Il Condominio

Domande e risposte sulla nuova privacy

di Davide Longhi e Matteo Peroni

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C Contenuto esclusivo QdC

Al convegno sulla nuova privacy organizzato da Anaci Milano e Quotidiano del Sole 24 Ore - Condominio sono emersi interrogativi ma sono state date anche le risposte. Eccole.

L'entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati GDPR (UE 2016/679) obbliga a modificare integralmente le tradizionali cautele e le prassi consuete?
Il nuovo regolamento è entrato in vigore il 25 maggio 2018, i fondamenti di liceità del trattamento sono indicati all'art. 6) del regolamento e coincidono, in linea di massima, con quelli previsti attualmente dal vigente Codice privacy – d.lgs. 196/2003 (consenso, adempimento obblighi contrattuali, interessi vitali della persona interessata o di terzi, obblighi di legge cui è soggetto il titolare, interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri, interesse legittimo prevalente del titolare o di terzi cui i dati vengono comunicati). Anche le concrete cautele da attuare nel trattamento dei dati sono state confermate. Quindi, chi già aveva attuato le regole sul trattamento dei dati dovrà considerare sopra tutto la necessità di mantenere alta la guardia e dovrà ricordare che la tutela della “privacy” è un processo da considerare costantemente.


I l consenso al trattamento deve essere scritto?
Il consenso deve essere “esplicito” e quindi non deve essere necessariamente “documentato per iscritto”, né è richiesta la “forma scritta”, anche se questa è la modalità idonea a configurare in modo inequivocabile il consenso ed il suo essere “esplicito” (per i dati sensibili); inoltre, il titolare (art. 7.1) deve essere in grado di dimostrare che l'interessato ha prestato il consenso a uno specifico trattamento. Non è ammesso il consenso tacito o presunto (no a caselle pre-spuntate su un modulo).


Se il condomino è minore l'amministratore da chi deve raccogliere il consenso?
Il consenso dei minori è valido a partire dai 16 anni (il limite di età può essere abbassato fino a 13 anni dalla normativa nazionale); prima di tale età occorre raccogliere il consenso dei genitori o di chi ne fa le veci.


Il consenso espresso da parte dell'interessato (condomino) prima dell'entrata in vigore del nuovo regolamento è ancora efficace ?
Il consenso raccolto precedentemente al 25 maggio 2018 resta valido se ha tutte le caratteristiche previste dalla nuova normativa.
È dunque opportuno che l'amministratore verifichi la rispondenza delle informative attualmente utilizzate a tutti i criteri sopra delineati, con particolare riguardo ai contenuti obbligatori e alle modalità di redazione, in modo da apportare le modifiche o le integrazioni eventualmente necessarie ai sensi del regolamento.
In caso contrario, è opportuno adoperarsi per raccogliere il consenso degli interessati secondo quanto prescrive il regolamento. Occorre quindi esaminare con attenzione ogni posizione e valutare se sia necessario richiedere nuovamente il consenso.


Come deve essere la “formula” per richiedere il consenso, ed in che modalità deve essere rilasciata l'informativa sul trattamento dei dati?
La formula utilizzata per chiedere il consenso: deve essere comprensibile, semplice, chiara (art. 7.2) e deve contenere altresì la finalità/scopo del trattamento per il quale viene richiesto il consenso.
Quanto all'informativa, i contenuti sono elencati in modo tassativo negli articoli 13)-14), del regolamento e in parte sono più ampi rispetto al vigente Codice della Privacy. Deve avere una forma concisa, trasparente, intelligibile per l'interessato e facilmente accessibile; occorre utilizzare un linguaggio chiaro e semplice.
L'informativa è data, in linea di principio, per iscritto e/o formato elettronico/digitale, e deve essere fornita all'interessato prima di effettuare la raccolta dei dati; essa deve contenere le finalità del trattamento, i diritti degli interessati, se esiste un responsabile del trattamento e la sua identità, e quali sono i destinatari dei dati.


Nell'ambito condominiale, chi rappresenta (a) il titolare dei dati, e (b) il responsabile dei dati, e quest'ultimo come viene nominato?
Per “titolare del trattamento” si intende la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali. Pertanto, in ambito condominiale il “titolare” è il singolo condomino che, unitamente agli altri, determinano le finalità e i mezzi del trattamento. L'assemblea è il luogo dove i contitolari svolgono tale loro diritto e tale loro funzione. Nell'ambito condominiale ogni singolo condomino svolge anche il ruolo di interessato in quanto buona parte dei dati di gestione lo riguardano direttamente. È bene precisare che queste indicazioni derivano dai precedenti interventi del Garante della Privacy, ma che in ambito condominiale l'Amministratore ha posizione alquanto diversa da quella del semplice incaricato per contro altrui e che spesso si evidenzia il suo personale ed immediato interesse al trattamento dei dati che affluiscono al suo studio per effetto della gestione comune.
Sempre in ambito condominiale, l'assemblea ha la facoltà di nominare l'amministratore quale “responsabile del trattamento” dei dati personali con lo scopo di contemperare le esigenze di trasparenza con quelle di riservatezza.
Detto conferimento di incarico deve avvenire in maniera formale, attraverso un apposito contratto che dovrà contenere le clausole particolari indicate nell'articolo 28) del regolamento. L'amministratore deve quindi ricevere formale nomina da parte dell'assemblea quale responsabile del trattamento, la quale dovrà al contempo determinarne la durata dell'incarico e l'eventuale compenso.
Parte della dottrina dubita che l'amministratore debba essere necessariamente nominato “responsabile” in quanto il professionista potrebbe essere inquadrato quale “incaricato” se non “contitolare” del trattamento.


L'amministratore ha responsabilità in tema di privacy nel condominio?
L'amministratore deve sempre saper conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli ed è quindi responsabile dei dati da lui trattati.
L'assemblea può decidere di designarlo anche formalmente “responsabile del trattamento” dei dati personali dei partecipanti al condominio (proprietari, locatari, usufruttuari), attribuendogli uno specifico ruolo in materia di privacy. La nomina di altro soggetto, diverso dall'amministratore, quale responsabile dei dati che per necessità di cose affluiscono allo studio dell'amministratore, non può essere vista come causa di esclusione di responsabilità dell'Amministratore per eventuali violazioni della normativa.
Con quale finalità l'amministratore tratta i dati dei condomini?
I dati trattati devono essere quelli strettamente indispensabili all'adempimento del suo contratto di mandato e può trattare solo le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione del Condominio. Fra questi rientrano sicuramente i dati anagrafici.


Con che modalità i dati devono essere trattati dall'amministratore ?
Il trattamento dei dati personali, per essere lecito, deve avvenire nell'osservanza dei principi di proporzionalità, di pertinenza e di non eccedenza rispetto agli scopi per i quali i dati stessi sono raccolti (Cass. Civ. sentenza n. 186/2010).
Cosa significa “trattare” i dati personali?
Per “trattamento del dato” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione. Il trattamento dei dati relativi ai condomini è quindi condizione necessaria per svolgere tutti i doveri in capo all'amministratore; ricordiamo, ad esempio, la convocazione delle assemblee, il calcolo dei quorum, il riparto delle spese.


Qual' è il “dato personale” trattato dall'amministratore?
Qualunque informazione relativa a “persona fisica, giuridica, ente o associazione”, che siano “identificati o identificabili”, anche “indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione” e quindi i dati dei singoli partecipanti al condominio raccolti ed utilizzati per le finalità di cui agli artt. 1117 ss. c.c. sono senz'altro da ricondurre a tale nozione e conseguentemente assoggettati alla disciplina del regolamento della privacy (Corte di Cassazione n. 1593/2013).


L'amministratore può trattare il dato anche senza il consenso dell'interessato?
Il trattamento senza consenso può avvenire quando lo stesso è previsto da un obbligo di legge oppure quando è necessario per adempiere a obblighi contrattuali; è invece necessario il consenso dell'interessato per comunicare i dati personali a terzi. Fuori dei casi previsti dalla normativa, né il condominio, né l'amministratore, né il portiere, né il singolo condomino o inquilino che viene a conoscenza di un dato personale può farlo conoscere ad altro partecipante o a terzi.
Si può quindi puntualizzare quanto segue:
(a)L'amministratore può trattare i dati dei condomini in quanto svolge tale attività nell'ambito dell'esecuzione di un contratto (di amministrazione condominiale).
(b)I dati trattati devono essere quelli strettamente indispensabili all'adempimento del suo contratto.
(c)Per svolgere il trattamento di cui sopra l'amministratore deve fornire idonea informativa secondo le specifiche di legge; le attuali informative vanno quindi aggiornate a comunicate a tutti i condomini e/o terzi soggetti che si interfacciano con il condominio.
L'amministratore può trattare i dati per finalità diverse dal suo mandato?
Si, può trattarli solo previa autorizzazione (consenso) del singolo soggetto interessato (ad esempio per inviare una newsletter o per inserire all'interno dell'anagrafe condominiale ogni dato ulteriore rispetto a quelli indispensabili per la gestione).


Quali sono dati e/o informazioni che può acquisire l'amministratore di condominio?
L'amministratore può, dunque, acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio - siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari - chiedendo le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio. Può chiedere, inoltre, i dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune (newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 del Garante della privacy).


L'amministratore può richiedere la copia dell'atto di compravendita in cui sono riportati i dati da inserire nell'anagrafica condominiale?
L'amministratore non può chiedere, perché risulterebbe eccedente le proprie funzioni, la copia della documentazione: come, ad esempio, l'atto di compravendita in cui sono riportati i dati. Ciò significa che la richiesta di informazioni avanzata dall'amministratore di condominio deve limitarsi alla sola comunicazione dei dati da inserire nel registro. Il garante ritiene che è anche esclusa la richiesta di ottenere copia dell'atto di compravendita ed è anche illegittimo reperire il rogito presso i pubblici registri: è un trattamen¬to eccedente rispetto a quanto previsto dal codice della privacy (provvedi¬mento n. 106 del 19 febbraio 2015 garante della privacy).


L'amministratore può chiedere i dati relativi a soggetti che non assumo la qualifica di condomino?
L'amministratore può acquisire anche informazioni dei soggetti che non rientrano direttamente la compagine condominiale. In questo caso si fa riferimento ai dati anagrafici relativi ai conduttori che dovranno essere convocati per intervenire alle riunioni dell'organo assembleare quando ricorrono i casi disciplinati dall'art. 10), legge 27 luglio 1978, n. 392 (cd. legge dell'equo canone). Tenuto anche conto che l'art. 13) della legge n. 431 del 1998 impone l'obbligo di comunicazione della registrazione del contratto di locazione - anche ai fini della tenuta del registro di anagrafe condominiale - entro sessanta giorni dalla registrazione del contratto).


L'amministratore può consentire a terzi l'accesso ai dati condominiali ?
L'amministratore non deve consentire – salvo i casi espressamente previsti dalla legge – l'accesso a terzi. L'affittuario (locatario conduttore), come qualunque “interessato”, può esercitare il diritto di accesso ai propri dati personali, ma non può chiedere l'accesso ai dati sulla gestione del condominio.


L'amministratore di condominio può trattare anche i c.d. dati sensibili cfr art. 9) regolamento?
Per dato sensibile (chiamato “dato particolare” dal Gdpr) si intende qualsiasi informazione che possa rivelare, tra le altre, lo stato di salute e la vita sessuale, la razza, l'etnia, le convinzioni religiose o politiche di una persona, l'adesione a partiti o sindacati ecc. Tale trattamento è consentito all'amministratore solo nel caso in cui i dati siano indispensabili ai fini dell'amministrazione del condominio: si pensi, ad esempio, ad un sinistro condominiale (caduta nel cortile). Si precisa che tali dati non devono essere inseriti nell'anagrafe condominiale né comunicati a terzi e/o condomini salvo espressa autorizzazione dell'interessato.


L'amministratore può richiedere al condomino i dati sulla sicurezza dell'unità immobiliare privata?
Ai sensi dell'art. 1130 c.c. (modificato dalla legge n. 9/2014) nel registro dell'anagrafe condominiale devono essere inseriti solo i dati della sicurezza relativi alle parti comuni e non a quelle esclusive (newsletter del Garante n. 387 del 23 aprile 2014).


Il condomino può accedere ai suoi dati (fascicolo personale) anche dopo aver consegnato la documentazione all'amministratore?
Sì, anche ai sensi dell'art. 15) del regolamento sulla Protezione dei Dati 2016/679 ogni interessato può accedere ai propri dati ed ha il diritto di averne copia.


L'amministratore può chiedere un contributo per l'accesso ai dati ?
Spetta all'amministratore valutare la complessità del riscontro all'interessato e stabilire l'ammontare dell'eventuale contributo da chiedere all'interessato, ma soltanto se si tratta di richieste manifestamente infondate o eccessive (anche ripetitive).


In presenza di super condominio si deve tenere il registro dell'anagrafe condominiale?
Sì, in quanto l'art. 1117 bis c.c. prevede infatti che, in quanto compatibili, le disposizioni che disciplinano il condominio trovano applicazione anche per il super condominio.


L'amministratore deve avere due registri dell'anagrafe condominiale, di cui uno solo per la gestione della privacy?
No perché non c'è alcun obbligo da parte dell'amministratore di redigere due registri: uno completo di tutti i dati previsti dalla normativa condominiale e l'altro invece privo di taluni di dati sensibili ed esigibile a richiesta dagli interessati (Corte di Appello di Milano decreto n. 3842 del 19 luglio 2016).


I dati attinenti alla gestione contabile del condominio (riparto delle spese - entità del contributo dovuto, mora nel pagamento, oneri pregressi etc) possono essere trattati dell'amministratore?
Sì, possono essere peraltro oggetto di trattamento anche senza il consenso dell'interessato che deve essere però stato informato circa le finalità del trattamento.


L'amministratore può inserire nei documenti condominiali annotazioni personali/personalissime “single” – “litigioso” – “assente nei mesi estivi” ?
Non può compiere un tale attività, perché estranea alle finalità del proprio mandato e quindi eccedenti le finalità di gestione ed amministrazione delle parti comuni (Newsletter 387 del 23.04.2014; Provvedimento n. 106 del 19.02.2015).


L'amministratore può utilizzare il numero di cellulare o l'indirizzo di posta elettronica del condomino?
I suddetti dati possono essere utilizzati solo se sono già indicati in elenchi pubblici oppure se l'interessato abbia fornito il proprio consenso. In ogni caso, occorre sempre tenere presente il principio di proporzionalità circa l'uso di tali recapiti: occorre massimo discernimento per le attività ordinarie e non possono essere comunicati a terzi. Previo consenso dell'interessato sarà possibile inserire l'indicazione delle singole utenze telefoniche intestate ai singoli condomini.


L'amministratore, se richiesto da un condomino per un intervento privato, può comunicare al fornitore il numero di cellulare del condomino ?
Sì, solo previo consenso dell'interessato in quanto in questo caso il trattamento del dato risulta eccedente le attività di gestione delle cose/beni/servizi comuni.


L'amministratore, se richiesto da un condomino, prima di rilasciare informazioni sulla gestione condominiale deve avere il consenso anche degli altri condomini ?
No, per rilasciare le informazioni relative alla gestione del condominio non è necessario il consenso degli altri condòmini interessati.


L'amministratore può divulgare le informazioni sulle spese/morosità a soggetti terzi ? (potenziali acquirenti e agenzie immobiliari incaricate delle vendita)?
Il diritto alla trasparenza non significa che si possano divulgare informazioni sulle spese o sulle morosità al di fuori dell'ambito condominiale. L'art. 63 disp att c.c. obbliga espressamente l'amministratore a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti, che ne facciano richiesta, i dati dei condòmini morosi, in tale ultimo caso si tratta di un adempimento di legale non soggetto alla privacy.


L'amministratore può fornire l'estratto conto bancario al singolo condomino che ne fa richiesta ?
L'amministratore è obbligato a far transitare ex art. 1129 c.c. le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio stesso. Ogni condomino ha diritto di chiedere, per il tramite dell'amministratore, di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica. Pertanto, l'amministratore deve fornire l'estratto conto bancario al condomino, e qualora ritardi/rifiuti la consegna, il singolo condomino può richiedere tale documento direttamente all'istituto di credito (Collegio di Roma dell'Arbitrato Bancario Finanziario, con decisione n. 7960 del 16 settembre 2016).


L'amministratore può inviare un sollecito di pagamento per morosità al condomino presso il proprio luogo di lavoro?
No, se la comunicazione/sollecito inviata/o risulti accessibile da chiunque sul posto di lavoro. In ogni caso non ci deve essere alcun riferimento alla morosità.


L'amministratore può utilizzare un drone per un far eseguire un sopralluogo areo sulla facciata o sul tetto condominiale?
Per la facciata, si deve ricordare che l'utilizzo di un drone può comportare grave invasione nella sfera privata di terzi (si pensi al drone che voli in corrispondenza di una finestra della camera da letto coniugale che si trovi al ventesimo piano di un grattacielo).
Fatte salve queste particolarità, possiamo rispondere in senso affermativo, pur restando ferme le sanzioni vigenti in materia di trattamento dei dati personali. L'amministratore dovrà quindi evitare di invadere gli spazi personali e l'intimità delle persone, evitando di riprendere e diffondere immagini che contengono dati personali come targhe di macchine, indirizzi di casa, nomi sul citofono ecc.
Inoltre, si ricorda il rispetto delle prescrizioni dell'ENAC la quale ha istituito il divieto di volo in area popolata.


La targa posta nel condominio che identifica l'amministratore dello stabile può violare la privacy dell'amministratore?
No, perché il legislatore ha probabilmente ritenuto di tutelare la sicurezza del fabbricato e dei terzi rendendo immediatamente verificabili, in caso di necessità, tali dati.


Quali informazioni possono essere inserite nella bacheca condominiale?
Le bacheche condominiali sono utilizzabili per avvisi di carattere generale (ad esempio relativi ad anomalie nel funzionamento degli impianti) e non per comunicazioni che comportano l'uso dei dati personali riferibili a singoli condòmini.
Sono pertanto vietati avvisi tipo “il sig. Rossi è pregato di passare in portineria per le quote relative alla riparazione della colonna pluviale”, “si prega la signora Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel cortile”, come pure quelli che contengono indicazioni precise sulle autovetture dei singoli condòmini (targa dell'automobile e relativo posto auto). Infine, non possono esservi contenute comunicazioni circa la morosità (che consiste nel ritardo nel pagamento delle spese condominiali) di uno o più condomini (argomento che può essere oggetto di discussione in assemblea).
Di contro, è bene ricordare come le bacheche condominiali non possano essere utilizzate per notificare ai condomini assenti i verbali di assemblea.
Questo perché gli spazi condominiali sono utilizzabili solo per diffondere avvisi a carattere generale, mentre per comunicazioni individualizzate è necessario fare ricorso a modalità alternative che scongiurino il rischio che soggetti terzi vengano a conoscenza delle informazioni relative - ad esempio - ai singoli condòmini o affittuari.
È consentito, invece, lasciare i verbali dell'assemblea, in busta chiusa, nella cassetta delle lettere del singolo condomino.
Si segnala sul punto un'esaustiva pronuncia del Garante della Privacy (08.07.2010): “l'utilizzo di spazi condominiali accessibili a terzi risulta giustificato per la comunicazione di “avvisi di carattere generale utili ad una più efficace comunicazione di eventi di interesse comune”, dovendosi viceversa rimettere “a forme di comunicazione individualizzata, o alla discussione in assemblea, la trattazione di affari che importi il trattamento di dati personali riferiti a condomini individuati specificatamente” (cfr. anche Provv. 12 dicembre 2001, doc. web n. 31007) RITENUTO che, nel caso di specie, l'esposizione nelle bacheche condominiali dell'avviso di convocazione dell'assemblea straordinaria e della copia del ricorso proposto dalla ricorrente –pur attinenti a vicende di interesse condominiale, quali le iniziative da intraprendere a tutela del condominio– risulta essere avvenuta in violazione, oltre che del principio di necessità (art. 3, del Codice), delle disposizioni in tema di pertinenza e non eccedenza dei dati trattati (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice); ciò, in ragione del fatto che le finalità perseguite avrebbero potuto essere ugualmente raggiunte omettendo i riferimenti all'interessata e, comunque, ricorrendo a modalità alternative, quale, ad esempio, rendendo disponibile copia del ricorso ai condomini che lo avessero richiesto (cfr., al riguardo, anche Provv. 19 febbraio 2009, doc. web n. 1601674); RITENUTO, altresì, che, per le medesime ragioni, debba considerarsi illegittima (con correlata illiceità del trattamento svolto) l'affissione del prospetto recante informazioni sulla ripartizione delle spese condominiali, tenuto conto che anche l'indicazione delle sole iniziali degli interessati può risultare comunque idonea –specie se accompagnata (come nel caso in esame) da ulteriori elementi quali l'individuazione nominativa degli altri partecipanti alla compagine condominiale, ovvero dalla possibilità, in astratto, di associare dette iniziali a un nominativo chiaramente individuato (ove, ad esempio, risultante dal citofono)– a rendere identificabile i soggetti coinvolti (art. 4, comma 1, lett. b) del Codice)”.


In presenza del sito internet condominiale come devono essere tratti i dati ?
Su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza degli intervenuti che costituiscano la metà del valore dell'edificio, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet che consenta ai condomini di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti nella delibera assembleare. La modalità di diffusione dei contenuti sul sito deve rispondere ai requisiti di necessità e proporzionalità del trattamento, qualora vi siano contenuti che riguardano dati personali dei condomini.


Quali dati possono essere pubblicati sul sito internet condominiale? In che modo il singolo condomino può avervi accesso?
L'amministratore dovrà rendere accessibili con questa modalità solo i documenti adottati dall'apposita delibera assembleare, ad esempio i dati contabili ed i verbali approvati o qualsiasi altro documento attinente alla gestione condominiale.
A tal fine, ad ogni condomino dovrà essere messo a disposizione dall'amministrazione condominiale un proprio specifico profilo per il login, in quanto solo le persone che ne hanno diritto possono consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali. Devono quindi essere previste delle procedure, ad esempio l'autenticazione tramite password individuale, che consentano l'accesso sicuro a tali documenti digitali.
È necessario prestare particolare attenzione nel caso in cui siano trattati, tra l'altro, i dati sensibili – come quelli che si riferiscono alle condizioni di salute di una persona - o quelli giudiziari.


L'assemblea di condominio può essere videoregistrata (filmato video)? A sua volta, il singolo condomino può registrare una conversazione (solo audio) durante l'assemblea?
Quanto al primo quesito, la risposta è affermativa: l'assemblea condominiale può essere videoregistrata, ma solo con il consenso informato ed espresso di tutti i partecipanti (Garante della Privacy) e di ciò va fatta menzione nel verbale di assemblea.
La documentazione, su qualsiasi supporto, deve essere conservata al riparo da accessi indebiti e fa parte della documentazione condominiale accessibili da parte di tutti gli interessati, e non deve essere divulgata a soggetti terzi che non abbiano partecipato all'assemblea. Infatti, chi effettua riprese all'insaputa degli altri integra una fattispecie di reato.
In risposta al secondo quesito, è altresì da ritenersi lecito che un condomino presente fisicamente all'assemblea condominiale effettui la registrazione del solo audio (no video) della riunione, sia chiedendo l'autorizzazione all'amministratore/assemblea che procedendo in maniera occulta.
Secondo il Trib. Bologna sentenza n. 596/1999 la richiesta di registrazione dell'audio non può essere rigettata senza giustificato motivo, in quanto la registrazione assicura la correttezza di quanto verbalizzato.
Infatti, ciascun partecipante ad una conversazione, sia essa una riunione di condominio o un colloquio tra amici, accetta il rischio di essere audio-registrato (Cass. 18908/2011). La registrazione equivale ad una documentazione di quanto accaduto, tanto da potersi utilizzare in giudizio come prova. Inoltre, non si verifica la lesione alla privacy dei partecipanti, in quanto la registrazione non dà luogo alla “compromissione del diritto alla segretezza della comunicazione, il cui contenuto viene legittimamente appreso solo da chi palesemente vi partecipa o assiste” (Cass. S.U. 36747/2003).
Si segnala infine che secondo la sentenza Cass. 24288/2016 le registrazioni di conversazioni tra presenti – e quindi anche delle assemblee condominiali – compiute da uno dei partecipanti «non necessitano dell'autorizzazione del giudice per le indagini preliminari, ai sensi dell'art. 267 c.p.p., in quanto non rientrano nel concetto di intercettazione in senso tecnico, ma si risolvono in una particolare forma di documentazione che non è sottoposta alle limitazioni ed alle formalità proprie delle intercettazioni».


Un condomino può installare una telecamera per la sicurezza della sua unità immobiliare?
Sì, perché quando l'installazione di sistemi di videosorveglianza viene effettuata da persone fisiche per fini esclusivamente personali - e le immagini non vengono né comunicate sistematicamente a terzi, né diffuse (ad esempio attraverso apparati tipo web cam) - non si applicano le norme previste a tutela della privacy. In questo specifico caso, ad esempio, non è necessario segnalare l'eventuale presenza del sistema di videosorveglianza con un apposito cartello. Rimangono comunque valide le disposizioni in tema di responsabilità civile e di sicurezza dei dati. È tra l'altro necessario – anche per non rischiare di incorrere nel reato di interferenze illecite nella vita privata - che il sistema di videosorveglianza sia installato in maniera tale che l'obiettivo della telecamera posta di fronte alla porta di casa riprenda esclusivamente lo spazio privato e non tutto il pianerottolo o la strada, ovvero il proprio posto auto e non tutto il garage.


Un condomino, per installare una telecamera privata, necessita dell'autorizzazione dell'amministratore e/o dell'assemblea?
No, se l'installazione avviene per la sicurezza/tutela della sua proprietà purché l'impianto singolo sia limitato ai propri spazi privati.
In presenza di una telecamera a tutela della proprietà privata installata da un singolo condomino come deve comportarsi l'amministratore, se sollecitato da altri condomini che lamentano la violazione della riservatezza?
È consigliabile che l'amministratore scriva una lettera al condominio istallante chiedendo che lo stesso confermi per iscritto:
a) che l'impianto installato è un sistema di videosorveglianza effettuato da persona fisica e viene espletato in ambito privato e per fini esclusivamente personali (sicurezza personale o patrimonio);
b) che le immagini non vengono né comunicate sistematicamente a terzi, né diffuse (ad esempio attraverso apparati tipo web-cam o altri sistemi di diffusione);
c) che la posizione della visuale della telecamera è fissa ed inquadri solo parti private.


L'assemblea può deliberare l'installazione di telecamere condominiali?
Sì, con la maggioranza di cui all'art. 1136 comma 2 c.c. (almeno 500 millesimi e maggioranza degli intervenuti) come previsto dall'art. 1122ter c.c..
L'installazione deve sempre corrispondere ad un interesse condominiale. (D.Lgs 196/2003 - Provv. 8 aprile 2010 - Regolamento UE 2016/679).


L'assemblea, nel deliberare l'installazione di un sistema di videosorveglianza, deve indicare le finalità?
Sì, perché la raccolta, la registrazione, la conservazione e in generale, l'utilizzo di immagini attraverso un sistema di videosorveglianza configura un trattamento di dati personali che è lecito solo quando rispetta i principi fondamentali previsti dal codice quali liceità, finalità, necessità e proporzionalità, ed è ammesso se il fine è quello della tutela del patrimonio immobiliare e della sicurezza delle persone che vi risiedono.


In presenza di sistema di videosorveglianza condominiale, come deve essere rilasciata l'informativa? Nel caso in cui il condominio abbia uno o più dipendenti, come deve comportarsi l'amministratore per dotarsi di impianto di videosorveglianza senza incorrere in illeciti?
L'installazione di un sistema di videosorveglianza condominiale impone innanzitutto il rilascio dell'informativa “breve”, ovvero apponendo il cartello che avvisi la presenza di un'area videosorvegliata; trattasi di indicazione obbligatoria e che deve rispettare alcune regole base: deve essere posto prima dell'angolo di ripresa delle telecamere, deve riportare se l'impianto è funzionante anche di notte, deve essere posto in un luogo illuminato, e deve riportare indicazioni del titolare del trattamento delle immagini e le finalità.
Oltre a ciò, dovranno essere rispettati anche gli adempimenti relativi all'informativa “completa” di cui agli artt. 13 e 14 regolamento europeo della privacy.
Nel caso particolare che il condominio abbia uno o più dipendenti (portiere, custode ecc.), per dotarsi di regolare impianto di videosorveglianza l'amministratore dovrà esperire la pratica presso la DTL (Direzione territoriale del lavoro.) per ottenere la relativa autorizzazione, con indicazione dei tempi di registrazione delle immagini e delle eventuali modalità.
È evidente dalla semplice lettura dell'art. 4) dello Statuto dei lavoratori, che è necessaria l'autorizzazione preventiva delle DTL anche se l'impianto non è messo in funzione. “…In tema di impianti audiovisivi di controllo a distanza dei lavoratori, l'idoneità dell'impianto a ledere il bene giuridico protetto è sufficiente ad integrare il reato, anche se l'impianto non è messo in funzione, poiché, configurandosi come un reato di pericolo, la norma sanziona a priori l'installazione, prescindendo dal suo utilizzo o meno…” (Cass., Sez. III pen., 12 novembre 2013, n. 4331).
Pertanto, qualora nel corso dell'attività ispettiva, l'ispettore riscontri l'installazione di impianti audiovisivi in assenza di uno specifico accordo sindacale ovvero in assenza dell'autorizzazione rilasciata da parte della Direzione del lavoro territorialmente competente, deve impartire una prescrizione, ai sensi dell'articolo 20 d.lgs n. 758/1994, al fine di porre rimedio all'irregolarità riscontrata mediante l'immediata cessazione della condotta illecita e la rimozione materiale degli impianti audiovisivi, essendo tale adempimento l'unico idoneo ad eliminare la contravvenzione accertata.
Anche in tal caso sussiste l'obbligo dell'informativa di cui all' art. 13) del regolamento europeo della privacy.


In presenza di sistema di video sorveglianza condominiale come si devono gestire le immagini?
Le immagini dovranno essere raccolte e custodite, trattandosi di dati personali, applicando le misure di sicurezza minime e idonee (art. 33-36 c.p.). Si dovranno quindi custodire in luogo non accessibile a estranei e dovranno essere previste protezioni fisiche e logiche (una password di almeno otto caratteri alfanumerici che si cambia ogni sei mesi e un armadio chiuso con chiave ove posizionare gli apparati).
La norma prevede che le immagini possono essere conservate per 24/48 ore e massimo fino a 7 giorni.


L'assemblea di condomino può prevede l'installazione di un sistema di video sorveglianza “settoriale” cioè limitato solo ad una zona/parte del condominio?
Si, solo se sussiste un interesse condominiale, diversamente si avrebbe una violazione del diritto alla riservatezza.


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