SPORTELLO MEDIAZIONE - 11. Domanda di mediazione, modalità di presentazione

La disciplina della domanda di mediazione è stata distribuita dal legislatore in varie disposizioni del D.lgs. n. 28/2010. Esaminiamo, in questa sede, la forma e le modalità di presentazione della domanda.
Ai sensi dell'art. 4, comma 1, del D.lgs. n. 28/2010, la parte che intende accedere alla mediazione deve depositare la relativa istanza presso uno degli organismi abilitati, iscritti in un apposito registro istituito presso il Ministero della Giustizia, “nel luogo del giudice territorialmente competente per la controversia”. Il procedimento di mediazione si avvia pertanto con il deposito di una domanda presso un organismo iscritto nel registro ministeriale: ciò significa che nelle controversie, civili e commerciali, vertenti su diritti disponibili e rientranti tra le materie stabilite dal legislatore, è necessario che la parte interessata si attivi affinché venga incardinato il procedimento depositando la relativa domanda presso un organismo abilitato. Come osservato, “depositare un'istanza presso un organismo”, al fine di innescare il procedimento compositivo, significa, evidentemente, che l'istanza, per quanto soggetta al principio di informalità, debba quanto meno rivestire la forma scritta (Masoni R.). Tale forma, del resto, costituisce il presupposto di altre disposizioni di raccordo contenute nel D.lgs. n. 28/2010: si pensi alle previsioni normative relative alla comunicazione della domanda di mediazione redatta dalla parte istante alle altre parti (cfr., artt. 5, comma 6, ed 8 del D.lgs. n. 28/2010). Al pari poi di “tutti gli atti, documenti e provvedimenti relativi al procedimento di mediazione” l'istanza, redatta in forma scritta ed in carta semplice, beneficia del regime di esenzione dall'imposta di bollo e da ogni spesa, tassa o diritto di qualsiasi specie e natura (cfr., art. 17, comma 2, del D.lgs. n. 28/2010).
Il legislatore, nel disciplinare le modalità di avvio del procedimento di mediazione, non ha utilizzato sempre una terminologia uniforme. Da un lato, si è avvalso dell'espressione “deposito”: la domanda di mediazione è infatti presentata mediante il deposito presso l'organismo di una istanza (cfr., art. 4, comma 1, e 6, comma 2, del D.lgs. n. 28/2010); dall'altro, ha impiegato il termine, tecnicamente meno preciso e puntuale, di “presentazione” della domanda (cfr., artt. 8, comma 1, e 4, comma 1, secondo periodo, del D.lgs. n. 28/2010). Ciò ha indotto una parte della dottrina a ritenere compatibili due modalità di presentazione della domanda: da un parte, il deposito, ovvero la materiale consegna dell'istanza presso l'organismo di mediazione; dall'altra, anche in ossequio al canone interpretativo dell'informalità che permea il procedimento ed i relativi atti (cfr., artt. 3 ed 8, comma 2, del D.lgs. n. 28/2010), la presentazione, ovvero l'invio del plico contenente l'istanza medesima tramite posta raccomandata con avviso di ricevimento o altro sistema equipollente affinché venga ivi depositato: il tutto condizione tuttavia che il sistema comunicativo adottato garantisca certezza con riguardo alla data di recezione da parte dell'organismo (Masoni R., Cuomo Ulloa F.).
In caso di pluralità di domande di mediazione relative alla medesima controversia, il legislatore, per risolvere la delicata questione della c.d. “litispendenza mediativa”, ha adottato un criterio di prevenzione. Dispone infatti l'art. 4, comma 1, del D.lgs. n. 28/2010 che qualora siano presentate più domande di mediazione relative alla stessa controversia, “la mediazione si svolge davanti all'organismo territorialmente competente presso il quale è stata presentata la prima domanda”. In altri termini, a parità di competenza, prevale la procedura la cui l'istanza sia stata presentata per prima. Per determinare il tempo della domanda si ha poi riguardo alla data del deposito dell'istanza (cfr., art. 4, comma 1, ultimo periodo, del D.lgs. n. 28/2010). Vale, pertanto, un criterio di natura temporale costituito in primis dal deposito dell'istanza o, come anticipato, purché sia garantita la certezza della data di ricezione, dall'equipollente inoltro del plico contenente la domanda. La disciplina esposta regola tuttavia la sola ipotesi in cui le diverse domande, relative alla stessa controversia, siano state presentate davanti ad organismi competenti. Nulla è invece previsto nel caso in cui le domande siano state presentate davanti a diversi organismi, tutti incompetenti o ad organismi competenti ed incompetenti. Secondo parte della dottrina, in caso di incompetenza il criterio della prevenzione non dovrebbe operare. Ne consegue che se più istanze, relative alla medesima controversia, sono presentate davanti ad organismi incompetenti e una sola davanti ad un organismo competente, il procedimento si svolgerà davanti a quest'ultimo, indipendentemente dalla prevenzione; al contrario, se sono aditi più organismi territorialmente competenti, torna a governare la regola generale, e rileverà la data di deposito della prima istanza al fine di determinare quello davanti al quale dovrà svolgersi il procedimento (De Santis A.D.). La necessità di osservare la regola sulla competenza per territorio degli organismi nonché la stessa regola sulla prevenzione rendono ragionevole affidare ad un avvocato la scelta dell'organismo di mediazione, risultando davvero difficoltoso per la singola parte individuare l'ufficio giudiziario competente e, di riflesso, l'organismo territorialmente competente al quale rivolgersi.
Un'ultima notazione riguarda il corredo documentale dell'istanza. Nel silenzio del legislatore, il quale ha omesso di imporne per legge l'adozione, l'allegazione di eventuali atti o documenti resta sostanzialmente rimessa alla facoltà discrezionale della parte istante, avuto particolare riguardo alla strategia difensiva che si intende mettere in atto nella procedura compositiva, tenendo presenti anche eventuali ricadute nella sede giudiziaria in caso di fallimento della mediazione.