Gli «interpelli del condominio»: il ruolo del segretario dell’assemblea

Soffermiamoci sulla figura e sul ruolo del segretario dell'assemblea dei condomini.

D. La figura del segretario è disciplinata dalla legge?
R. No. Al pari del presidente, anche il segretario non è figura prevista e disciplinata dal legislatore. Tuttavia, come rilevato anche in dottrina, l'esistenza del segretario è adombrata dal disposto dell'art. 1136, ultimo comma, cod. civ. laddove si dispone che “delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall'amministratore”.

D. I regolamenti di condominio contemplano tale figura?
R. Alcuni regolamenti condominiali contengono norme destinate espressamente a regolare la figura del segretario dell'assemblea dei condomini. In particolare, si tratta di disposizioni che, nel recare la disciplina dello svolgimento dell'adunanza assembleare, destinano specifiche regole per l'ufficio di segretario: in punto di nomina ed attribuzione delle relative funzioni.

D. Quali sono le funzioni del segretario?
R. Il segretario coadiuva il presidente nell'espletamento delle sue funzioni. In particolare, assolve al fondamentale compito di redigere e sottoscrivere il verbale della riunione assembleare curandone la trascrizione nell'apposito registro. In altri termini, il segretario, attende alla redazione materiale del verbale sotto la direzione del presidente.

D. Da chi è designato il segretario? E chi può ricoprire tale incarico?
R. Come stabilito dai regolamenti di condominio che ne contemplano la figura, la nomina del segretario spetta in primo luogo all'assemblea dei condomini, i quali, oltre al presidente, eleggono anche la persona alla quale attribuire le relative funzioni. In tale ipotesi, si ritiene che la nomina abbia luogo con il sistema misto, maggioranza numerica e millesimi. In altri casi, la nomina è invece prerogativa del Presidente eletto dai condomini, il quale individua una persona di sua fiducia chiamandolo tra i presenti. La carica di segretario può essere assunta da chiunque: un condomino, un rappresentante del condomino munito di delega, un terzo presente. Lo stesso presidente eletto dall'assemblea può assumere l'incarico cumulando in tal modo i due uffici.

D. Può l'amministratore assumere la carica anche di segretario?
R. Occorre distinguere due ipotesi connesse alla previsione o meno di un espresso divieto sancito nel regolamento condominiale. Nel primo caso, l'amministratore dovrà certamente astenersi dall'accettare la nomina, pena l'eventuale annullabilità della deliberazione assunta in violazione della norma regolamentare. Nel secondo caso, nel silenzio del regolamento di condominio, nulla osta all'assunzione dell'ufficio di segretario da parte dell'amministratore. Tuttavia, parte della dottrina, avuto riguardo al delicato compito connesso alla funzione – “il segretario è uno dei depositari della reale volontà dell'assemblea e risponde del contenuto del verbale” – considera comunque opportuno per l'amministratore declinare l'invito ad assumere il ruolo di segretario soprattutto al fine di scongiurare possibili doglianze dei partecipanti in punto di redazione del processo verbale, potendo quest'ultimo non rivelarsi pienamente conforme alla concreta e reale volontà espressa dai condomini riuniti in assemblea (Marco Andrighetti-Formaggini).

D. Eventuali irregolarità relative alla nomina del segretario costituiscono causa di invalidità delle delibere assunte dall'assemblea condominiale?
R. No, salvo che la nomina sia prevista e disciplinata dal regolamento di condominio. In tale ipotesi, infatti, la delibera assembleare risulta affetta da invalidità in quanto contraria alle disposizioni fissate nel regolamento condominiale. Trattasi, tuttavia, di un'ipotesi non già di nullità, ma di mera annullabilità rilevabile dai condomini secondo le modalità ed i termini stabiliti dall'art. 1137 cod. civ.

Riferimenti normativi:
Cod. Civ. art. 1136
Cod. Civ. art. 1137