Condominio

Chi è autorizzato a prendere visione ed estrarre copia dei documenti condominiali

di Giuseppe Màrando

Precisi adempimenti posti a carico dell'amministratore dalla riforma legislativa del 2012 hanno dato maggior rilievo al principio della trasparenza nella gestione condominiale (v. in particolare gli articoli 1129, 1130, 1130-bis e 63/1° disp. att. del codice civile). Nel contempo è stato codificato il diritto all'informazione (già ricavabile per analogia dall'art. 1105, 3° comma, cod. civ. in tema di comunione) obbligando l'amministratore ad una serie di comunicazioni, sia all'assemblea che ai singoli. La convergenza di entrambi i fattori porta ad un notevole rafforzamento del potere di controllo dei condòmini, il cui aspetto più significativo può ravvisarsi nella consultazione ed estrazione di copia di numerosi atti, cioè nel diritto di accesso.
Già in precedenza tale diritto era riconosciuto dai giudici sulla base di regole tuttora valide prevedendo che l'esercizio del medesimo non deve risultare di ostacolo all'attività di amministrazione o contrario ai principi di correttezza; non può risolversi in un onere economico per il condominio (e la nuova legge mette ora esplicitamente le spese a carico del richiedente); nessun compenso ulteriore è dovuto all'amministratore trattandosi di attività connessa e ricompresa nel corrispettivo generale concordato (ed il rinnovato art. 1129/2° cod. civ. usa l'avverbio “gratuitamente”); il diniego dell'amministratore comporta l'annullabilità della delibera emessa su tali oggetti (orientamento pacifico dalla nota Cass. n. 8460/1998 a Cass. ord. n. 186/2011 ed alla recente Cass. ord. n. 4886/2018).
Ma la normativa sul diritto di accesso agli atti lascia spazi d'incertezza sulla individuazione dei soggetti legittimati, perché oltre ai “condòmini” ed ai “titolari di diritti di godimento” richiama anche le categorie degli “aventi diritto” e degli “interessati”, due formule generiche che rendono necessario identificare i legittimati nell'ambito dei soggetti a diverso titolo coinvolti nel condominio. Per gli atti della pubblica amministrazione si considerano “interessati” i portatori di un “interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso” (art. 22 L. n. 241/1990); ma nel caso nostro occorre tener conto anche dei principi della normativa condominiale (che privilegia i rapporti di tipo reale) e della legge sulla privacy. Sull'altro fronte, la locuzione “condòmino” va intesa non già nella ristretta accezione letterale di “(com)proprietario”, bensì in quella più ampia di titolare di un diritto reale, cioè un diritto sulla cosa e quindi assoluto, che può essere pieno, come appunto la proprietà, o parziale come l'usufrutto, l'uso e l'abitazione. Non sussistono problemi per i titolari di diritti di godimento. L'intero quadro potrebbe, allora, delinearsi come segue.
Registri dell'anagrafe condominiale e di nomina e revoca dell'amministratore (artt. 1129/2° e 1130 cod. civ.)
“Interessato” alla consultazione ed alle copie dovrebbe ritenersi, tenuto conto anche della legge sulla privacy, solo il soggetto iscritto alla suddetta specifica anagrafe (condòmini; titolari di diritti di godimento reali e personali e quindi, per i diritti personali, conduttore, assegnatario e comodatario).
Registro dei verbali (artt. 1129/2° e 1130 cod. civ.)
La categoria degli “interessati” vede una modifica rispetto al precedente elenco perché dovrebbe comprendere i soggetti con il diritto di partecipare all'assemblea: condomini, eventuale curatore fallimentare o custode giudiziario e (per quanto di competenza) usufruttuario, abitatore, usuario e conduttore.
Registro di contabilità, riepilogo finanziario (rendiconto) e nota esplicativa (artt. 1129/2°, 1130 e 1130-bis)
La legittimazione spetta ai condòmini (ed ovviamente ai soggetti equiparabili, cioè titolari di diritti reali parziari), in armonia con il sistema della legge orientato a privilegiare i diritti reali di proprietà e di godimento. Il conduttore, il comodatario e l'assegnatario (che hanno solo diritti personali) devono rivolgersi alla loro controparte per avere contezza del bilancio e della ripartizione delle spese; per il conduttore è la stessa legge 392/1978 a stabilirlo con l'art. 9 ed a sua volta il Garante privacy (pag. 23 del suo Vademecum “Il condominio e la privacy” del 2013, in www.garanteprivacy.it) gli preclude l'accesso ai dati sulla “gestione del condominio” (che per il suo carattere generale viene ad includere anche il complesso delle entrate e delle uscite). Qualora, però, l'assegnatario sia anche comproprietario (tipico il caso di comunione di beni) la sua posizione giuridica non differisce da quella di qualunque condòmino, con piena titolarità per ogni esigenza di accesso.
Documenti giustificativi di spesa
Il nuovo art. 1130-bis cod. civ. legittima, oltre ai condòmini, anche i titolari di diritti di godimento senza specificazione (quindi diritti reali e personali, come sopra ricordati); per il conduttore il diritto era già attribuito dal citato art. 9 L. 392/78, da esercitare entro il termine di due mesi. Il 1130-bis consente ora per tutti l'accesso in ogni tempo, con il limite del periodo obbligatorio di conservazione (dieci anni dalla registrazione dei documenti).
Conto corrente condominiale
Per il citato art. 1129/7° cod. civ. la consultazione e la copia della rendicontazione sono consentite solo ai condòmini (e quindi agli altri titolari di diritti reali, ad essi equiparabili). La richiesta va fatta all'amministratore in qualunque giorno (compatibilmente con le esigenze del suo ufficio), poiché la limitazione temporale esiste solo per i registri. Se l'amministratore non provvede, l'interessato può rivolgersi direttamente alla banca, come da pronuncia dell'Arbitro Bancario Finanziario (decisione 16/9/2016 n. 7960), poiché tale diritto è stabilito dall'art. 119/4° del T.U.B. n. 385/1993 (testo unico bancario) che ha carattere speciale.
Sito Internet
La delibera assembleare, presa con la maggioranza degli intervenuti ed almeno 500 millesimi, può decidere l'apertura di un sito internet del condominio indicando i documenti da inserirvi per la consultazione e la copia digitale da parte degli “aventi diritto” (art. 71-ter disp. att. cod. civ.; superfluo aver sancito un obbligo dell'amministratore di attivarlo, sussistendo già quello di eseguire le delibere assembleari). Si presume che i documenti del sito saranno principalmente i verbali (che contengono anche le delibere), il regolamento di condominio, i dati contabili (che evidenziano anche le morosità dei condòmini) e l'anagrafe condominiale. Non potrà esservi il conto corrente, perché non si tratta di un documento condominiale ma della banca. La categoria degli “aventi diritto” risulta concettualmente più ampia di quella dei condòmini.
Il Garante della privacy (Vademecum, cit.) si limita ad osservare che “solo le persone che ne hanno diritto possono consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali”, lasciando perciò insoluto il problema. A nostro avviso bisogna esaminare nel singolo caso specifico quali documenti sono stati messi sul sito internet e poi adottare le stesse regole di accesso che governano la richiesta con il tradizionale sistema cartaceo (per il tramite dell'amministratore), poiché la natura del mezzo non immuta quelli che sono i limiti soggettivi ed oggettivi all'accesso. In altri termini, la password per il portale telematico andrebbe concessa ai soggetti abilitati ad acquisire quegli stessi documenti che potrebbero avere anche con il mezzo cartaceo in base alla specifica legittimazione per ogni singola richiesta. Gli unici a non subire limiti sembrano, dunque, essere solo i condòmini (e soggetti equiparabili).
Due interrogativi si pongono a margine della situazione fin qui rappresentata. Il primo riguarda la tutela del condòmino quando l'amministratore manca, perché non obbligatorio o per mera trascuratezza dell'assemblea e dei singoli che non hanno interessato la volontaria giurisdizione (art. 1129/1° cod. civ.). In tal caso il codice obbliga il “facente funzioni analoghe” soltanto ad affiggere nel luogo dello stabile maggiormente frequentato l'indicazione delle proprie generalità e recapiti, anche telefonici (art. 1129/6° cod. civ.), imponendo così un minimo di trasparenza e reperibilità a tutela dei singoli partecipanti senza riconoscimento, nemmeno implicito, di altri obblighi e funzioni. Un tale soggetto, comunemente definito “amministratore di fatto”, e ritenuto dalla tesi prevalente portatore di un mandato tacito dei singoli condòmini, non potrà svolgere tutti quei compiti che sono legati alla formale figura dell'amministratore regolata dalla legge (quindi, ad es., non potrà muovere causa ai “morosi”, e non potrà farlo nemmeno un condòmino, ma bisognerà richiedere la nomina di curatore speciale ai sensi dell'art. 65 disp. att. cod. civ.). Tuttavia, dovrà pur sempre tenere un elenco dei partecipanti ed un minimo indispensabile di documentazione contabile. Poiché in quanto mandatario è obbligato a rendere il conto della sua attività (art. 1713 cod. civ.), seppur al di fuori delle formalità previste dalle norme condominiali, non potrà rifiutare ai singoli condòmini l'accesso agli atti riguardanti interessi comuni; ed ogni eventuale divergenza dovrà essere risolta dal giudice con la disciplina ordinaria del mandato.
L'altro dubbio concerne la figura dell'amministratore in “prorogatio”, istituto di creazione giurisprudenziale e recepito dalla riforma ma con forti limitazioni (art. 1129/8° cod. civ.). La funzione dell'amministratore è ora circoscritta alle sole attività urgenti (materiali ed amministrative) per evitare pregiudizi agli interessi comuni. Il tenore della legge sembra escludere limiti per gli interessi individuali dei condòmini, che altrimenti sarebbero costretti, nel caso che ci occupa, a ricorrere al giudice ordinario per evitare un pregiudizio (come ad es. nel caso della necessità di avere copia di un documento). Nemmeno si potrebbero obbligare tutti i condominii ad attivare un sito internet che, oltre alle spese ed alle difficoltà per numerose persone di utilizzarlo, comporta anche delle limitazioni soggettive, come s'è visto sopra.

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