Guida alla fatturazione elettronica in condominio

Siamo giunti alle battute finali, manca meno di un mese all'avvio generalizzato del sistema fatturazione elettronica. L'adempimento, di estrema attualità è già conosciuto da alcuni operatori economici a seguito dell'obbligo introdotto nell'anno 2015 di utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione (PA). Le modalità di applicazione dell'e-fattura, dal 1° gennaio 2019, verranno estese obbligatoriamente anche ai rapporti tra privati.
Il Condominio, quale ente presente all'interno del mercato economico, seppur marginalmente risulta interessato dalla fatturazione elettronica, nello specifico esclusivamente in qualità di soggetto passivo di imposta.
Al contempo è possibile affermare che nulla cambia nella gestione condominiale dal 1° gennaio 2019.
Sorge dunque spontanea la domanda negli operatori di settore: come dovrà comportarsi dal gennaio 2019 l'amministratore di condominio per ottemperare agli obblighi contabili e fiscali dei condominii amministrati?
Il Condominio, di regola (tranne rarissimi casi in cui eserciti attività d’impresa come con un’ampia area dedicata all’energia solare o locando diversi appartamenti), non dispone di un numero di partita IVA, quindi non operante in regime di impresa o professione ma esclusivamente detentore di codice fiscale, che lo identifica in anagrafe tributaria, è assimilato ad un qualunque soggetto privato (c.d. consumer).
Il terzo comma dell'articolo 1 del d.lgs. 127/2015 come modificato dalla l. 205/2017, art. 1, stabilisce che le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali devono essere rese disponibili a tali soggetti direttamente tramite i servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate.
Ciò significa che al momento dell'acquisto o dello svolgimento della prestazione, il fornitore dovrà mettere a disposizione del cliente, nel caso di specie del Condominio, una copia della fattura in formato digitalizzato (es. pdf) o in formato analogico (cartaceo).
Alla luce di quanto appena espresso è possibile sostenere che nel settore condominiale, per l'elaborazione della contabilità meglio che lo svolgimento delle pratiche fiscali, l'amministratore potrà avvalersi dei documenti in formato cartaceo.
Appreso che il condominio è un soggetto privato, ed in qualità di tale continuerà a ricevere copia analogia della fattura, di seguito sono riportate alcune valutazioni, del tutto facoltative, circa l'acquisizione delle fatture emesse nei confronti del fabbricato.
Il condominio per mezzo del suo amministratore potrà fruire, parzialmente, dei servizi messi a disposizione dall'Agenzia delle entrate per la ricezione delle e-fatture. L'amministrazione finanziaria per tutti i soggetti in normale regime di applicazione IVA ha previsto la possibilità di adozione di QR Code, codice univoco di destinatario, indirizzo Pec (si veda paragrafi successivi) quali strumento di veicolo delle fatture elettroniche.
L'utilizzo di codesti sistemi per la ricezione delle e-fatture, in ambito condominiale, dovrà essere vagliato attentamente. Alla data odierna persiste l'impossibilità dell'inserimento di un codice univoco destinatario o la generazione un QR Code per il condòminio – anche i privati sono impossibilitati - mentre resta da valutare la fattibilità circa l'adozione di un indirizzo Pec condominiale ove veicolare tutte le fatture da esso ricevute. Si sconsiglia l'utilizzo dei dati dell'amministratore per la ricezione delle fatture elettroniche per ogni singolo condòminio amministrato.
In caso di mancata adozione di un sistema differente per la ricezione delle fatture elettroniche, l'amministratore in carica, per poter visionare i documenti emessi nei confronti del fabbricato dovrà necessariamente abilitarsi ai sistemi dell'Agenzia delle entrate per accedere all'area riservata del sito “Fatture e corrispettivi”.
Per completezza di dati, occorre osservare che l'amministratore non rientrando tra le figure presenti nell'art. 15 decreto 31 luglio 1998 s.m.i. quale intermediario abilitato non gli è concessa possibilità di utilizzo del sistema Entratel, che agevolerebbe tale compito. Vagliate le ulteriori possibilità di accesso alla predetta area riservata, ossia tramite SpiD, CNS e Fisconline risulta quest'ultima l'unica soluzione attualmente possibile.
L'abilitazione Fisconline di ogni singolo condòminio, oltre che permette il recupero delle fatture passive emesse verso il fabbricato, consente all'amministratore di poter visionare il cassetto fiscale, utile se non necessario per la stesura del modello 770 e CU.
Tuttavia l'apertura del canale Fisconline del condominio presenta alcune particolarità, occorre pertanto puntualizzare alcuni aspetti.
L'abilitazione al predetto canale telematico, concessa dall'Agenzia delle Entrate, viene collegata strettamente ai dati dell'amministratore richiedente (nome utente CF dell'amministratore). Nello specifico si è potuto appurare che i collegamenti eseguiti attraverso il codice fiscale dell'amministratore possono presentare problematiche qualora al professionista non fosse rinnovato il mandato professionale.
Nel caso di specie per far si che l'amministratore subentrate, incaricato dall'assemblea dei condomini, possa effettuare l'accesso al sistema Fisconline e quindi entrare nel cassetto fiscale condominiale meglio che provvedere al recupero delle movimentazioni passive emesse verso il condominio (fatture elettroniche), dovrà assicurarsi che venga chiusa la precedente posizione aperta dall'amministratore esautorato dall'incarico. Si precisa altresì che, dal costante confronto con gli amministratori di diverse regioni, è emerso un differente comportamento da parte degli Uffici finanziari relativamente alla chiusura dell'abilitazione in essere, nello specifico all'amministratore revocato, di Fisconline.
Si consiglia infine all'amministratore nominato di verificare, in sede di passaggio consegne, in primis se il canale telematico è stato attivato dopodiché relazionarsi con l'Ufficio territoriale di competenza dell'Agenzia delle Entrate per conoscere il modus operandi per la chiusura e riapertura di Fisconline per l'accesso ai servizi telematici del condominio.
Il costante controllo da parte del professionista relativamente ai documenti ricevuti risulta doveroso al fine di evitare spiacevoli inconvenienti nella gestione condominiale.
Perché una fattura sia ritenuta tale occorrerà che il fornitore trasmetta al Sistema di Interscambio (SdI) il flusso e da quest'ultimo sia accettato. Il predetto controllo è da intendersi doveroso allorché ci si trovi a dover pagare fatture soggette a detrazione fiscale.
Si ipotizzi il caso in cui il flusso trasmesso dal fornitore al Sistema di Interscambio presentasse un errore, risultando rifiutato dal sistema ricevente, qualora l'amministratore, ignaro dello scarto, provvedesse al pagamento del documento respinto con bonifico dedicato per detrazioni fiscali d'imposta e espletasse tutte le pratiche correlate si verrebbe a configurare l'impossibilità da parte dei condomini di godere del beneficio fiscale.
In virtù del principio del buon padre di famiglia, l'amministratore di condominio, benché non obbligato da alcuna previsione normativa, occorrerà si doti delle credenziali Fisconline per l'accesso all'area riservata predisposta dall'Agenzia delle entrate e sistematicamente effetti un controllo incrociato tra i dati ricevuti in modalità analogica (cartaceo) e quanto presente quale fatture elettroniche.
Infine, si precisa che il condominio non risulta obbligato alla conservazione elettronica ai sensi dell'articolo 39 del d.P.R. 26 ottobre 1972 n. 633 e s.m.i.
Andrea Cartosio