Il verbale di assemblea condominiale al tempo del Coronavirus

In questi mesi decisamente complessi e complicati è sempre più al centro dell'attenzione il problema legato ai modi e termini di convocazione delle assemblee di condominio, dati i divieti di assembramento posti dai vari Dpcm emanati per fronteggiare l'emergenza Covid-19. Con tutti i limiti imposti dalle norme di legge vigenti, dai precedenti giurisprudenziali e dai singoli regolamenti condominiali, il dibattitto si sta orientando verso la possibilità di tenere assemblee a distanza (cioè in remoto) o con formula mista (in parte a distanza e in parte con presenza fisica nel luogo prescelto).

Il verbale nelle assemblee a distanza
Ma se questo è sicuramente il tema centrale, non meno importante, anche per i possibili profili processuali che ne derivano, è quello dei modi e termini di redazione, sottoscrizione e diffusione del verbale d'assemblea. Inevitabili le domande:chi e come lo firma? Basta la semplice mail per inviarlo o devo pensare alla Pec? Sono richieste particolari forme di verbalizzazione telematica? Ovviamente, maggiore sarà il dibattito sul tema, maggiori saranno gli spunti ed i quesiti che ne deriveranno.

La trascrizione nel registro tenuto dall’amministratore
Oggi, in assenza di qualsiasi normativa o sentenza, possiamo solo cercare di fare un'analisi generale ed astratta del problema. Se è vero che il verbale, nei fatti, è la rappresentazione «materiale» della volontà assembleare, la norma che lo regola è l'articolo 1136 del Codice civile che, però, si limita a prevedere che il contenuto steso in assemblea sia trascritto nel registro tenuto dall'amministratore.

Quindi si limita ad imporre la forma scritta e la tenuta del registro, null'altro. Il resto sono interpretazioni, ipotesi pratiche, pareri. Si pensi, ad esempio, alla copia inviata ai condomini (analogica o digitale che sia):dovrà essere dichiarata conforme all'originale tenuto nel registro? La risposta è duplice: dovrà essere identica all'originale, almeno nel suo preciso contenuto. La conformità, invece, è da escludere assolutamente dato che l'amministratore non ha questo potere in quanto non svolge funzioni di pubblico ufficiale.

È una scrittura privata
Ed infatti basta l'invio di una semplice fotocopia del verbale originale per adempiere ai propri obblighi-doveri. Il verbale non è un atto pubblico, ma una «semplice» scrittura privata che si può contestare senza dover proporre querela di falso dato che, nel suo contenuto, attesta ciò che ha riportato il suo estensore e sottoscrittore. Altra cosa è, invece, la corrispondenza fra quanto il verbalizzante ha scritto e quanto realmente è stato detto o deciso in assemblea.

In effetti le cose potrebbero anche non coincidere esattamente ed avere, di conseguenza, eventuale valenza ai fini dell'impugnazione del verbale stesso. Ed essendo il verbale un mero resoconto, il nodo centrale di una causa sarà la possibilità o meno di provare, anche per testi, cosa sia realmente accaduto in assemblea.

Basterebbe leggere una qualsiasi sentenza sul tema per scoprire che il valore di prova legale del verbale di assemblea condominiale, che sia munito di sottoscrizione del presidente e del segretario, è riferito solo alla provenienza delle dichiarazioni degli stessi sottoscrittori, non al contenuto del verbale. Se fosse un atto pubblico, le cose sarebbero decisamente più complesse e complicate.

Il contenuto del verbale
Altro tema è il contenuto del verbale sul quale, per non dilungarci, basti dire che non sussiste un obbligo specifico in capo all'amministratore di riportare nel dettaglio ogni dichiarazione degli intervenuti ma che, invece, se fosse espressamente richiesto in tal senso, magari per l'importanza del tema, allora non potrà rifiutarsi di farlo.

Il verbale non sottoscritto
Ed allora, considerato tutto quanto detto, diventa forse più semplice affrontare l'ultima importante questione:che valore avrà un verbale trasmesso in formato digitale senza apposizione di firma su un documento cartaceo?

Oggi non è infrequente che il verbalizzante si limiti a prendere appunti, riportando poi meglio e più dettagliatamente il tutto al computer. Nessuna norma lo vieta, come nessuna norma impone la nomina del presidente e del segretario. Quindi, di fondo, che il verbale sia o meno sottoscritto da uno dei due non incide sul valore delle delibere adottate. E allora non inciderà nemmeno sul valore dell'atto materiale redatto, cioè il verbale stesso. Se, poi, qualcuno vorrà firmare un atto e farne una scansione, oppure se ne è dotato apporvi una firma digitale, beh sarà sicuramente una modalità che darà, almeno moralmente, maggiore sicurezza ai condomini, ma non avrà alcuna incidenza legale (a parte possibili aspetti penali) sul valore delle delibere adottate o delle manifestazioni di voto espresse dagli intervenuti.

La trasmissione agli assenti
Aspetto fondamentale, questo, perché ne deriva l'inizio del termine per impugnare. L'articolo 1137 del Codice civile non detta forme particolari di trasmissione, lasciandole di fatto alla prassi di ogni singolo amministratore. Quindi nulla impedisce che il verbale sia trasmesso anche per posta elettronica. Ovviamente, laddove dalla ricezione effettiva del verbale da parte dei condomini si dovranno far derivare particolari conseguenze, l'invio sarà meglio farlo per raccomandata, Pec o consegna diretta con firma e data di ricevuta (questo a patto di non contravvenire agli attuali divieti).