Fotocopie fatte dal condòmino o dall’amministratore, le spese sono diverse

Un nostro lettore chiede se è possibile estrapolare copia dei documenti condominiali con dispositivi elettronici di proprietà quali <<scanner portatili, macchine fotografiche digitali, telefonini, ecc.>> e, in caso di risposta affermativa, <<a quali spese dovrebbe essere assoggettato? Può un amministratore opporsi a tale utilizzo? Quale la normativa eventualmente applicabile in tale circostanza?>>.
Con la nuova formulazione dell'art. 1130, n. 6) e 7), Cc, il legislatore del 2012 ha previsto la tenuta di alcuni “registri” e, in particolare, il registro di anagrafe condominiale, quello dei verbali delle assemblee, di nomina e revoca dell'amministratore e del registro di contabilità. Tra gli ulteriori documenti essenziali del condominio si annoverano - oltre ovviamente all'indispensabile rendiconto (preventivo e consuntivo), i documenti giustificativi di spesa (fatture, ricevute, ecc.) vincolanti per la redazione del rendiconto, gli estratti conto del conto corrente condominiali e, in generale, la documentazione inerente la gestione dell'amministratore riferibile sia al rapporto con i condòmini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio, si pensi, ad esempio, alle polizze assicurative del fabbricato, ai contratti di mutuo o finanziamento accesi dal condominio, e così via.
L'obbligo di conservazione delle scritture e dei documenti giustificativi vige per dieci anni dalla data della relativa registrazione e l'amministratore, all'atto della cessazione dell'incarico, è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente il condominio ed i singoli condòmini.
I condòmini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere inoltre visione dei documenti giustificativi di spesa ed estrarne copia a proprie spese, nonché, sempre previa richiesta all'amministratore, visione gratuita o copia con obbligo di rimborso delle spese, di copia da lui firmata dei registri condominiali, dei verbali assembleari e della rendicontazione periodica (artt. 1129 e 1130 Cc).
Si ricorda, tuttavia, che l'accesso ai documenti condominiali non deve mai risolversi in un intralcio all'amministrazione, pertanto, tale richiesta non può porsi in contrasto con il principio della correttezza ex art. 1175 c.c. (Cass. n. 12579/2017; Cass. n. 19799/2014). Ciò sta a significare che i condòmini, nell'avanzare richiesta di estrarre copia della documentazione condominiale, devono specificare il tipo di documentazione richiesta, atteso che pretese generiche e indeterminate comporterebbero l'interruzione del normale svolgimento dell'attività di gestione immobiliare.
Partendo dal presupposto che l'amministratore, ai sensi dell'art. 1129, 14° co., Cc, all'atto dell'accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare <<analiticamente>>, a pena di nullità della nomina stessa, l'importo dovuto a titolo di compenso per l'attività svolta e che, ai sensi del successivo art. 1130 Cc, tra le altre cose, è tenuto alla redazione nonché alla conservazione dei documenti condominiali sopra visti, l'attiva di rilascio copia rientra a pieno titolo tra le <<attività>> dell'amministratore, pertanto, allo stesso competerebbero solo i costi materiali per le copie, e non certo compensi aggiuntivi di varia natura (prestazione professionale, costi di segreteria, ecc.).
Salvo che l'eventuale compenso aggiuntivo per il rilascio delle predette copie non sia stato espressamente indicato nel compenso dovuto all'atto di accettazione o rinnovo della nomina e, quindi, chiaramente approvato dall'assemblea dei condòmini.
Tanto è vero che la Corte di Cassazione ha avuto di precisare, in motivazione, che <<che l'esercizio della facoltà del singolo condomino di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili non deve risolversi in un onere economico per il condominio, sicché i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condomini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale (Cass. Sez. 2, 29/11/2001, n. 15159), e non invece costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell'amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell'incarico per tutta l'attività amministrativa di durata annuale (arg. da Cass. Sez. 2, 28/04/2010, n. 10204; Cass. Sez. 2, 12/03/2003, n. 3596).>> (Cass. n. 4686/2018).
Con specifico riferimento al quesito posto dal lettore, si ritiene che nulla osti alla possibilità per i partecipanti al condominio di estrarre copia della documentazione condominiale con propri strumenti elettronici (smartphone, scanner, ecc.).
Tale possibilità, di certo preclusa per ciò che concerne la fotoriproduzione di documenti soggetti al cd. diritto di copia, si pensi ad esempio agli atti giudiziari, ovvero limitata per quei documenti soggetti a “riproduzione riservata”, siccome tutelati dal diritto di autore (L. 633/1941, modificata da D.Lgs. 8/2016, art. 68: <<E' libera la riproduzione di singole opere o brani di opere per uso personale dei lettori, fatta a mano o con mezzi di riproduzione non idonei a spaccio o diffusione dell'opera nel pubblico. E' libera la fotocopia di opere esistenti nelle biblioteche accessibili al pubblico o in quelle scolastiche, nei musei pubblici o negli archivi pubblici, effettuata dai predetti organismi per i propri servizi, senza alcun vantaggio economico o commerciale diretto o indiretto. Fermo restando il divieto di riproduzione di spartiti e partiture musicali, è consentita, nei limiti del quindici per cento di ciascun volume o fascicolo di periodico, escluse le pagine di pubblicità, la riproduzione per uso personale di opere dell'ingegno effettuata mediante fotocopia, xerocopia o sistema analogo. ...>>), non pare trovare limitazione alcuna per quanto attiene ai documenti condominiali, che sono appunto di proprietà dell'intera compagine condominiale i quali, peraltro, non sono soggetti neppure ai limiti riferibili alla privacy, atteso che ogni condomino ha diritto a conoscere tutte le informazioni e i dati raccolti che lo riguardano, le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, ad esclusione di quelle al di fuori dell'ambito condominiale per le quali vi è il divieto di diffusione.
Né pare ostare a siffatta possibilità il disposto dell'art. 71-ter disp. att. Cc, a mente del quale l'assemblea, con le maggioranze di cui all'art. 1136 Cc, può imporre all'amministratore l'attivazione del sito condominiale, proprio al fine di consentire agli stessi condòmini di consultare e, se del caso, ad estrarre copia digitale dei documenti previsti nella stessa delibera di approvazione dell'apertura del sito internet, con costi di attivazione a carico dei condòmini.
Ciò per l'ovvia ragione che, contrariamente alla fotoriproduzione esercitabile dai condòmini con strumenti propri, l'apertura di un sito internet comporta delle spese per tutti i condòmini che, in quanto tali, devono essere approvate dall'assemblea.
In definitiva, salvo eventuali particolari divieti posti dal regolamento condominiale contrattuale, ai condòmini è sicuramente consentito l'utilizzo di strumenti di fotoriproduzione di loro proprietà al fine di estrarre copia della documentazione condominiale, senza alcuna spesa a carico degli stessi, né l'amministratore potrebbe legittimamente rifiutare una siffatta richiesta non esistendo ad oggi alcuna normativa che vieti tale possibilità.
Diversamente, qualora si richieda <<copia firmata dall'amministratore>> dei registri condominiali, dei verbali assembleari e della rendicontazione periodica, ex artt. 1129 e 1130 Cc, evidentemente la fotoriproduzione non risulterà più praticabile