità giudiziaria a seguito di ricorso anche di un solo condomino. Da ciò consegue l'opportunità di dimostrare che il tentativo dell'assemblea è stato infruttuoso. Negli stessi termini si esprime l'art. 1138, comma 1, c.c., in tema di obbligo di redazione del regolamento di condominio. Ove l'assemblea di condominio non raggiunga la maggioranza prescritta per la sua valida formazione, il singolo condomino è legittimato a domandare l'adozione giudiziale del regolamento.
Allo stesso modo, è in termini generali l'art. 1105, comma 4, c.c.: questa norma dispone che quando “non si forma una maggioranza” in seno all'assemblea per deliberare sulla conservazione delle cose comuni “ciascun partecipante può ricorrere all'autorità giudiziaria” perché provveda in camera di consiglio.
Sicuramente in questi casi è almeno opportuno redigere il relativo verbale.
Nel condominio negli edifici, poichè la redazione del verbale dell'assemblea costituisce una delle prescrizioni di forma che devono essere osservate al pari delle altre formalità richieste dal procedimento collegiale (avviso di convocazione, ordine del giorno, costituzione, discussione, votazione, ecc.) e la cui inosservanza importa l'impugnabilità della delibera, in quanto non presa in conformità alla legge (art. 1137 c.c.), una volta che l'assemblea sia stata convocata, occorre dare conto, tramite la verbalizzazione, di tutte le attività compiute, anche se le stesse non si sono perfezionate e non siano state adottate deliberazioni, allo scopo di permettere a tutti i condomini, compresi quelli dissenzienti ed assenti, di controllare lo svolgimento del procedimento collegiale e di assumere le opportune iniziative. (Nella specie un condomino aveva chiesto l'accertamento dell'obbligo del condominio di rilasciargli la copia del verbale di un'assemblea e il convenuto aveva opposto il mancato svolgimento dell'assemblea in questione; la S.C., sulla base del riportato principio, ha annullato la sentenza impugnata, che aveva rigettato la domanda enunciando la tesi che quando l'assemblea non perviene ad alcuna delibera sia insussistente l'obbligo di verbalizzazione e manchi l'interesse del condomino al rilascio di una copia del verbale). (Cass. civ. Sez. II, 22/05/1999, n. 5014).
E' chiaro che anche qui la prova della riunione può essere fornita con ogni mezzo, quale ad esempio la prova testimoniale ma, come sopra osservato, il relativo onere probatorio è certamente più gravoso.
Quando diventa contratto
Il verbale di assemblea può perfino assurgere a vero e proprio contratto tra i condomini, da qualificarsi quali parti contraenti, ove riporti il contenuto dell'accordo e la sottoscrizione da parte dei medesimi. Nel caso cui oggetto dell'accordo sia un diritto immobiliare la riproduzione della relativa volontà nel verbale è richiesta a pena di nullità.
Il verbale di assemblea condominiale può essere impiegato per consacrare particolari accordi fra il condominio ed uno dei condomini, purchè il documento sia sottoscritto da tutti i contraenti. In tal modo esso acquista effetto probante e la funzione propria della scrittura privata, fa fede della manifestazione di volontà contrattuale di tutti gli intervenuti e la sottoscrizione vale a conferire alla convenzione la forma scritta che sia richiesta ad substantiam ovvero ad probationem. (Nella specie, la sentenza di merito confermata dalla S.C. aveva ravvisato nel verbale dell'assemblea condominiale, sottoscritto da tutti i condomini una transazione tra un condomino ed il condominio) (Cass. civ. Sez. II, 19/03/1996, n. 2297).
Un verbale di assemblea condominiale può essere impiegato per consacrare particolari accordi fra il condominio ed uno dei condomini: occorre però che il documento sia sottoscritto da tutti i contraenti, perché solo in tal modo esso acquista l'effetto probante e la funzione propria della scrittura privata, per cui in tal caso esso fa fede della manifestazione della volontà contrattuale di tutti gli intervenuti e la sottoscrizione vale a realizzare il requisito della forma scritta. Di conseguenza, le sole firme del presidente e del segretario dell'assemblea, se sufficienti al fine di conferire validità alla deliberazione assembleare, non possono essere valida espressione di volontà contrattuale dei condomini (Cassazione civile , sez. II, 08 luglio 1981, n. 4480; Cassazione civile , sez. II, 08 luglio 1981, n. 4480;Cass. civ. Sez. III, 10/04/1979, n. 2071).
La trasmissione ai condòmini
Ultimo dovere precipuo dell'amministratore in ambito assembleare è la trasmissione ad ogni condomino del verbale della riunione tenutasi 2.6. Verbalizzazione dell'assemblea
L'ultimo comma dell'art. 1136 c.c. dispone che:”Delle deliberazioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascriversi in un registro tenuto dall'amministratore” (cfr. Formule verbali)
E' adempimento precipuo del segretario della riunione che normalmente si identifica con l'amministratore di condominio.
Il verbale assume valore determinante se solo si considera che senza esso non vi è alcuna prova documentale dell'avvenuto svolgimento dell'assemblea.
Si discute sulla natura della forma del verbale, se sia chiesta la forma ab sustantiam ovvero solo ab probationem. La giurisprudenza è unanime nell'affermare che la sua redazione assolve alla funzione probatoria. Si tratta di prova documentale a tutti gli effetti ex art. 2702 c.c., norma intitolata “efficacia della scrittura privata” sulla cui base è previsto che “la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazione di chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta”.
Volendo inquadrare la verbalizzazione in più ampi istituti, si tratta di dichiarazione di scienza ovvero di atto dichiarativo, in cui viene riprodotto quanto accaduto nell'adunanza, riproducendo quanto è stato deciso. Ne consegue che le eventuali irregolarità formali non comportano l'invalidità della delibera, semprechè si riesca a dimostrare l'effettivo deliberato. Il testo scritto offre esclusivamente una prova presuntiva, potendosi fornire la prova contraria in merito ad ogni suo aspetto.
Il condomino dissenziente che impugna la deliberazione, contestandone la rispondenza a verità, può fornire la prova che l'assemblea mancava dei quorum prescritti o che ha deciso diversamente.
Il verbale dell'assemblea condominiale offre una prova presuntiva dell'andamento della deliberazione, potendo il condomino, in sede di impugnazione, fornire la dimostrazione di altra e diversa realtà (Trib. Genova Sez. III, 18/11/2005).
Il verbale dell'assemblea del condominio, anche nella parte in cui indica la presenza, di persona o per delega, dei condomini, offre una prova presuntiva, di modo che spetta al condomino che impugni la deliberazione, contestando la rispondenza a verità di detta indicazione, di fornire la relativa dimostrazione (Cass. civ. Sez. II, 11/11/1992, n. 12119).
Il verbale dell'assemblea di condominio, ai fini della verifica dei “quorum” prescritti dall'art. 1136 cod. civ., deve contenere l'elenco nominativo dei condomini intervenuti di persona o per delega, indicando i nomi di quelli assenzienti o dissenzienti, con i rispettivi valori millesimali. Tuttavia, dovendo il verbale attestare quanto avviene in assemblea, la mancata indicazione del totale dei partecipanti al condominio non incide sulla validità del verbale se a tale ricognizione e rilevazione non abbia proceduto l'assemblea, giacché tale incompletezza non diminuisce la possibilità di un controllo “aliunde” della regolarità del procedimento e delle deliberazioni assunte. (Cassa con rinvio, App. L'Aquila, 02/11/2004) (Cass. civ. Sez. II Sent., 13/11/2009, n. 24132).