Privacy, inquilini fuori dalla contabilità

L'entrata in vigore del nuovo regolamento europeo sulla privacy dello scorso 25 maggio, ha procurato non pochi allarmi agli amministratori di condominio e non solo.
Uno dei tanti aspetti meritevoli di attenzione è quello della gestione dei conduttori.
È molto frequente, infatti, che gli amministratori utilizzino i dati dei conduttori anche all'interno degli elaborati contabili condominiali e spesso su espressa richiesta proprio dei proprietari o dei conduttori che preferiscono avere contezza delle ripartizioni degli oneri accessori tra proprietà e conduzione direttamente nello stato di ripartizione del rendiconto come in quello del bilancio preventivo. Queste prassi oggi si espongono a nuovi e gravi rischi di responsabilità per gli amministratori.
Il quadro normativo vigente infatti, autorizza l'amministratore al trattamento dei dati del conduttore in funzione di un obbligo di legge esclusivamente ai fini della cura e tenuta del registro di anagrafe condominiale.
Questione profondamente diversa, invece, rimane il trattamento dei dati del conduttore all'interno degli elaborati della contabilità condominiale. In questo caso, infatti, è necessaria la preventiva e precisa raccolta del consenso in forma scritta rilasciata dall'interessato venendo meno il presupposto dell'obbligo di legge al trattamento attesa l'estraneità in punto di diritto del conduttore rispetto all'esclusivo obbligo di contribuzione del proprietario verso l'amministrazione condominiale.
Si potrebbe pensare all'idea dell'utilizzo di un alias ma questo non basterebbe per il semplice motivo che l'inequivocabile collocazione dell'alias in uno stato di ripartizione consentirebbe sempre e comunque di ricondurre quelle informazioni a quel preciso conduttore.
Ma non solo. La questione si fa ancora più rovente se consideriamo come, spesso, negli elaborati contabili condominiali i conduttori rischino di apparire come morosi al termine dell'esercizio finanziario. Questo rende ancora più scomoda la posizione dell'amministratore perché il rischio di passare dall'illecito trattamento dei dati alla diffamazione è elevatissimo attesa l'impossibilità giuridica del conduttore a risultare moroso nei confronti del condominio e l'estraneità del rapporto privatistico di locazione rispetto agli interessi della compagine condominiale.
Il suggerimento, quindi, è quello di escludere totalmente il trattamento dei dati del conduttore in seno a qualsiasi forma di rendicontazione condominiale fatto salvo il caso di un preciso e chiaro consenso scritto da parte del conduttore (che rilascerà molto difficilmente), pena il rischio per l'amministratore di incorrere in gravissime responsabilità amministrative e penali.
Le esigenze del proprietario e del conduttore circa la ripartizione degli oneri accessori dovrà e potrà essere soddisfatta con la consegna agli stessi di elaborati individuali e redatti ad hoc, senza alcuna diffusione.