Assemblee in videoconferenza, come tutelare la privacy?

Le assemblee in modalità di collegamento da remoto e la normativa sulla privacy. Tema spinoso da valutare attentamente.
Il DPCM “Coronavirus” dell'8 marzo 2020, all'art.2, comma 1 del alla lettera b) ha sospeso gli eventi di qualsiasi natura svolti in ogni luogo sia pubblico che privato. Le assemblee di condominio, come si è già ampiamente disquisito in questi giorni, rientrano appieno in questi divieti. In casi di necessità e, quindi, improrogabilità, ai sensi dell'art.1 co.1 lettera q, si possono adottare “

Uno sguardo alla normativa sulla privacy
Da un punto di vista della normativa sul trattamento dei dati personali, occorre considerare se questa norma speciale (in quanto avente un'efficacia limitata nel tempo) è di per sé sufficiente per trattare tutti i dati che occorrono per avviare le procedure di “videoconferenza” oppure no.

La considerazione deve effettuarsi partendo dal presupposto che i dati che l'amministratore ha il diritto/dovere di trattare, sono quelli obbligatori per l'anagrafica e delimitati in maniera specifica da vari interventi del Garante sul punto: nome e cognome, indirizzo di residenza o domicilio, codice fiscale, titolo in relazione all'immobile e dati catastali.

Non rientrano tra i dati obbligatori, invece, il telefono e la mail, per i quali, con altrettanti provvedimenti, il Garante ha specificato la necessità che l'amministratore, laddove intendesse trattarli, deve acquisire il consenso da parte del condòmino. Analizziamo cosa accade se questo consenso l'amministratore non lo ha ottenuto.

Sussiste la base giuridica
Secondo il GDPR, la base giuridica per effettuare un trattamento deve essere riconducibile ad uno dei sei punti specificati nell'art. 6 n. 1 GDPR e cioè: a) il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità; b) l'esecuzione di un contratto o di un precontratto c) l'adempimento ad un obbligo legale d) la salvaguardia degli interessi vitali dell'interessato o di un'altra persona fisica; e) un interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri. f) il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali.

Da ciò consegue che, durante tutto il periodo di vigenza della normativa speciale, essendo questa pienamente efficace nel nostro ordinamento, la base giuridica che consente di trattare i dati al fine di permettere la registrazione alle sedute virtuali (sia questo il telefono o anche la mail), la si può rinvenire nella lett. c) dell'art. 6 n. 1 GDPR, ovvero nell'adempimento ad un obbligo di legge.

Posto, infatti, che le uniche assemblee possibili nel predetto periodo sono quelle che prevedono un collegamento da remoto, laddove risultasse necessario indirla, lo si potrà fare trattando i dati “non obbligatori” del condòmino senza necessità di ottenere un suo specifico consenso.

In caso di registrazione nelle piattaforme di proprietà di terzi (ad esempio Google), da parte del partecipante all'assemblea, sarà il gestore della predetta piattaforma, in quanto titolare del trattamento, a doversi occupare di mettere a disposizione l'informativa sul trattamento dei dati personali e a richiedere (e gestire) eventuali consensi.

Diverso è il caso laddove l'amministratore voglia trattare i dati in questione per finalità ulteriori rispetto a quelle strettamente connesse alla partecipazione del condòmino all'assemblea virtuale.

In questo caso l'amministratore deve necessariamente mettere a disposizione un'informativa nella quale indica quali siano queste finalità ulteriori, ma anche i mezzi e le modalità con cui intende svolgere il trattamento, così come richiesto dall'art. 13 GDPR che disciplina il contenuto e la forma delle informative. Non basta però: occorre anche acquisire un consenso specifico per ogni finalità di trattamento che si vuole perseguire implementando le conseguenti procedure atte a gestire i vari consensi ottenuti.

Cosa accadrà dopo il Decreto Coronavirus?
Alla scadenza della norma speciale, rientra a pieno regime la normativa generale.
Viene meno la base giuridica dell'obbligo di adempiere ad una legge speciale a giustificare il trattamento dei dati non obbligatori che transitano nella piattaforma e di cui andrà a disporre l'amministratore.

Nel periodo post decreto coronavirus, laddove si volesse utilizzare anche il sistema alternativo delle piattaforme virtuali, ci si dovrà porre una domanda: l'amministratore per attivare l'assemblea on line tratta i dati facoltativi telefono e/o email dei condòmini?

Piattaforme come Skype, ad esempio, prevedono necessariamente un trattamento posto che l'amministratore deve “invitare” il condòmino alla conferenza attraverso l'indirizzo email. In questo, come in casi similari, occorrerà mettere a disposizione dell'inviato l'informativa già nel momento in cui gli si andrà a chiedere di comunicare il dato, che potrà consegnarsi, ad esempio, assieme ad un breve vademecum che spieghi come funziona l'accesso alla riunione, potendosi anche limitare a specificare che il dato sarà utilizzato solo ed esclusivamente per consentire la partecipazione all'assemblea virtuale condominiale; occorrerà però anche ottenere un apposito consenso che, se limitato a questa finalità, potrebbe non trovare troppi ostacoli nell'essere fornito.

Laddove invece si andranno ad utilizzare sistemi tecnologici in base ai quali l'amministratore non si troverà costretto a gestire questo tipo di informazioni per avviare la riunione, non sussisterà trattamento e, quindi, andrà a decadere ogni aspetto di insidia privacy; la sola eventuale visualizzazione di questi dati, infatti, non comporta trattamento.

Da non dimenticare
Infine, ulteriore aspetto da considerare è che, qualunque sia il mezzo usato, l'amministratore deve essere sempre accorto nell'evitare che indirizzi email e numeri di telefono di cui verrà in possesso siano comunicati o trasmessi agli altri condomini. Quindi nel verbale di assemblea sarà opportuno inserire la presenza dell'avente diritto senza andare a specificare la sua email o il numero di telefono utilizzati per consentirgli l'accesso.