I suggerimenti di BmItalia agli amministratori sulle assemblee

Linee guida per le assemblee condominiali, bloccate dall’emergenza sanitaria. Le propone BmItalia, l'Associazione nazionale amministratori immobiliari & building manager.
La Presidenza del Consiglio dei Ministri ha confermato che le “riunioni” di cui al punto 10 dell'articolo 1 del Dl 33 del 16/05/2020 comprenderebbero anche le assemblee di condominio a condizione che venga comunque garantito il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro. Questo assunto sembrerebbe in contraddizione con quanto previsto al punto 8 dello stesso articolo secondo il quale è vietato l'assembramento di persone in luoghi pubblici o aperti al pubblico.

Le terminologie adottate
Il Governo intende con il termine assembramento, tutti gli incontri tra più di due persone che non garantiscono la distanza di sicurezza di almeno un metro, sia che ci si trovi all'aperto, sia che ci si trovi in un luogo pubblico o privato. Secondo quanto riportato, infatti, nel Dpcm del 26 aprile 2020 «è vietata ogni forma di assembramento di persone in luoghi pubblici e privati».

Nel linguaggio corrente, poi, i termini “riunione” e “assemblea” sono correntemente utilizzati come sinonimi, ma in realtà il termine “riunione” ha una valenza molto generica che sottintende il riunirsi di più persone in un medesimo luogo per qualsivoglia finalità, il termine “assemblea” invece è caratterizzato da elementi di specificità che portano più persone a riunirsi per discutere e deliberare su affari di interesse comune o collettivo (assemblee condominiali, societarie, sindacali).

Le assemblee convocab ili ed i rischi
L'esperienza ci dimostra che il legislatore, ben conoscendo il significato dei termini in questione li abbia tenuti distinti quando ha voluto specificatamente trattarne.
Fatta questa doverosa puntualizzazione, seppure con qualche dubbio si ritiene che nel pieno rispetto dei protocolli più avanti citati, in punta di diritto teoricamente le assemblee di condominio potrebbero essere convocate. Ma a quale prezzo? Secondo quanto previsto dal Codice civile l'amministratore è obbligato a convocare in assemblea “tutti i partecipanti al condominio”; come coniugare questo assunto con le attuali limitazioni contenute nei vari decreti circa la mobilità interregionale, o addirittura nel caso di proprietari residenti fuori dai confini nazionali?

La convocazione di assemblea è curata dall'amministratore del condominio ogni qualvolta ne rilevi le necessità ovvero quando richiestogli da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio; la sua presenza in assemblea è obbligatoria solo nel caso in cui si debba approvare il rendiconto della sua gestione, non essendo dunque tenuto ad intervenire in assemblee che abbiano argomenti diversi da quello sopra menzionato all'ordine del giorno (rimane una valutazione di opportunità circa una sua eventuale assenza).

La responsabilità dell’assemblea
Ma tutte le responsabilità di carattere sanitario conseguenti alla costituzione di un assembramento di persone in capo a chi graverebbero? Se l'amministratore non fosse presente certamente non potrebbe essere responsabile della corretta applicazione dei protocolli sanitari previsti i quali, presumibilmente, graverebbero sul presidente e sul segretario dell'assemblea medesima. Al più si potrebbe suggerire all'amministratore di fornire nella stessa convocazione di assemblea opportuna informativa circa la necessità di rispettare questi obblighi.

Al contrario se l'amministratore dovesse essere presente permarrebbero forti dubbi su chi dovesse essere investito da queste responsabilità, in relazione al luogo prescelto per l'adunanza. Certo è che se l'assemblea avesse luogo presso lo studio dell'amministratore si tratterebbe di una “riunione in sede privata” e quindi l'amministratore si troverebbe davanti a delle reali responsabilità. Responsabilità che certamente rivestono anche e soprattutto l'aspetto penale, se non in via esclusiva quanto meno in via concorrente, basti pensare di cooperazione colposa. Ci sarà un momento in cui tutti saranno chiamati a rispondere delle proprie azioni con conseguente attribuzione delle responsabilità.

Le misure necessarie
Nello specifico le misure da adottare per lo svolgimento di un'assemblea condominiale sarebbero le seguenti:

- il rispetto della distanza minima interpersonale di almeno 1 metro, da fermi e in movimento (condizione imprescindibile, unitamente allo spazio ampio ed aerato). Andrebbe quindi garantito un corridoio di larghezza di 1 mt. che consenta, attraverso le indicazioni impartite dal presidente dell'assemblea, di alzarsi e spostarsi per uscire o per raggiungere il tavolo della presidenza; ciò significa che ai lati tra una persona e l'altra occorre vi sia 1 mt. di distanza , mentre davanti e dietro, tra persona e persona, devono esserci 2 mt.Ciò significa, in buona sostanza, che la superficie da garantire per ogni singola persona partecipante deve essere pari a non meno di 5 mq. (per esempio per n°30 partecipanti occorreranno almeno 180 mq.)

- Le assemblee potranno comunque tenersi esclusivamente in luoghi privati e non pubblici o aperti al pubblico, in modo da non contrastare l'articolo 1 punto 8 del Dl 33/2020 per il quale è vietato l'assembramento di persone in luoghi pubblici o aperti al pubblico: sono pertanto da evitare bar, ristoranti, sale comunali, teatri, parrocchie, circoli, bocciofile e altro.

- Sempre nel rispetto delle distanze interpersonali, le assemblee potrebbero essere consentite in studi professionali, quindi eventualmente anche quello dell'amministratore? L'allegato 17 annovera gli studi professionali tra gli uffici aperti al pubblico e, come visto in precedenza, la norma vieta assembramenti di persone in luoghi aperti al pubblico.

Un'alternativa alle problematiche sin qui evidenziate potrebbe essere quella del ricorso ad assemblee da remoto o meglio ancora, come auspicato da BmItalia, in formula mista (teleconferenza e limitata presenza fisica in sala), ma stante l'attuale vuoto normativo in materia, al fine di scongiurare altro tipo di problemi, si suggerisce di aspettare un'eventuale normativa che regoli e disciplini la materia.

Le assemblee in luoghi chiusi
Secondo le prescrizioni impartite dall'Inail i protocolli da seguire nel caso di assemblee in spazi chiusi potrebbero essere i seguenti:

1.Chi mette a disposizione la sala dovrà curarne la preventiva disinfezione (sanificazione del locale, dei servizi igienici, comprese sedie e tavoli, e che i locali sanificati siano rimasti chiusi ed inaccessibili fino al momento della consegna delle chiavi).
2.In sede di convocazione, l'Amministratore inviterà i condomini ad intervenire all'assemblea muniti di Dpi (mascherina) e gel igienizzante delle mani ad uso personale.
3.Le mascherine dovranno essere utilizzate obbligatoriamente da tutti i partecipanti per tutto il tempo di svolgimento dell'assemblea. Oltre alle mascherine i partecipanti dovranno indossare anche i guanti, in quanto potrebbe esserci passaggio di documentazione.
4.Qualora un intervenuto indossasse una mascherina del tipo FFP3 con filtro, avrà l'obbligo di indossare sopra la stessa una mascherina chirurgica. Anche questa cautela dovrà essere resa nota unitamente all'avviso di convocazione. Dopo l'inizio dell'assemblea, l'amministratore deve suggerire al presidente di verificare che la circostanza venga rispettata. In via cautelativa chi non indossa una mascherina chirurgica sopra la FFP3 deve intendersi come sprovvisto di mascherina.
5.I partecipanti all'assemblea dovranno rilasciare una dichiarazione a propria firma in cui specificheranno di non avere una temperatura corporea pari o superiore a 37,5 gradi e di non essere sottoposto a quarantena.
6.Immediatamente davanti all'ingresso del luogo scelto per l'assemblea bisogna apporre adeguata segnalazione che indichi uno stop in modo che l'ingresso possa avvenire solo su invito ad entrare dell'amministratore. Altre segnalazioni dovranno essere poste per delimitare gli spazi.
7.L'amministratore dovrà far verbalizzare di aver invitato il Presidente nominato all'osservanza di tutte le norme comportamentali previste nonchè al compito di vigilare sulle stesse.
8.Eventuali scambi di documenti non verranno fatti di mano in mano ma attraverso il deposito su apposito piano d'appoggio diverso dal tavolo della presidenza.
9.Qualora nel corso dell'assemblea un partecipante dovesse avvertire sintomi influenzali e/o sintomi specifici del Covid-19, dovrà immediatamente avvertire il presidente che dovrà immediatamente sospendere l'adunanza ed invitare tutti ad abbandonarla.
10.E' fatto obbligo di tenere le finestre aperte durante lo svolgimento dell'assemblea per assicurare una corretta aerazione (conseguentemente i locali sprovvisti di finestre non sono idonei). E' consigliabile non ricorrere al condizionamento dell'aria.
11.L'eventuale accesso ai servizi igienici sarà anch'esso regolamentato dal presidente, così come ogni spostamento dei partecipanti, in modo che possa essere mantenuto il rispetto delle norme di sicurezza e anticontagio.

Il compito dell'amministratore per lo svolgimento materiale dell'assemblea dovrebbe essere limitato alla logistica, cioè alla scelta del luogo e dovrà far sì che la stessa sia allestita secondo le indicazioni di cui sopra con spese a carico dei condomini (restando a carico dei singoli i Dpi e il gel igienizzante).

Si consiglia altresì di assumere documentazione fotografica che comprovi o dimostri il corretto avvenuto adempimento delle prescrizioni. Delle regole e prescrizioni adottate dovrà esserne data preventiva comunicazione ai condomini insieme alla convocazione.

Le assemblee nello studio dell’amministratore
Qualora l'amministratore decida di convocare l'assemblea nel proprio studio, deve conoscere le criticità e i rischi a cui può andare incontro, anche per la presenza di eventuali dipendenti dello studio; la nostra associazione lo sconsiglia. Nel caso, sarà comunque tenuto anche al rispetto di tutte le prescrizioni disposte dall'allegato 17 al Dpcm del 17 maggio 2020 per gli uffici aperti al pubblico:

Le presenti indicazioni si applicano al settore degli uffici, pubblici e privati, degli studi professionali e dei servizi amministrativi che prevedono accesso del pubblico.
- Predisporre una adeguata informazione sulle misure di prevenzione.
- Potrà essere rilevata la temperatura corporea, impedendo l'accesso in caso di temperatura > 37,5°C.
- Promuovere il contatto con i clienti, laddove possibile, tramite modalità di collegamento a distanza e soluzioni innovative tecnologiche.
- Favorire l'accesso dei clienti solo tramite prenotazione, consentendo la presenza contemporanea di un numero limitato di clienti in base alla capienza del locale.
- Riorganizzare gli spazi, per quanto possibile in ragione delle condizioni logistiche e strutturali, per assicurare il mantenimento di almeno 1 metro di separazione sia tra le singole postazioni di lavoro, sia tra i clienti (ed eventuali accompagnatori) in attesa.Dove questo non può essere garantito dovrà essere utilizzata la mascherina a protezione delle vie aeree.
- L'area di lavoro, se possibile, può essere delimitata da barriere fisiche adeguate a prevenire il contagio tramite droplet (effetto gocciolina).
- Nelle aree di attesa, mettere a disposizione soluzioni idro-alcoliche per l'igiene delle mani dei clienti, con la raccomandazione di procedere ad una frequente igiene delle mani soprattutto dopo il contatto con riviste e materiale informativo.
- L'attività di front office per gli uffici ad alto afflusso di clienti esterni può essere svolta esclusivamente nelle postazioni dedicate e dotate di vetri o pareti di protezione.
- L'operatore deve procedere ad una frequente igiene delle mani con soluzioni idro-alcoliche (prima e dopo ogni servizio reso a cliente).
- Per le riunioni (con utenti interni o esterni) vengono prioritariamente favorite le modalità a distanza; in alternativa, dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l'uso della mascherina.
- Assicurare una adeguata pulizia delle superfici di lavoro prima di servire un nuovo cliente e una adeguata disinfezione delle attrezzature.
- Favorire il ricambio d'aria negli ambienti interni ed escludere totalmente, per gli impianti di condizionamento, la funzione di ricircolo dell'aria.

Considerazioni finali
Alla luce di tutto quanto sopra esposto, in attesa di eventuali provvedimenti chiarificatori o di dettaglio da parte del legislatore:
- si sconsiglia al momento di convocare le assemblee condominiali, a meno che ciò non rivesta carattere di urgenza.
- in caso di necessità di convocazione dell'assemblea (ad esempio perché richiesta dai condomini ai sensi dell'articolo 66 disposizioni attuative Codice civile) si valuti l'eventualità che l'assemblea venga convocata indicando nella convocazione tutte le prescrizioni e le raccomandazioni sopra riportate; inoltre valuti l'amministratore se sia opportuno che lo stesso partecipi alla assemblea ovvero lasci ai condomini stessi (presidente e segretario) la verifica del rispetto delle prescrizioni sopra richiamate.
- qualora sia indispensabile convocare l'assemblea, si valuti con cura la scelta del locale idoneo ad ospitare la riunione; si sconsiglia di mettere a disposizione il proprio studio professionale, a meno che lo stesso non rispetti tutti i requisiti igienico-sanitari richiesi dalle prescrizioni richiamate.