Guida alla verbalizzazione dell’assemblea

Recita l'ultimo comma dell'articolo 1136 del codice civile: “delle deliberazioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascriversi in un registro tenuto dall'amministratore”.
Tale disposizione ha introdotto l'obbligo di forma scritta al verbale dell'assemblea condominiale. Se tale forma sia obbligatoria ad substantiam o ad probationem dipende caso per caso. Il presupposto della scelta risiede nella materia della delibera: se incide sui diritti reali o su altre situazione giuridiche per le quali l'ordinamento prevede la forma scritta per la sua esistenza, allora la forma è necessaria per la validità della delibera stessa; laddove invece la materia della delibera non lo richieda, la forma scritta è ad probationem perchè è necessaria solo nel caso in cui si dovesse provare quanto accaduto nel corso della riunione
Inoltre, l'articolo 1130 del codice civile, nella nuova formulazione, pone a carico dell'amministratore l'obbligo di tenere il registro delle deliberazioni dell'assemblea condominiale, con ciò andando ad ulteriormente rafforzare quanto detto sulla necessità di forma scritta del verbale.
D'altro canto, il verbale dell'assemblea è lo strumento tramite il quale si cristallizza la volontà dell'assemblea di condominio ed è lo strumento necessario per consentire l'impugnazione di una delibera assembleare.
Il verbale dell'assemblea di condominio fornisce una prova presuntiva dei fatti che afferma essersi in essa verificati, con inversione dell'onere della prova in capo a colui che contesta il contenuto dello stesso. Tale prova, ai sensi degli articoli 2727 e seguenti del codice civile, può essere fornita con ogni mezzo.
Nella redazione del verbale sono coinvolti il presidente dell'assemblea, nominato tra i presenti di persona all'inizio dell'assemblea, ed il segretario, a cui è attribuito il compito di redigere fisicamente il verbale sotto indicazione o dettatura del presidente
Il verbale deve contenere l'indicazione della corretta convocazione dell'assemblea condominiale e costituzione della stessa; gli eventi modificativi dell'assemblea costituita (come l'allontanamento o il sopraggiungere di un condomino); le deliberazioni che vengono assunte, con l'indicazione necessaria (ma è sufficiente anche solo per relationem) del nome e dei millesimi individuali dei votanti a favore, contro e degli astenuti; le dichiarazioni dei condomini che espressamente richiedono che il loro intervento sia messo a verbale (intervento da riportarsi in maniera sintetica); gli eventuali allegati che dovessero essere ritenuti utili per la vita condominiale, l'ora di apertura e di chiusura delle singole votazioni nonché la chiusura finale della riunione
Ci si interroga sulla figura e sulla necessità della sottoscrizione del verbale da parte del presidente
Di recente il Supremo Collegio si è espresso in questi termini: : «il Presidente dell'assemblea condominiale-tenuto conto del fatto che la sua funzione consiste nel garantire l'ordinato svolgimento della riunione - ha il potere di dirigere la discussione, assicurando, da un lato, la possibilità a tutti i partecipanti di esprimere, nel corso del dibattito, la loro opinione su argomenti indicati nell'avviso di convocazione e curando, dall'altro, che gli interventi siano contenuti entro limiti ragionevoli. Ne consegue che il Presidente, pur in mancanza di una espressa disposizione del regolamento condominiale che lo abiliti in tal senso, può stabilire la durata di ciascun intervento, purché la relativa misura sia tale da assicurare ad ogni condomino la possibilità di esprimere le proprie ragioni su tutti i punti in discussione» (Cass. 24132/2009)
Sebbene in termini di assemblea societaria, “L'art. 2371 cc (non si riferisce più a una generica designazione da parte degli intervenuti, ma) dispone una elezione «con il voto della maggioranza dei presenti» (nel senso che il diritto di nomina del presidente dell'assemblea spetta agli azionisti e non agli intervenuti in assemblea v. C 01/7770). È stata quindi reputata illegittima la delibera che, attribuendo la funzione di presidenza dell'assemblea al presidente del consiglio di amministrazione, preveda che, in caso di sua assenza o impedimento, la presidenza dell'assemblea spetti a un consigliere scelto dallo stesso consiglio di amministrazione, poiché la norma in esame espressamente deferisce la scelta alla maggioranza degli intervenuti in assemblea” (Cass. 07/19160).
L'orientamento del Tribunale di Genova, sent. dell'8 febbraio 2012 è nel senso che solo la firma del segretario è essenziale; al contrario, la mancata sottoscrizione del presidente (poiché non serve a determinare l'assunzione di paternità dell'atto, ma attiene al semplice controllo della fedeltà e della completezza della verbalizzazione) non comporta la nullità del verbale.
Non così la sentenza del Trib. Benevento 1595/2014, che afferma che la delibera dell'assemblea di condominio è nulla se non sono state apposte le sottoscrizioni del segretario e del presidente: essa, infatti, in tali casi, è carente dei requisiti minimi essenziali previsti dalla legge.
Queste delibere prive della sottoscrizione sia del segretario, sia del presidente sono da considerarsi nulle (Cass. S.U. 4806/2005)
Principio ribadito dalla decisione recentissima del Tribunale di Milano 5 aprile 2017.
Il Tribunale di Milano, nell'affrontare la questione dell'invalidità del suddetto verbale, ha in primo luogo fatto riferimento alla scarna normativa rinvenibile nel codice civile tra le disposizioni che disciplinano il condominio degli edifici, richiamandosi quindi per analogia alle norme del medesimo codice in tema di assemblea societaria e a quelle del codice di procedura civile in tema di processi verbali di udienza. Dall'esame di tutte queste disposizioni, secondo il giudice di merito, si può dedurre che il verbale dell'assemblea di condominio debba essere redatto dal segretario sotto la direzione del presidente e che debba essere sottoscritto da entrambi questi soggetti, con invio di copia ai condomini e con deposito del medesimo presso l'amministratore, nell'apposito registro individuato dall'art. 1130 c.c