Il rendiconto: stesura, approvazione e conservazione

L'art. 1130 bis c.c. così recita: “Il rendiconto condominiale contiene le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentire l'immediata verifica. Si compone di un registro di contabilità, di un riepilogo finanziario, nonché di una nota sintetica esplicativa della gestione con l'indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti. L'assemblea condominiale può in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La deliberazione è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell'amministratore e la relativa spesa è ripartita tra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà. I condomini e i titolari di diritti reali odi godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
L'assemblea può anche nominare, oltre all'amministratore, un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Il consiglio ha funzioni consultive e di controllo.”
La “Rendicontazione condominiale” è introdotta dall'art. 1130 bis c.c., norma di nuova introduzione della Riforma.
Seguendo la precedente giurisprudenza che richiedeva il rispetto dei principi contabili in tema di redazione del bilancio, anche se non nei medesimi termini di rigidità sanciti per le società, sono indicati i contenuti del rendiconto e i documenti ad esso necessari.
La disposizione in esame non detta un criterio a cui attenersi nella redazione del bilancio, non essendosi pronunziato in termini di criterio di cassa o di competenza. Il criterio di cassa consiste nel registrare costi e ricavi quando questi effettivamente sono stati sostenuti o incassati mentre il criterio di competenza consiste nel registrare costi e ricavi nel periodo di competenza (di attribuzione), anche se questi non sono ancora stati sostenuti o incassati. Poiché l'uno e l'altro criterio seguono principi diversi e rispettano diversi canoni redazionali, si può avere un documento diverso nell'elaborazione, a seconda del criterio seguito, sebbene non nel contenuto (Trib. Salerno Sez. I, 15-10-2009)
L'art. 1130 bis c.c. non fornisce specifiche indicazioni in merito al contenuto delle annotazioni che devono risultare dal rendiconto. Si limita a dire che esso contiene tutte le voci di entrata e di uscita relative alla gestione dell'edificio. Non solo. Sono compresi anche ogni dato di natura patrimoniale, le eventuali riserve e gli eventuali fondi. Questa norma deve essere coordinata con l'art. 1130 c.c. in tema di registro di contabilità, dove devono essere riepilogate tutte le operazioni di gestione economica-contabile del condominio entro trenta giorni dalla rispettiva operazione. Questa indicazione temporale farebbe forse propendere per la preferenza del criterio di cassa. Il rendiconto è il documento finale che viene redatto a chiusura dell'anno solare, in cui vi è il riepilogo della gestione contabile dell'anno di riferimento. Esso è quindi il riepilogo, per singola operazione, del registro di contabilità. L'indicazione di ogni riporto di voce -sia di entrata, sia di uscita- di ogni dato di natura patrimoniale, delle eventuali riserve e di eventuali fondi è obbligatoria, in quanto occorre che ogni condomino abbia contezza della integrale situazione economica dell'edificio in cui abita. Il rendiconto potrebbe, ad esempio, riportare un totale maggiore di spesa rispetto ai crediti del condominio, se non si considerassero anche gli altri dati contabili, quali, ad esempio, le riserve o i fondi disponibili. L'integrale esposizione economica dell'edificio è fondamentale per permettere l'immediata lettura da parte di tutti i condomini che possono volere averne contezza anche singolarmente. E' obbligatoria anche l'indicazione della nascita della voce, dovendo permettere la trasparente lettura dell'indicazione di tutti i dati. La verifica contabile deve essere immediata (Cass. Civ., Sez. III, 23/1/2013, n. 1593)
Si ricorda che il diritto di accesso e consultazione è libero e immediato ma non può essere tale da ostacolare lo svolgimento dei propri compiti da parte dell'amministratore
Mentre si ritiene che il condominio possa costituire un fondo particolare, ad esempio, per poter eseguire un certo intervento, a favore del quale l'assemblea ne ha deliberato la costituzione, la riserva sembra più che altro un richiamo alla normativa societaria. Si pensa che con questo termine si voglia intendere gli avanzi di spesa che permangono a chiusura dell'esercizio. Così può essere per una voce di uscita che è stata indicata nel bilancio preventivo in misura maggiore rispetto a quella che, a chiusura dell'esercizio, si è riscontrato essere stata effettivamente sopportata nell'anno solare di riferimento: essa al momento del rendiconto risulta in avanzo, cioè come riserva, rispetto a quanto prognosticato in sede di approvazione del bilancio preventivo. L'assemblea ne può decidere la distribuzione con il medesimo criterio con cui era stata approvata, operando di fatto un conguaglio, o può deliberare di portarla come credito dell'anno a venire, con ciò facendole assumere la funzione di ulteriore successiva “riserva”.
I documenti di cui si compone il rendiconto sono costituiti dal registro di contabilità, dal riepilogo finanziario e dalla nota esplicativa della gestione. Con l'indicazione di questi registri, è palese il richiamo alle norme societarie. L'art. 1130 bis c.c. indica questi documenti senza dotarli di contenuto.
Il registro di contabilità di per sé non può essere elemento costitutivo del rendiconto -nonostante l'espressione letterale della norma- ma piuttosto il presupposto economico – contabile da cui elaborare il bilancio. A norma dell'art. 1129 n. 7 c.c., in questo registro, che può anche essere tenuto con modalità informatizzate, sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Da qui l'eventuale preferenza del criterio di cassa.
Il riepilogo finanziario e la nota esplicativa seguono i documenti del bilancio societario, anche se con contenuto più blando. Il bilancio di condominio viene redatto da un amministratore di edifici e non da un amministratore di società di capitali. Questi documenti devono comunque permettere la lettura dell'operato del mandatario del palazzo e della destinazione delle operazioni eseguite a favore e contro il condominio, fornendone la motivazione in tema di riporto delle singole voci. La nota esplicativa è per permettere di dare contezza dell'operato dell'amministratore e della gestione dell'esercizio solare, evidenziando quanto successo nel corso del mandato annuale e, se del caso, le difficoltà riscontrate nell'esecuzione del rapporto.
I rapporti pendenti e le questioni in corso sono da evidenziare nella nota esplicativa quando, nonostante la chiusura dell'esercizio, proseguono nell'anno successivo. La loro specificazione serve a fornire i dati di continuità degli argomenti –e delle conseguenti voci di spesa- che non sono terminati a rendiconto chiuso, essendo a cavallo di due o più esercizi solari. Ci si chiede cosa ha voluto intendere il legislatore con il termine “questioni pendenti”, in quanto non si tratta di un termine economico, ma piuttosto giuridico nel senso di giudizi in corso. Potrebbero forse qualificarsi come tali gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria di parti dell'edificio che sono stati deliberati in corso d'anno ma che non hanno avuto inizio o non sono terminati nel medesimo esercizio. Potrebbero essere altresì le liti in corso, trattandosi comunque, anche qui, di questioni economiche a chiusura della vertenza: di “avere” se il condominio risulta vittorioso, di “dare” se risulta invece che ha perso la causa. Proseguendo nell'anno successivo devono essere indicati nella nota esplicativa. La norma pare richiamare l'art. 1130, n. 9, c.c. che assegna all'amministratore l'obbligo di “fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso”.
Si ha un ulteriore richiamo alla normativa societaria laddove la norma in esame prevede che l'assemblea può nominare un revisore che verifichi la gestione contabile del condominio per l'anno in corso o per più annualità, che devono essere espressamente indicate nel verbale assembleare. La nomina di questo incaricato deve essere espressa dalla medesima maggioranza necessaria per la nomina dell'amministratore. Ai sensi del secondo comma dell'art. 1136 c.c., la deliberazione deve essere assunta da un numero di voti che rappresenta la maggioranza degli intervenuti alla riunione e che esprima almeno la metà del valore dell'edificio. Il rispetto di questo quorum è necessario sia in prima, sia in seconda convocazione.
La deliberazione vincola tutti i condomini non solo al suo rispetto ma anche alla sopportazione del relativo onere economico. E' espressamente previsto il diritto del revisore al compenso: la relativa “spesa” viene ripartita tra tutti i condomini in ragione delle tabelle millesimali. La previsione di questa figura pare un eccesso di zelo se solo si considera che i condomini, se hanno dubbi in merito alla gestione contabile del proprio amministratore, possono chiedere chiarimenti direttamente all'amministratore o possono domandare di convocare apposita assemblea ex art. 66 disp. Att. C.c. onde avere le delucidazioni che ritengono necessari o anche solo opportuni. Anche il singolo può chiedere di convocare l'assemblea dell'edificio. A norma del nuovo comma 11 dell'art. 1129 c.c. “nei casi in cui siano emerse gravi irregolarità fiscali i condomini, anche singolarmente, possono chiedere la convocazione dell'assemblea per far cessare la violazione e revocare il mandato all'amministratore. In caso di mancata revoca da parte dell'assemblea, ciascun condomino può rivolgersi all'autorità giudiziaria…”. Inoltre, l'art. 1129 c.c. prevede varie ipotesi di gravi irregolarità, anche sotto il profilo economico – contabile, che possono comportare il ricorso all'autorità giudiziaria, anche da parte di un singolo condomino, onde ottenere la pronunzia di revoca.
Il diritto di verificare i documenti di gestione redatti dall'amministratore spetta, a norma dell'art. 1130bis c.c., non solo ai proprietari degli alloggi ma si allarga anche a coloro che vantano un diritto reale o di godimento delle unità immobiliari che costituiscono il condominio. Con questa indicazione, si contempla chi ha il diritto di abitazione o ha un diverso rapporto sulla cui base può abitare e/o godere dell'unità immobiliare in condominio. Si pensi, ad esempio, al caso dei coniugi separati, dove l'assegnazione della casa coniugale è stata attribuita al soggetto che non ne ha il diritto di proprietà (Cass. civ. Sez. II, 29-11-2001, n. 15159; Cfr. Trib. Milano Sez. XIII, 21-07-2010; Trib. Bari Sez. III Sent., 12-01-2010)
L'art. 1130 bis c.c. prescrive il diritto del singolo di avere accesso alla documentazione contabile e di estrarne copia, a proprie spese, in ogni tempo.
Come osservato in merito al nuovo comma 7 dell'art. 1129 c.c. in tema di utilizzazione del conto corrente condominiale (sulla cui base “ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica”), viene superata la giurisprudenza che affermava la sussistenza del pieno diritto di accesso ai documenti del condominio solo per il periodo che precedeva l'assemblea chiamata a approvare il bilancio consuntivo e/o preventivo, subordinandolo per gli altri periodi dell'anno alla verifica che non fosse di intralcio all'attività amministrativa e che non fosse contrario ai principi di correttezza (Cass. civ. Sez. II, 29-11-2001, n. 15159)
La tenuta delle scritture e dei documenti giustificativi (nel senso di documenti contabili, in quanto giustificativi di spesa) è stabilita per la durata di dieci anni dalla data della singola operazione di registrazione. Questa prescrizione è consona a quanto in generale sancito dal legislatore in tema di conservazione dei documenti nonché con riguardo al termine di prescrizione ordinaria dell'azione giudiziale, che è di durata decennale. Poiché il mandato condominiale ha durata di un anno, salvo diversa statuizione dell'assemblea, questa norma va coordinata con il nuovo comma 8 dell'art. 1129 c.c. che dispone che “alla cessazione dell'incarico l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini…”. Se nel corso dei dieci anni prescritti per la conservazione della documentazione del condominio vi è la sostituzione del mandatario dell'edificio, il nuovo amministratore può liberarsi di questi documenti allo scadere del termine decennale di cui ai singoli documenti ricevuti dal precedente amministratore. Se ad esempio l'amministratore uscente consegna al nuovo incaricato la ricevuta di una spesa eseguita a favore del condominio tre anni prima della cessazione dell'incarico, il nuovo mandatario deve conservare il documento per i successivi sette anni.
Sarebbe stata auspicabile la previsione dell'obbligo di conservazione di tutta la documentazione del condominio, per un certo periodo di tempo, e non solo di quella economica – finanziaria. Poiché il termine “scritture” è qui utilizzato per la prima volta, sarà compito della giurisprudenza indicare quali documenti devono essere compresi in questa definizione.
In applicazione dell'art. 19 del DPR 600/1973, “Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi”, l'obbligo della tenuta dei registri è in ragione dello svolgimento dell'attività, con struttura organizzata, in modo stabile e continuativo per più edifici.
L'art. 19 del DPR 600/1973, intitolato “Scritture contabili degli esercenti arti e professioni” così dispone: “Le persone fisiche che esercitano arti o professioni e le società o associazioni fra artisti e professionisti, di cui alle lettere e) ed f) dell'art. 13, devono annotare cronologicamente in un apposito registro le somme percepite sotto qualsiasi forma e denominazione nell'esercizio dell'arte o della professione, anche a titolo di partecipazione agli utili, indicando per ciascuna riscossione: a) il relativo importo, al lordo e al netto della parte che costituisce rimborso di spese diverse da quelle inerenti alla produzione del reddito eventualmente anticipate per conto del soggetto che ha effettuato il pagamento, e l'ammontare della ritenuta d'acconto subita; b) le generalità, il comune di residenza anagrafica e l'indirizzo del soggetto che ha effettuato il pagamento; c) gli estremi della fattura, parcella, nota o altro documento emesso (14/a). Nello stesso registro devono essere annotate cronologicamente, con le indicazioni di cui alle lettere b) e c), le spese inerenti all'esercizio dell'arte o professione delle quali si richiede la deduzione analitica ai sensi dell'art. 50 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 597 . Deve essersi, inoltre annotato, entro il termine stabilito per la presentazione della dichiarazione, il valore dei beni per i quali si richiede la deduzione di quote di ammortamento ai sensi del detto articolo, raggruppati in categorie omogenee e distinti per anno di acquisizione”.
L'art. 1130bis c.c. si chiude disponendo che l'assemblea può nominare un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Questo organo è un istituto nato e riconosciuto dalla prassi (Cass. civ. Sez. II, 06/03/2007, n. 5130)
Non si comprende il motivo per cui la norma sancisca un limite numerico alle fattispecie in cui il consiglio può essere nominato. In generale, la sua opportunità è dettata per le fattispecie condominiali più complesse, dove i contitolari sono numerosi. Non si può tuttavia escludere la sua convenienza concreta anche per le realtà più piccole. Così invece sembra prevedere il nuovo art. 1130 bis c.c., sancendo la possibile esistenza del consiglio per il condominio di una certa grandezza (almeno dodici unità immobiliari). La nomina del consiglio di amministrazione è facoltativa e non obbligatoria. La norma si esprime in termini di possibilità della sua previsione da parte dell'assemblea: il testo letterale è che “l'assemblea può anche nominare” questo organo. Questa facoltà è esercitabile anche dall'assemblea degli edifici più piccoli o può essere sancita dal regolamento di condominio. A norma dell'art. 1138 c.c. il regolamento è obbligatorio per gli edifici costituiti da più di dieci condomini. La composizione numerica del consiglio è di almeno tre membri. La previsione del numero dispari è a garanzia dell'assunzione della decisione interna -in termini di maggioranza- in caso di difformità di opinioni. I suoi componenti, al cui favore non è previsto un compenso, devono essere condomini, come tali, a conoscenza delle esigenze dell'edificio, e non soggetto terzi. Trattandosi di norma dispositiva, l'art. 1130 bis c.c. -per la parte in esame- è derogabile per volontà del condominio.
Le funzioni del consiglio sono non solo la verifica della gestione del condominio ma anche quella di supporto dell'amministratore nell'assunzione delle decisioni nell'interesse dell'edificio, naturalmente ove rientranti nelle sue attribuzioni. Il consiglio non si qualifica solo come organo di controllo ma ha anche consultivo. Questa espressa previsione può essere utile soprattutto nei casi in cui le decisioni che l'amministratore deve assumere hanno risvolti delicati o complessi. Il mandatario dell'edificio può chiedere al consiglio di condividere le proprie perplessità, eventualmente raggiungendo una soluzione con questi concordata. Ci si chiede cosa succede nel caso in cui la decisione, sebbene condivisa, risulti -una volta attuata- non consona agli interessi dell'edificio: si domanda se simili fattispecie possono risultare di sgravio e/o di riduzione di responsabilità in capo all'amministratore, con eventuale concorso del consiglio di condominio.
Non sono previste riunioni del consiglio né la verbalizzazione delle decisioni da questo assunte. E' possibile che le funzioni vengano svolte anche al di fuori di una formale riunione, per esempio con scambio di fax o di posta elettronica. Ove assunte in forma verbale, si consiglia di redigere un documento riepilogativo delle opinione espresse dai singoli e della modalità di votazione, onde avere un documento utile, se del caso, ai fini probatori.