I giovedì di MaiPiùSoli.net: il software che vorrei

Risparmiare tempo ed essere più efficienti. Per questo occorre un software adeguato.
Sicurezza sotto controllo prima di tutto, quella che comporta i maggiori rischi e responsabilità per l'amministratore di condominio. Se i condomini gestiti sono molti, il controllo costante delle condizioni reali dell'edificio deve coordinarsi con quello periodico dei documenti.
E anche i pagamenti dei servizi vi devono essere correlati, con la possibilità del condominio committente di recepire in modo automatico presso gli enti il DURC e verificare l'inesistenza di procedure di fallimento che motivino l'incauto pagamento.
Gestire le detrazioni significa sempre di più, anche dopo la trasmissione dei dati per la dichiarazione precompilata, adeguare la certificazione alle richieste dei condomini che devono essere in possesso però di una quietanza di pagamento che ne costituisca il presupposto e, se non l'hanno, occorre produrla ed aggiornare gli archivi.
Pochissimi i software che permettono di effettuare la ripartizione delle detrazioni nei limiti della quota millesimale e dell'ammontare del pagamento effettuato.
La formazione poi è un attività continua, da attuare giorno dopo giorno, e non in 15 ore una volta all'anno: facile se il servizio di news in tempo reale è sulla piattaforma che si utilizza costantemente e collegato a chat che permette l'interazione anche tra un network professionale tra professionisti, perché è dal confronto che si più si impara.
Tutti i software evoluti hanno poi la sincronia dei dati verso le banche che avviene però con l'esportazione dal gestionale e l'importazione nel software bancario: la sincronia diretta B2B con un web service della banca eliminerebbe la possibilità di errori e di perdite di tempo.
Fornire il feedback al proprietario che l'amministratore, lavora subito per lui, dopo la richiesta di intervento e farlo direttamente sul telefonino, è fondamentale per sviluppare il rapporto di fiducia.
Il rispetto dei ruoli deve essere assicurato anche al fornitore, all'artigiano, da un lato controllato ma al contempo valorizzato per il lavoro di squadra, a soddisfare le esigenze del cliente: l'applicazione, sempre su smartphone deve permettere un uso semplice ed una responsività efficace.
In condominio il diavolo si annida nei particolari: poter intestare il pagamento delle rate riscosse in modo automatico ad un soggetto che non centra nulla con la proprietà (es. convivente ) ma che detrae evita discussioni e modifiche che sembrano semplici ma, nel numero dei rapporti gestiti, sono dispersive e complesse.
I software esistenti non hanno la gestione dei diritti in ragione dei ruoli operativi: chi accede fa tutto, inclusi i pagamenti se ne ha le credenziali. Poter adeguare il software alla struttura dello studio secondo modelli orizzontali (front end, back office) o verticali (ciascun amministratore fa tutto) o misti è funzionalità che nessun software sino ad ora realizza.
Se poi ci si rende conto che il software è superato e si vuole cambiare, occorre avere una “strategy exit”. Per evidenti motivi la gran parte dei software, mentre importa, non esporta, se non al più al più le anagrafiche ma mai gli archivi contabili in formato trasparente.
Certificare la qualità rappresenta un costo insostenibile per i piccoli studi: un sistema di gestione della qualità si conforma sempre ad un manuale che ne definisce i processi; se la gestione documentale vi si adegua ed il provider si convenziona con gli enti di certificazione, i costi diventano sostenibili, il metodo di lavoro migliora ed il proprietario ha la certezza che la gestione si svolge con qualcuno che controlla.
E così in sintesi, in dieci punti:
1. Sicurezza, gestione automatica: Duvri e schede tecniche di lavorazione per i condomìni con dipendenti; Verifica automatica del DURC alle scadenze per ciascun fornitore;
2. Sicurezza, gestione automatica: gestione del profilo di rischio dell'edificio per le attività che lo caratterizzano, con “alert” delle condizioni di verifica periodica a scadenza;
3. Pagamenti incauti: verifica automatica dell'inesistenza di procedure fallimentari prima del pagamento;
4. Fisco: gestione delle detrazioni con imputazione al singolo condomino, nei limiti della quota millesimale e del pagato; in alternativa ripartizione in base alla quota millesimale.
5. Formazione: le notizie di settore integrate in tempo reale;
6. Gestione incassi e pagamenti: sincronia automatica coi flussi bancari senza esportazione dei dati sul software corporate multibanca;
7. Gestione interventi e sinistri: interazione verso l'esecutore ed i condomini e il perito dell'assicurazione tutto attraverso il telefonino con accettazione automatica espressa sempre con il telefonino; gestione della soddisfazione del cliente e del fornitore;
8. Gestione incassi: poter personalizzare l'incasso in ragione della possibilità di detrazione (es. conto cointestato, accredito ai fini fiscali ad uno solo dei cointestatari)
9. Possibilità di attribuzione delle funzionalità operative che si conformano ai ruoli organizzativi interni alla studio: esportazione di TUTTI i dati in formato XML per la migrazione verso altri software;
10. Caratteristiche generali: archiviazione documentale completa con certificazione della qualità di processo ottenibile a costi ridotti in ragione di accordi con il provider di gestione della piattaforma che opera da remoto il controllo di gestione totalmente informatizzata.
Per produrre il cambiamento occorre che chi utilizza il software possa acquisire la forza contrattuale che ha perduto, perché pochi sono i software più diffusi e tutti in ambito nazionale. Interagire sul canale www.maipiusoli.net può essere lo strumento.