I compiti dell'amministratore in tema di spese

L'amministratore, ai sensi dell'art. 1135 c.c., è tenuto ad elaborare il preventivo ed il consuntivo, c.d. rendiconto annuale, delle spese da sottoporre ad approvazione all'assemblea di condominio, previamente convocata dal medesimo.
Il preventivo delle spese è il documento che viene redatto ad inizio dell'anno dall'amministratore; esso ha ad oggetto le spese che si presumono utili e necessarie per il condominio. Si tratta delle spese necessarie per il vivere in condominio, si pensi ad esempio all'acqua ed all'energia elettrica. Può anche riguardare spese per le quali i beni comuni necessitano di interventi di manutenzione. Con questo documento i singoli condomini sono a conoscenza in modo indicativo di quanto devono affrontare a titolo di contributo soggettivo per il successivo periodo di tempo. Si tratta normalmente del conteggio dei contributi necessari per la gestione di un esercizio annuale del condominio. Il rendiconto annuale è invece il documento di chiusura dell'anno solare, sulla base del quale si effettua una semplice operazione matematica di quanto è stato messo a preventivo come voci di spesa e quanto effettivamente si è consumato –ad esempio per l'energia elettrica- e quanto speso –ad esempio per lavori di manutenzione.
Il preventivo ha valore ed è pienamente efficace fino a che non viene sostituito con il consuntivo a chiusura dell'esercizio di riferimento: a norma dell'art. 1130, ultimo comma, c.c. al termine di ogni anno, l'amministratore deve rendere il conto della sua gestione all'assemblea Questo principio assume particolare importanza nel momento del passaggio di consegne tra il precedente amministratore e quello di nuova nomina (Cass., 04/06/1999, n. 5449).
<<Nelle controversie da decidere secondo equità, uno dei principi informatori della materia condominiale deve ritenersi quello relativo alla legittimità della riscossione dei contributi condominiali da parte dell'amministratore, sulla base del bilancio preventivo regolarmente approvato sino a quando questo non sia stato sostituito dal bilancio consuntivo>> (Cass., 29/09/2008, n. 24299).
Nella fase relativa al preventivo delle spese, in attesa della sua corretta previsione e redazione, l'amministratore può chiedere e l'assemblea può autorizzare di stanziare pagamenti provvisori, con riserva di successivo conguaglio (Cass., 27/03/2003, n. 4531).
Il bilancio preventivo è normalmente elaborato tenendo conto di quanto è risultato come spesa sostenuta dal condominio per la gestione dell'anno precedente. In questa sede non risulta necessario fornire particolare documentazione utile alla sua approvazione. Diverso è invece per il consuntivo, dove vi è la chiusura delle spese sostenute nell'anno in corso e dove devono essere forniti in consultazione tutti i documenti che attestino le spese effettivamente affrontate (Cass., 08/08/2003, n. 11940).
L'amministratore che, nel rendere il conto della gestione del condominio, non dia giustificazione alcuna del suo operato, pur interpellato in merito, può incorrere nella revoca dall'incarico.
E' opportuno allegare il bilancio di cui alle spese del preventivo e del consuntivo al verbale dell'assemblea con cui è stato approvato il relativo documento.
L'amministratore deve rendere disponibile ai condomini la documentazione relativa alla gestione del condominio durante tutto l'esercizio solare, soprattutto a ridosso delle riunioni condominiali in cui il consuntivo deve essere approvato. La violazione di quest'obbligo può comportare l'invalidità della decisione del condominio.