I giovedì di www.maiPiuSoli.net: il verbale si corregge così

Il verbale di assemblea, ritenuto intangibile quanto l'immobile a cui si riferisce, si può e talvolta si deve modificare. L'assemblea di condominio è da sempre luogo sociale di composizione di interessi contrapposti di persone costrette a convivere porta a porta, non per scelta, ma per caso e necessità. L'assemblea è momento di incontro inevitabile e il concorso dei diversi interessi e la pressione psicologica che ne segue, rende l'attività di verbalizzazione processo perturbato e complesso, in cui, se tutti vogliono dire la loro, sbagliare è davvero facile.
Assemblea 2.0
Proprio per eliminare gli errori, sono molti i software di gestione che offrono la funzione di gestione dell'assemblea. L'amministratore che ne pensa la sceneggiatura con la predisposizione dell'ordine del giorno li utilizza per diminuire il carico di lavoro ma anche per rendere efficiente ed esatta la verbalizzazione.
Il chek in nell'assemblea 2.0 avviene con inviti che recano già un codice identificativo (tradotto anche in codice a barre) della proprietà immobiliare e dei corrispondenti proprietari a cui collegare, nel momento dell'appello, l'eventuale delegato.
Con il collegamento in banda ultra larga è ormai realtà la possibilità di partecipazione in videoconferenza per i condòmini che siano impossibilitati alla presenza. L'identificazione avviene con il riconoscimento effettuato direttamente on line dal presidente.
Anche il verbale può essere “live”, costituito dalla videoreagistrazione autorizzata dai partecipanti, funzionalità di default, anche se a pagamento da parte, dei principali software di videoconferenza.
Se più tradizionalmente l'assemblea si svolge solo con l'invito in un luogo, sarà il software a controllare che le deleghe, siano conferite nei limiti di legge (over 20 condòmini non più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale, ex. 67 DACC, c.1) .
È poi sempre il software che, argomento per argomento, se l'amministratore ha fornito le necessarie informazioni, evidenzia le eventuali maggioranze speciali necessarie anche quando sono coinvolti solo gruppi di condòmini – condominio parziale - e a produrre, votazione dopo votazione, l'elenco dettagliato dei votanti in modo che sia possibile attestare la legittimità delle decisioni.
La rilettura costante di quanto verbalizzato assicura il concorso di tutti al processo di formazione della volontà assembleare. Utile, se la sala ne è dotata, la possibilità di videoproiettare quanto si compie in modo che tutti i presenti siano concentrati sull'obiettivo della riunione e rinuncino a divagazioni che dilatano inutilmente i tempi.
La sottoscrizione del verbale, dopo la stampa, potrà avvenire poi su carta. In alternativa si stanno poi diffondendo anche dispositivi, a prezzi contenuti, che permettono la firma grafometrica e che, banche ed assicurazioni, usano per eliminare completamente la carta dai loro archivi. Facilmente collegati al notebook permettono di ottenere il medesimo risultato.
L'inoltro del verbale, interamente digitale o scansionato, è poi immediato via email ordinaria, per i condominio abbiano depositato autorizzazione espressa in tal senso oppure via pec o raccomanda a.r..
E il verbale, se su carta, reso conforme alle regole di conservazione sostitutiva con l'apposizione della firma digitale e marca temporale, o se già nativo digitale con firma grafometrica, potrà essere conservato dall'amministratore nei servizi su cloud che permettono l'archiviazione sostituiva dei documenti, con piena efficacia legale anche ai fini fiscali, a poco prezzo, come normalmente effettuano le aziende e con il risultato di avere documenti pienamente validi sempre disponibili anche nel caso di avvicendamento dell'incarico di amministratore o di distruzione per cause naturali dei luoghi d'archivio.
L'errore del giorno dopo
L'errore nel verbale cartaceo o telematico è comunque sempre possibile. Rari, con il software di gestione dell'assemblea, gli errori materiali, prima i più frequenti, circa il calcolo dei quorum.
Ma restano quelli estranei alla formazione dell'assemblea e che riguardano più la possibilità dei partecipanti alle votazioni (ad esempio quelli per la mancata verifica di quali poteri spettino effettivamente ai titolari di nuda proprietà o usufrutto, ai coniugi separati, ai partecipanti alla comunione ereditaria e non, al conduttore per le materie di competenza, all'amministratore di sostegno ed al proprietario in conflitto di interessi).
La conseguenza, che si evidenza a seguito del contrasto tra i partecipanti, è l'invalidità della delibera.
In questi casi il presidente e il segretario possono correggere il verbale, se il fatto che ne é il presupposto, è provato.
La forma rigorosa è quella prevista dall'art. 46 disp.att.c.p.c. per la forma degli atti giudiziari. “ I processi verbali e gli altri atti giudiziari debbono essere scritti in carattere chiaro e facilmente leggibile, in continuazione, senza spazi in bianco e senza alterazioni o abrasioni. Le aggiunte, soppressioni o modificazioni eventuali debbono essere fatte in calce all'atto, con nota di richiamo senza cancellare la parte soppressa o modificata.”
La correzione può avvenire sia sul verbale telematico, procedendo ad un nuovo deposito sulla piattaforma di conservazione, che sul tradizionale verbale redatto su carta.
Ma gli errori più insidiosi sono quelli che non sono rilevabili immediatamente ma risultano evidenti da informazioni successivamente acquisite. In questi casi, quando la questione è veramente complessa, gli interessi contrapposti ed il valore economico importante, è consigliabile convocare nuova assemblea con il fac simile per la verbalizzazione già completo, dopo l'esperienza di “allenamento” della prima riunione.
Fare click qui per scaricare la check list per la correzione degli errori di verbalizzazione realizzata tra i partecipanti al canale www.maipiusoli.net tra i lettori del Quotidiano Condominio de “Il Sole 24 ore”.