Il Condominio

I giovedì di maiPiùSoli.net: il trattamento dei dati sensibili

di Alessandro Cesarano

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Compilare il registro di trattamento dei dati sensibili è semplice. Ma è un lavoro in più che prima del regolamento UE non c'era ed è giusto che sia retribuito.
Quando l'amministratore deve trattare dati che riguardano l'identità della persona, non pubblici, deve proccuparsi che non siano sia resi noti se non con l'espresso consenso del proprietario. E cosi ancor di più se sono conservati in modo informatico. E di tutto questo deve tenere traccia.
Il registro del trattamento serve a questo. Segna il cammino del dato dalla sua acquisizione alla sua cancellazione. Passo dopo passo è una guida che conduce a ben operare.
Nei file allegati l'introduzione al registro coi i riferimenti al sito del Garante Privacy, il file xls pronto alla compilazione ed alcuni esempi pratici. Uno strumento pronto all'uso da chi collabora al canale www.maiPiùSoli.net .
Diverse le aziende che ne hanno pensato di realizzare il loro core business sulla privacy. L'amministratore ha un compito in più da sottoporre all'assemblea non solo perché sia deliberato in modo esplicito il conferimento dell'incarico ma anche perché sia determinato l'onorario corrispondente se sa come agire.
Il Garante della Privacy italiano, con comunicato stampa del 8 Ottobre u.s., e con le le FAQ specifiche relative al registro delle attività del trattamento dei dati, ha ritenuto applicabile l'obbligo della tenuta anche al condominio, quando il condomino tratta in modo non occasionale dati sensibili (art. 9 e 10 del Regolamento UE 2016/679 o GDPR) o a rischio anche non elevato per i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato. Il condominio, titolare del trattamento dei dati, è privo di personalità giuridica e applica il Regolamento Ue, attraverso l'attività svolta dell'amministratore - semplice incaricato prima del 25 maggio di quest'anno e ora responsabile del trattamento con specifica indicazione nella nomina ai sensi dell'art. 28 del GDPR.
Il registro é composto da:
• una parte generale coi i dati identificati e i recapiti del titolare del trattamento quindi del condominio e del responsabile del trattamento, e quindi, per il condominio, dell'amministratore.
• una parte descrittiva per ogni singola operazione di registrazione con la data di registrazione progressiva, la descrizione delle categorie di interessati al trattamento, la sua finalità , la base giuridica, le categorie di destinatari, gli eventuali trasferimenti di dati verso un paese terzo o un'organizzazione internazionale, le garanzia adottate per la protezione dei dati (art. 32 GDPR), la durata del trattamento e della conservazione dei dati, la data di cancellazione, se i dati sono sensibili l'indicazione ai sensi degli art. 9 e 10, l'eventuale raccolta di consenso scritto ove necessario, la forma di conservazione dei dati.
Per ogni campo è inserita la legenda che ne descrive il contenuto e fornisce alcuni esempi di possibili indicazioni da riportare nel registro. Sono compilate alcune righe, tenendo conto che il registro è un documento soggetto ad essere aggiornato per tutta la durata del trattamento. E' allegata anche la scheda d'uso pratico da compilare ogni volta necessario, non obbligatoriamente da stampare, in quanto il Regolamento UE, all'art. 30 paragrafo 3 chiede espressamente che la tenuta del registro sia “in forma scritta, anche in formato elettronico”.

Per visualizzare e scaricare lo schema di tenuta registro in formato elettronico 1.0 cliccare qui

Per visualizzare e scaricare l’esempio di scheda registro trattamenti cliccare qui


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