Documentazione contabile online

Da L'Esperto Risponde

Preliminarmente, occorre ricordare che prima della riforma del condomino, la Suprema Corte ha ripetutamente affermato come la gestione contabile del condominio non richiedesse forme rigorose analoghe a quelle previste, per esempio, per il bilancio delle società, essendo invece sufficiente che l'amministratore mettesse in evidenza le voci di entrata e di uscita.

Questo principio vale anche dopo la legge n. 220/2012 – ai sensi dell'articolo 1130, n. 7), e 1130-bis codice civile - che ha, comunque, introdotto diverse novità mirate a ottenere un rendiconto il cui contenuto minimo sia sufficientemente chiaro e completo, senza forme rigorose, ma trasparente e verificabile ex post. Il Legislatore, quindi, non ha imposto un eccessivo tecnicismo nella tenuta della contabilità condominiale. Ciò anche perché non deve risultare ostacolato il rispetto della chiarezza dei prospetti contabili, anche da parte del condomino non abituato a leggere i bilanci.

In ogni caso, il rendiconto condominiale deve contenere “le voci di entrata e di uscita”, nonché “ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale” compresi “i fondi disponibili” e le “eventuali riserve”, il tutto rappresentato al fine di consentire una verificabilità immediata e trasparente. In particolare, il rendiconto sarà, in primo luogo, composto da un registro di contabilità, in cui andranno registrate in ordine cronologico, entro 30 giorni dalla loro effettuazione, tutte le operazioni poste in essere.
In altre parole il registro di contabilità contiene nel lato passivo tutte le uscite del condominio, che possono essere quelle della gestione ordinaria del periodo, quelle relative al pagamento di debiti relativi a precedenti gestioni (ordinarie e/o straordinarie), o quelle relative a gestioni straordinarie.

Dal lato attivo il registro riporta invece tutte le entrate del periodo (ad esempio: il versamento da parte dei condomini di conguagli della precedente gestione, rate ordinarie della gestione in corso, rate straordinarie, etc..).

Oltre a quanto appena ricordato, occorre aggiungere un “riepilogo finanziario”, vale a dire un prospetto “entrate e uscite” che riassuma per voci omogenee i singoli movimenti finanziari intervenuti nell'esercizio, e dal quale sia possibile dedurre l'avanzo oppure il disavanzo della gestione. Inoltre, l'amministratore deve predisporre una nota sintetica esplicativa della gestione, vale a dire un elaborato nel quale si illustri l'andamento della gestione e i suoi fatti salienti, con particolare attenzione ai rapporti in corso e alle questioni pendenti, redatto in modo da rendere comprensibili tutti i dati riportati nei documenti precedenti.

Bisogna poi allegare al rendiconto anche un documento contenente lo stato patrimoniale, mettendo in evidenza i crediti e i debiti in essere, il saldo del conto corrente e dell'eventuale cassa contanti, i fondi e le riserve costituite.

Infine, per quel che riguarda i “costi” del servizio informatizzato, occorre precisare che la spesa relativa all'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini. Al riguardo, prima di “informatizzare” il sistema, è consigliabile chiedere diversi preventivi a dei professionisti all'uopo contattati.